4.2 Удержание неизрасходованных и своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет
Денежные средства могут быть выданы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы определенному кругу лиц, установленному приказом руководителя организации, а также работникам, убывающим в командировки. При этом в оговоренный приказом по предприятию срок или в трехдневный срок по возвращении из командировки подотчетные лица обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращение сумм и непредставление оправдательных документов об израсходованных суммах), предприятие вправе произвести удержания таких сумм, о чем издается приказ руководителя предприятия. Администрация предприятия вправе издать приказ об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Такого рода удержания допускаются, если работник не оспаривает основания и размеры удержания.
Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью: ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50 «Касса».
Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют записью: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71. Учет средств, выданных работнику под отчет и не возвращенных в срок, оформляют записью: ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71.
Удержание денежных средств из заработной платы работника оформляют записью: ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94.
Пример:
Работник отдела сбыта ООО «Майский» Смирнов П.П. направлен в служебную командировку в пределах территории РФ сроком на 5 дней для проведения переговоров с потенциальным покупателем с целью заключения договора на продажу продукции. Из кассы выданы денежные средства на командировочные расходы – 9500 рублей. По возвращении из командировки представил авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения на пять суток в сумме 3278 рублей (включая НДС – 500 рублей), железнодорожные билеты на проезд к месту командировки и обратно стоимостью 2622 рубля (в том числе НДС – 400 рублей). Учтены также суточные за пять дней по установленным нормам – 3500 рублей (в счете гостиницы сумма НДС выделена отдельной строкой, выдан счет-фактура за услуги гостиницы, в железнодорожных билетах НДС выделен отдельной строкой). Итого: 9500 рублей. Договор с покупателем был заключен. Задолженность работника по невозвращенным подотчетным средствам – 100 рублей (9500 рублей –9400 рублей) удерживается из его заработной платы. Оклад работника составляет 15 000 рублей.
В бухгалтерском учете ООО «Майский» были сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 - 9500 руб - Выданы из кассы денежные средства под отчет
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71- 8500 руб- Списаны расходы на проезд, наём жилого помещения и расходы по оплате суточных.
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71- 900 руб- Отражён НДС по расходам
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71- 100 руб- Учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70- 15000 руб- Начислена заработная плата работнику
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 1950 руб - Удержан налог на доходы физических лиц
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94 – 100 руб - Удержаны денежные средства из заработной платы работника
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 12950 руб - Выдана из кассы заработная плата работнику Смирнову П.П.
4.3 Удержание излишне начисленной (выплаченной) заработной платы
Излишне выплаченную заработную плату организации будет вернуть непросто. Законодательство строго ограничивает такие случаи. В соответствии со ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, кроме случаев:
- выявлена счётная ошибка;
- орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признал вину работника в невыполнении норм труда (ч.3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч.3 ст. 157 ТК РФ);
-заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. Работодатель вправе принять решение об удержании определённой суммы из заработной платы сотрудника не позднее одного месяца со дня неправильно исчисленных выплат и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если сотрудник уже уволился, у работодателя остаётся один путь для взыскания денег- обращение в суд.
Проводкой ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 70 – учитывается предъявленная сумма необоснованного обогащения, а ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 76 – учитывается добровольный возврат работником излишне выплаченной суммы в кассу организации.
4.4 Удержание за неотработанные дни предоставленного и оплаченного отпуска при увольнении работника до окончания рабочего года
Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже использовал отпуск полностью, по распоряжению администрации с него в соответствии со ст. 137 ТК РФ производится удержание за неотработанные дни отпуска. (Приложение 4.4)
Для производства удержания необходим приказ руководителя предприятия и не требуется согласия работника. Удержание не производится, если увольнение осуществляется по следующим основаниям: призыв или поступление на военную службу; перевод с согласия работника на другое предприятие (в учреждение, организацию) или переход на выборную должность; отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием (учреждением, организацией), а также отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда; ликвидация предприятия (учреждения, организации), сокращение численности или штата работников; обнаружившееся несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья; неявка на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности, если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании; уход на пенсию; направление на учебу.
Для производства удержаний необходимо:
а) подсчитать количество полных месяцев, отработанных работником до конца рабочего года, в счет которого он авансом получил отпуск;
б) вычитанием количества отработанных месяцев из 11 месяцев получить количество неотработанных до наступления права на очередной отпуск месяцев;
в) размер удержания определяется как произведение исчисленного среднедневного заработка на количество неотработанных месяцев и установленную продолжительность отпуска, деленное на 12 месяцев, но не более сумм, причитавшихся работнику при расчете среднего заработка за отпуск.
Если работнику отпуск предоставлен как в рабочих, так и в календарных днях, среднедневной заработок рассчитывается отдельно по каждому виду отпусков и затем результаты суммируются.
4.5Удержания за допущенный брак
Полный и частичный брак по вине работника оплате не подлежат. Сами работники за допущенный брак могут быть привлечены к материальной ответственности, а суммы в возмещение причиненного ущерба удерживаются из начисленного заработка в порядке, определенном законодательством о материальной ответственности. Оценка брака производится в зависимости от того, является он исправимым или неисправимым.
Расходы, связанные с исправлением брака, складываются из следующих составных частей: дополнительный расход материалов, заработной платы работника, привлекаемого для устранения брака (если устранение осуществляется другим работником); суммы начислений в государственные внебюджетные фонды на заработную плату работника, занятого исправлением брака; часть общепроизводственных расходов (в обычном порядке по результатам баланса за прошлый год или квартал).
Оценка суммы ущерба, причиненного предприятию выпуском недоброкачественной продукции, осуществляется в порядке, оговоренном законодательством о материальной ответственности.
4.6.Удержание аванса, выданного в счет причитающейся заработной платы
Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Для выплаты заработной платы предприятие может прибегнуть к авансовой или безавансовой форме. При авансовой форме за первую половину месяца выдается аванс в счет причитающейся заработной платы за отработанный месяц, никакие удержания и начисления на социальное страхование и обеспечение при этом не производятся. При безавансовой форме как за первую, так и за вторую половину месяца производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за фактически отработанное рабочее время, выполненный объем работ, с отражением всех удержаний и начислений.
При использовании авансовой формы конкретные дни выплаты заработной платы за первую половину месяца (аванса) и за вторую половину месяца определяются соглашением между администрацией предприятия и трудовым коллективом (профсоюзом) и фиксируются в коллективном договоре или в приказе по предприятию.
5. Удержания, производимые по согласованию между физическим лицом и работодателем
5.1 Удержание стоимости спец.одежды, спец.обуви, специальных приспособлений, стоимости форменной одежды