Бухгалтерский учет, анализ и контроль кассовых операций (стр. 8 из 15)
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений» реализован 26-разрядный План счетов. В связи с тем что коды бюджетной классификации (КБК) для каждого бюджетного учреждения индивидуальны, в программе предусмотрена возможность формировать индивидуальный рабочий план счетов. При этом формирование рабочего плана счетов осуществляется в строгом соответствии с их структурой, объявленной в Приложении N 4 к Инструкции.
Программа 1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать все участки учета бюджетной бухгалтерии. Ведение кассовых операций в 1С: Бухгалтерия позволяет решать следующие задачи:
- заполнение первичных кассовых документов (заявки на получение наличных денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера, объявления на взнос наличными, ведомости на выдачу денежных средств из кассы подотчетным лицам);
- ведение журнала регистрации кассовых ордеров;
- формирование кассовой книги.
При автоматизированном ведении учета кассовых операций бюджетного учреждения необходимо обеспечить:
- своевременное и правильное отражение в учете операций по движению наличных денежных средств;
- формирование первичных и отчетных документов, предусмотренных Инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40);
- ведение раздельного учета средств по бюджетной и внебюджетной деятельности, а также по КБК (функциональной классификации расходов (ФКР), классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) и кодам доходов (КД);
- получение вспомогательных отчетов и справок о совершенных кассовых операциях.
Программа 1С: Бухгалтерия обеспечивает решение всех перечисленных задач.
Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». (код по ОКУД 0310001). В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды: сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем, в конце рабочего дня или начале следующего, после получения от кассира отчета, проводят .
Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа (рис. 1). Документ можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".
Рис. 1. Экранная форма приходного кассового ордера
Документ можно заполнить вручную или вводом на основании документа. При вводе на основании многие реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» заполняются автоматически.
Рассмотрим основные реквизиты документа и порядок их заполнения.
Учреждение - Кнопка "
" позволяет задать учреждение, для которого оформляется кассовый ордер.Лицевой счет
кнопка выбора позволяет задать лицевой счет, с которого сняты наличные средства. По умолчанию предлагаются реквизиты счета, заданного для выбранного учреждения в качестве основного.Номер документа заполняется автоматически, но его допускается редактировать.
Дата документа устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. Она может быть изменена.
Содержание хозяйственной операции - выбирается из списка.
При выборе хозяйственной операции определяется, из какой группы будет выбираться корреспондирующий счет для оформления операции поступления денег в кассу.
При выборе операции «Прочие» корреспондирующий счет выбирается из списка корректных проводок.
При заполнении реквизита Счет кассы. выбирается субсчет счета 201.04. При оформлении операций с валютой в качестве счета кассы надо выбрать субсчет, у которого установлен признак "Валютный".
Сумма - указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.
При оформлении операций в валюте указывается сумма в валюте.
Подразделение осн. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, в котором заполняется документ, выбирается из справочника "Подразделения".
Подразделение кор. - по правилам заполнения унифицированных форм здесь следует указывать подразделение, из которого поступили наличные, выбирается из справочника "Подразделения".
Целевое назначение - выбирается из справочника «Целевое назначение (основания по кассе)».
Принято от – реквизит заполняется автоматически при выборе сотрудника (контрагента) в табличной части документа, также можно ввести строку текста, например: «Из банка по чеку №…». Кроме того, этот реквизит можно заполнить выбором из справочника "Контрагенты" с помощью кнопки выбора.При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.
Основание - строкой текста указывается основание для составления ордера (содержание хозяйственной операции). По умолчанию выводится текст, соответствующий целевому назначению. При проведении документа значение этого реквизита будет включено в краткое содержание проводки.
Приложение - перечисляются прилагаемые к ордеру документы с указанием их номеров и дат составления.
После заполнения всех этих реквизитов необходимо перейти к закладке "таблица" где в строки таблицы необходимо ввести необходимые сведения: суммы по объектам аналитического учета; выбрать из списка соответствующее бюджетное обязательство по выбранному лицевому счету; задать код бюджетной классификации расходов (доходов) из справочника «КБК»; задать код экономической классификации расходов (доходов) из справочника «КОСГУ» и пр.
Документ «Приходный кассовый ордер» можно вводить и с использованием режима «Ввод на основании» на основании документов «Заявка на получение наличных денег со счета ОФК», «Поступление родительской платы», «Акт об оказании услуг». Для этого надо найти в соответствующем журнале документ, по которому поступили денежные средства», выбрать его курсором и вызвать из контекстного меню «Действия» пункт «Ввести на основании». Реквизиты документа «Приходный кассовый ордер» будут заполнены данными из документа – основания.
После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается. Перед первой печатью приходного ордера рекомендуем вызвать "Предварительный просмотр" (Рис 2).
Рис. 2. Приходный кассовый ордер
К документу можно сформировать дополнительные печатные формы, используя кнопку «стрелка вниз», например, «Бухгалтерскую справку» (ф. 0504833) с расшифровкой данных, указанных в табличной части документа.
Правильно составленный документ сохраняется в журнале, но не проводится - в ответ на предложение программы "Провести документ?" следует ответить "Нет". После прохождения ордера через кассу документ следует провести - открыть документ, нажать кнопку "ОК" и в ответ на предложения программы "Сохранить документ?" и "Провести документ?" следует ответить "Да". При проведении документа автоматически формируется проводка (проводки), отражающая операцию на счетах бухгалтерского учета.
Документ имеет дополнительный реквизит - флажок "АННУЛИРОВАН". Этот флажок следует выставить для тех документов, которые не прошли через кассу и были аннулированы. Тем не менее, запись о таких документах должна быть в журнале КО-3, который должен содержать перечень всех ордеров, как проведенных, так и не проведенных.
Если к программе подключена ККМ в режиме «Фискальный регистратор», возможна печать кассовых чеков на ККМ по команде из программы.
Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Его можно вызвать из группы "Касса" меню "Документы" главного меню программы или из журнала документов "Касса".
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств.
Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа (рис.3). Порядок заполнения реквизитов расходного ордера аналогичен заполнению приходного ордера.
Рис.3. Экранная форма расходного кассового ордера
После заполнения всех реквизитов следует проверить правильность составления ордера, сформировав его печатную форму нажатием кнопки "Печать". Правильно заполненный ордер распечатывается. Перед первой печатью расходного ордера нужно вызвать "Предварительный просмотр" (рис. 4).
Рис. 4. Расходный кассовый ордер