Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.
Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).
Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Республике Казахстан, утвержденным в стандартах бухгалтерского учета. Так, например, в этом документе сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом Кодексе Республики Казахстан. Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые, при отнесении их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами. Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.
Таким образом, в связи со всем вышеперечисленным, учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить следующее:
своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;
назначение и фактическое использование авансов;
командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания, согласно распоряжению администрации;
правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;
правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
наличие оправдательных документов по всем операциям.
Рассмотрим организацию учета расчетов с подотчетными лицами на материалах исследуемого предприятия ТОО «Казхром». Подотчетные лица – это всегда материально-ответственные лица. В учетной политике ТОО «Казхром» отражен перечень должностей, которые являются материально-ответственными. При принятии на работу на должность, указанную в перечне материально-ответственных лиц, с сотрудником заключается договор о полной материальной ответственности (Приложение 1).
Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.
Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем ТОО «Казхром». Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке.
В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов. Приказ может быть оформлен в таком виде (Приложение 2)
Помимо Закона Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» для правильного учета подотчетных сумм, выдаваемых на командировочные расходы и другие цели, а также для составления учетной политики по этим вопросам бухгалтерия предприятия ТОО «Казхром» основывается на следующих нормативных документах:
Налоговый кодекс РК от 01.01.2007 «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»;
Закон РК от 28.07.2007 года №234-III«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;
Постановление правительства РК от 22.09.2000 №1428 «об утверждении правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов парламента РК» (ред. от 28.07.2005);
Постановление правительства РК от 24.12.2001 №1677, «об утверждении норм представительских расходов и суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода» (ред. от 14.03.2005);
Правила о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента РК (далее – Правила о служебных командировках) являются действующим документом, которым руководствуются не только государственные, но и частные компании, т. к. в нем описаны основные принципы оформления и ведения учета.
На основании приказа в бухгалтерии ТОО «Казхром» составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы. При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.
Согласно ст. 93 Налогового Кодекса Республики Казахстан от 01.01.2007 года, к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:
1. Фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь.
2. Фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь.
3. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более трех месячных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан.
4. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами РК, в пределах норм, установленных Правительством РК [3].
Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.
Размер суточных может устанавливаться руководителем компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается относить на вычеты. В 2006 году в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса на вычеты можно относить суточные в размере, не превышающем, 3 МРП, т.е. не более 3090 тенге (1030 х 3).
Руководитель и главный бухгалтер ТОО «Казхром» в своих расчетах руководствуются постановлением Правительства РК от 22.09.2000 г. №1428 или обосновать производственной необходимостью превышение норм. Рассчитанная бухгалтером сумма всех предполагаемых расходов по командировке утверждается руководителем.
Утвержденная руководителем ТОО «Казхром» смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов. При этом составляется расходный кассовый ордер (РКО).
На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.
Командированный сотрудник должен сделать на второй стороне командировочного удостоверения отметку о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города. Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.