Кроме того, администрация может принять дополнительное решение о том, что определённые менеджеры не должны нести ответственность за некоторые затраты, которые в принципе они могли бы контролировать.
Рассмотрим две статьи затрат, контролируемых менеджерами: расход электроэнергии и оплата телефонных услуг. Контроль расхода электроэнергии на рабочих местах менеджеров всех уровней требует в свою очередь организации системы контроля за тем, чтобы работники выключали свои компьютеры в конце рабочего дня. Контроль расходов за пользование телефоном предполагает введение системы кодирования междугородной и международной телефонной связи для регистрации и оплаты личных звонков. Мероприятия, позволяющие осуществить контроль этих затрат, оказываются весьма дорогостоящими, да и сами затраты невелики. Поэтому в данном случае администрации выгоднее признать их неконтролируемыми для менеджеров, по крайней мере, по двум причинам:
- незначительность этих затрат;
- соблюдение принципа экономичности.
Выгоды, которые могли бы быть получены, например, от экономии электроэнергии, должны быть выше дополнительных затрат на их получение, т.е. на установление в каждом отделе измерительных приборов и контролирующих систем, составление и обработку дополнительных отчетов и т.д. В любом случае во внутреннюю отчетность включаются лишь контролируемые затраты.
В основе составления отчетов по центрам прибыли также лежит принцип контролируемости.
Глава 3 Составление сегментарной отчётности на примере организации
Рассмотрим деятельность фабрики мороженого «Снежинка», которая имеет в своём составе головное московское отделение и 2 филиала на правах структурных подразделений: филиал №1 в г. Сочи и филиал №2 в г. Нижнем Новгороде. Все подразделения осуществляют производственную деятельность.
Расходы и доходы могут быть идентифицированы с деятельностью каждого структурного филиала, поэтому эти структурные подразделения можно рассматривать как центры прибыли. Более того, деятельность фабрики можно рассмотреть отдельно по видам продукции, так как каждый вид продукции имеет свою смету и по каждой подводят итоги деятельности. Во главе каждого центра ответственности стоит специально назначенный руководитель.
Смета затрат рассчитывается перед началом года. При этом учитывается деление всех затрат на постоянные и переменные. К переменным относится заработная плата производственных рабочих, стоимость сырья и материалов.
К постоянным затратам относятся расходы на маркетинг, административно-коммерческие расходы, прочие расходы. Они планируются по структурному подразделению в целом с учётом уровня, достигнутого в предыдущем отчётном году, ожидаемых темпов инфляции, других факторов, а затем распределяются между отдельными видами продукции, которую производят филиалы пропорционально их доле в объёме производства. В таблице 5 представлен бюджет продаж на год фабрики «Снежинка».
Таблица 5
Бюджет продаж на год
| Вид продукции | Количество, шт. | Цена, руб | Выручка, руб |
| Московское отделение | 27600 | - | 1 143 000 |
| 1.Пломбир | 15000 | 30 | 450000 |
| 2.Торт-мороженое | 6300 | 90 | 567000 |
| 3.Фруктовый лёд | 6300 | 20 | 126000 |
| Филиал №1 (г. Сочи) | 37500 | - | 1 564 050 |
| 1.Пломбир | 9400 | 31 | 291400 |
| 2.Торт-морженое | 9350 | 94 | 878900 |
| 3.Фруктовый лёд | 1875 | 21 | 393750 |
| Филиал №2 (г. Нижний Новгород) | 20400 | - | 532200 |
| 1.Пломбир | 10200 | 21 | 214200 |
| 2.Торт-мороженое | 3000 | 70 | 210000 |
| 3.Фруктовый лёд | 7200 | 15 | 108000 |
| Итого | 85500 | - | 3 239 250 |
Таблица 6
Бюджет производства на год, руб
| 1.Объём продаж | Пломбир | Торт-мороженое | Фруктовый лёд |
| -Московское отделение | 15000 | 6300 | 6300 |
| -Филиал №1 | 9400 | 9350 | 187500 |
| -Филиал №2 | 10200 | 3000 | 7200 |
| 2. Запасы на конец периода | |||
| - Московское отделение | 450 | 3230 | 250 |
| - Филиал №1 | 280 | 370 | 370 |
| - Филиал №2 | 310 | 120 | 220 |
| 3.Общая потребность | |||
| - Московское отделение | 15450 | 6620 | 6550 |
| - Филиал №1 | 9680 | 9720 | 19120 |
| - Филиал №2 | 10510 | 3120 | 7420 |
| 4.Запасы на начало периода | |||
| - Московское отделение | 900 | 400 | 240 |
| - Филиал №1 | 480 | 400 | 350 |
| - Филиал №2 | 600 | 260 | 200 |
| 5.Объём производства | |||
| - Московское отделение | 14550 | 6220 | 6310 |
| - Филиал №1 | 9200 | 9320 | 18770 |
| - Филиал №2 | 9910 | 2860 | 7220 |
Далее составляются таблицы: бюджет использования сырья и материалов и бюджет закупок сырья и материалов. Для определения потребления материалов был использован подход анализа фактических расходов. После определения потребности в материалах был составлен бюджет закупок сырья и материалов.
Таблица 7
Бюджет закупок сырья и материалов на год, руб
| Молоко, пакеты | Сливки, шт | Упаковка | |||||||
| Московс-кое отделение | Фили-ал №1 | Филиал №2 | Московс-кое отделение | Филиал №1 | Филиал №2 | Московс-кое отделение | Филиал №1 | Филиал №2 | |
| Общая потребность | 1165,6 | 1395,9 | 826,5 | 1734,6 | 4653,8 | 2708 | 3330 | 4661 | 2285 |
| Запасы на конец периода | 1200 | 1400 | 1000 | 1800 | 5000 | 2700 | 3400 | 5000 | 2300 |
| Всего потребности | 2365 | 2796 | 1826 | 3535 | 9654 | 5408 | 6730 | 9661 | 4585 |
| Запасы на начало периода | 2000 | 1500 | 900 | 3000 | 6000 | 2000 | 3000 | 4000 | 2000 |
| Цена за ед, руб | 40 | 35 | 30 | 40 | 30 | 30 | 8 | 7 | 5 |
| Объём закупок | 14600 | 48860 | 27795 | 21400 | 109620 | 102240 | 29840 | 39627 | 12925 |
Далее был определён бюджет затрат труда и бюджет общепроизводственных расходов.
Таблица 8
Бюджет общепроизводственных расходов на год
| Статья | Сумма, руб |
| 1.Московское отделение | 100 584 |
| -вспомогательные материалы | 22860 |
| -заработная плата рабочим | 34290 |
| -амортизация | 22860 |
| Обслуживание оборудования | 10287 |
| -коммерческие услуги | 10287 |
| 2. Филиал №1 | 137 635 |
| -вспомогательные материалы | 31281 |
| -заработная плата рабочим | 46921 |
| -амортизация | 31281 |
| Обслуживание оборудования | 14076 |
| -коммерческие услуги | 14076 |
| 3.Филиал №3 | 46 824 |
| -вспомогательные материалы | 10644 |
| -заработная плата рабочим | 15960 |
| -амортизация | 10644 |
| Обслуживание оборудования | 4789 |
| -коммерческие услуги | 4789 |
После этого произошло распределение общепроизводственных расходов по видам.
Таблица 9
Распределение общепроизводственных расходов по видам
| Пломбир | Торт-мороженое | Лёд | Всего | |
| Московское отделение | ||||
| -объём производства | 14550 | 6220 | 2310 | 27080 |
| -общепроизводственные расходы | 54043 | 23103 | 23437 | |
| Филиал №1 | ||||
| -объём производства | 9200 | 9320 | 18770 | 37290 |
| -общепроизводственные расходы | 33956 | 34399 | 69279 | |
| Филиал №2 | ||||
| -объём производства | 10200 | 3000 | 7200 | 20400 |
| -общепроизводственные расходы | 23412 | 6885 | 16526 |
Согласно последующим расчётам полная себестоимость равна:
1.Московское отделение:
-пломбир-18 руб;
-торт-мороженое-54 руб;
-фруктовый лёд-12 руб.
2.Филиал №1:
-пломбир-18,6
- торт-мороженое-40руб;
-фруктовый лёд-12,6 руб.
3.Филиал №2:
-пломбир-12,6 руб;
- торт-мороженое-42 руб
-фруктовый лёд-9 руб.
Однако планирование без подведения итогов производственной деятельности, анализа возникших отклонений теряет всякий смысл. Формат отчётов о результатах деятельности рассмотренных центров прибыли и фабрики в целом представлен ниже. Центры прибыли фабрики организованы по географическим сегментам, а также деятельность фабрики представлена отдельно по каждому виду продукции.
Таблица 5
Формат отчётов центров прибыли по видам продукции, руб.
| Показатели | Всего с начала года | Отклонение | Ответственный | Причина | |
| По смете | По факту | ||||
| Московское отделение | |||||
| Пломбир: | Директор центра прибыли | ||||
| -выручка от продажи | 450 000 | 500 000 | 50 000 (Б) | Увеличение объёма продаж, увеличение спроса | |
| -переменные расходы | 261 900 | 270 000 | 8 100 (Н) | Увеличение стоимости материалов | |
| -маржинальный доход | 188 100 | 230 000 | 41 900 (Б) | Увеличение выручки | |
| Торт-мороженое: | |||||
| -выручка от продажи | 567 000 | 610 000 | 43 000 (Б) | Увеличение объёма продаж, увеличение спроса | |
| -переменные расходы | 335 880 | 340 000 | 4 120 (Н) | Увеличение количество персонала | |
| -маржинальный доход | 231 120 | 270 000 | 38 880 (Б) | Увеличение выручки | |
| Фруктовый лёд: | |||||
| -выручка от продажи | 126 000 | 127 000 | 1 000 (Б) | Увеличение объёма продаж и объёма производства | |
| -переменные расходы | 27 720 | 35 000 | 7 280 (Н) | Увеличение стоимости сырья и количества персонала | |
| -маржинальный доход | 98 280 | 92 000 | -7 279 (Н) | Увеличение стоимости сырья и количества персонала | |
| Филиал №1 | |||||
| Пломбир: | |||||
| -выручка от продажи | 291 400 | 350 000 | 58 600 (Б) | Директор центра прибыли Филиала №1 | Увеличение объёма производства и объёма продаж, увеличение спроса в курортной зоне |
| -переменные расходы | 171 120 | 200 000 | 28 880 (Н) | Увеличение числа рабочих, увеличение объёма закупок | |
| -маржинальный доход | 120 280 | 150 000 | 29 720 (Б) | Увеличение выручки | |
| Торт-мороженое: | |||||
| -выручка от продажи | 87 890 | 80 000 | -7 890 (Н) | Уменьшение спроса у населения | |
| -переменные расходы | 90 000 | 95 000 | 5 000 (Н) | Незначительное увеличение стоимости материалов | |
| -маржинальный доход | -2 110 | -15 000 | -12 890 (Н) | Уменьшение выручки, увеличение затрат | |
| Фруктовый лёд: | |||||
| -выручка от продажи | 393 750 | 400 000 | 6 250 (Б) | Увеличение объёма продаж | |
| -переменные расходы | 236 502 | 237 000 | 498 (Н) | Увеличение зарплаты | |
| -маржинальный доход | 157 248 | 163 000 | 5 752 (Б) | Увеличение выручки, незначительное увеличение затрат | |
| Филиал №2 | |||||
| Пломбир: | |||||
| -выручка от продажи | 214200 | 220 000 | 5 800 (Б) | Директор центра прибыли Филиала №2Директор фабрики | Увеличение объёма продаж |
| -переменные расходы | 128 520 | 120 000 | -8 520 (Б) | Сокращение работников | |
| -маржинальный доход | 85 680 | 100 000 | 14 320 (Б) | Сокращение затрат, увеличение выручки | |
| Торт-мороженое: | |||||
| -выручка от продажи | 210000 | 220 000 | 10 000 (Б) | Увеличение объёма продаж вследствие рекламы | |
| -переменные расходы | 126 000 | 130 000 | 4 000 (Н) | Увеличение себестоимости | |
| -маржинальный доход | 84 000 | 90 000 | 6 000 (Б) | Увеличение выручки | |
| Фруктовый лёд: | |||||
| -выручка от продажи | 108000 | 100 000 | -8 000 (Н) | Падение спроса, уменьшение объёма продаж вследствие холодного лета | |
| -переменные расходы | 64 800 | 69 000 | 4 200 (Н) | Увеличение стоимости услуг по доставке материалов | |
| -маржинальный доход | 43 200 | 31 000 | -12 200 (Н) | Резкое уменьшение выручки, увеличение затрат | |
| Выручка фабрики | 2 448 240 | 2 607 000 | 158 760 (Б) | Увеличение объёма продаж | |
| Переменные расходы фабрики | 1 441 542 | 1 496 000 | 54 458 (Н) | Увеличение стоимости сырья и материалов, количества персонала | |
| Маржинальный доход фабрики | 1 006 698 | 1 111 000 | 104 302 (Б) | Увеличение выручки, небольшое увеличение затрат | |
Этот отчёт предполагает расчёт показателя маржинального дохода по каждому виду продукции, что подчёркивает, с одной стороны, роль переменных затрат в формировании конечного финансового результата. С другой стороны, в результате такого подхода облегчается анализ структуры конечной прибыли каждого подразделения. Можно узнать, какой вклад вносит прибыль от продажи каждого вида продукции.