МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ
ХАРКІВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КУЛЬТУРИ
КАФЕДРА КНИГОЗНАВСТВА ТА ФОНДОЗНАВСТВА
Курсова робота
ДОКУМЕНТООБІГ: СУТНІСТЬ ТА ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ
Харків–2009
ЗМІСТ
ВСТУП
Розділ 1 ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЙОГО ОСОБЛИВОСТІ
Розділ 2 ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ
2.1 Документообіг вхідних документів
2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом
2.3 Інформаційно-довідкова робота
2.4 Документообіг вихідних документів
2.5 Документообіг внутрішніх документів
Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ
ВИСНОВКИ
ДОДАТКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ВСТУП
Актуальність теми:
Практично будь-яка сфера людського життя пов'язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють виключно важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов'язана безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності.
На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління (ДЗУ). На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами.
Не рідко в багатьох організаціях постають проблеми регулювання діловодства та документообігу, проблеми впровадження та використання сучасних комп'ютерних систем та техніки. Великий вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар організації, так як значна частина операцій з документами проходить на його робочому місці. Саме секретар може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи документообігу і внести суттєві зауваження та пропозиції по його удосконаленню або зміні. Адже як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.
Стан розроблення проблеми:
Як вже відмічалось, організація документообігу — важлива складова будь-якої сфери діяльності, насамперед управління. Тому, перш за все, слід навести визначення документообігу.
В ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» зафіксовано, що документообіг — це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.
Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом. Так сказано у навчальному посібнику з діловодства М. В. Комової. Також М.В. Комова зазначає, що документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба). [13]
Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.
Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за їх межами.
Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.
М. В. Комова приводить основні параметри потоків документів, такі як: напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення; обсяг потоку — визначається кількістю документів, які проходять за одиницю часу; структура потоку — визначається різновидами документів, авторством; та режим потоку, який визначають періодичністю руху. [13]
К.Г. Мітяєв у своїй роботі «Теория и практика архивного дела» надав своє визначення вхідних та вихідних документів. Так вихідними він називав зовнішні документи, що є відпустками або чернетки надісланих з установи документів, а вхідними — якщо вони адресовані установі й вона фактично їх одержала. [18]
Г.В. Беспянська у навчальному посібнику «Організація роботи з документами» виділяє інші документопотоки.
Перший поток складають вхідні, вихідні та внутрішні документи. Другий — документи, що підлягають та не підлягають реєстрації. У третій поток входять документи вищих організацій, документи, що спрямовані чи надходять підлеглим організаціям.
Під документопотоком розуміється сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. [8]
В.А. Кудряєв у підручнику «Организация работы с документами» наводить схожу класифікацію документпотоків. Під документопотоком він розуміє теж саме, що й Г. В. Беспянська. Кудряєв відзначає найважливішу характеристику документообігу — його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, надійшовших до організації та створених нею за визначений період часу, як правило рік. [15]
Цікаво зауважити, що в навчальному посібнику «Информатика» під редакцією доктора технічних наук професора К.В. Тараканова документальні потоки є невіддільними від інформаційних, так як будь-який документ несе в собі певну інформацію. К. В. Тараканов поділяє документально-інформаційні потоки на прості — симплексні (направлені від одного створювача до одного споживача) та складні — мультиплексні (направлені від декількох створювачів декільком споживачам).
Документально-інформаційні потоки можуть йти з верхніх рівнів ієрархії вниз або підніматися з низьких рівнів вверх. Також, як зазначає К. В. Тараканов, документно-інформаційні потоки можуть функціонувати між елементами одного рівня ієрархії (горизонтальні потоки).
Можна зазначити, що с точки зору інформатики, потік документів — це дещо ширше поняття, ніж документопотік с точки зору документознавства. Але він також поділяється на мікропотоки, які виділяються по видам, типам документів, мовам їх написання і т.ін. [23]
М.П. Бобильова в роботі «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» не згодна зі стандартним визначенням документообігу. Вона каже, що воно стосується тільки документообігу в рамках однієї організації. А в сучасних умовах при використанні можливостей електронного документообігу, в тому числі між організаціями, межі поняття «документообіг» розширюються. Документообіг включає в себе різноманітні технологічні процеси. Уніфікація процесів роботи з документами пов'язана з оптимізацією документообігу та встановленням типових технологій для окремих категорій документів, в тому числі з використанням автоматизованих систем. [9]
М.Ю. Рогожин в «Справочнике по делопроизводству» наголошує на тому, що електронні документи приймають участь в документообігу підприємства нарівні з бумажними документами. Функціональне призначення документообігу підприємства, як зауважує Рогожин, полягає у забезпеченні належної ефективності роботи з документами, яка досягається створенням оптимальних умов для переміщення документів найбільш коротким шляхом у відповідності з основними етапами підготовки (виконання). [20]
Н.Н. Анодіна у своїй роботі «Документооборот в организации» вважає, що велика увага повинна приділятися перш за все раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Адже від чіткості та оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації. [1]
Начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова у статті «Документооборот: принципы организации и анализ» порівнює систему документообігу зі свого роду «кровеносною системою» в організмі будь-якого підприємства, завдяки якій функціонує апарат управління. Вона зауважує, що система управління безпосередньо впливає на документообіг, що він вторинний. Але водночас саме документообіг, віддзеркалюючи систему управління, дозволяє її наочно побачити. Світлана Сельченкова наголошує, що головне правило документообігу — документи повинні проходити найкоротшим шляхом, без зворотних переміщень. Отже для всіх документопотоків дуже важливо продумати найбільш доцільну технологію обробки, послідовність виконуємих операцій. [21]
Г.Г. Асєєв достатньо розробив тему документообігу. Він досліджував в основному тему електронного документообіг, як більш прогресивного в порівнянні з традиційним. Г.Г. Асєєв зосередив свою увагу на автоматизації документообігу та реалізації систем електронного документообігу. У статті «Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи» Г.Г. Асєєв трактує термін «документообіг» як відображення функцій «діловодства», досить добре формалізованого в традиційному управлінні в процесі використання його в комп'ютерній індустрії. [3]
У сучасній організації все частіше постає питання про необхідність комплексної автоматизації документообігу. Так сказано у статті Г.Г. Асєєва «Методологія автоматизації діловодства: документи». [2]