Ревизор должен тщательно проверить правильность отражения данных о наличии и движении наличных денежных средств в бухгалтерском балансе и регистрах бухгалтерского учета предприятия.
Информация о наличии денежных средств на начало и конец отчетного года содержится в балансе ООО "Сантарин" формы № 1 (Приложение И). По строке 250 отражаются денежные средства по счетам 50, 51.52, 55,57. Согласно требованиям, предъявляемым к годовой отчетности, баланс заполняется предприятием в миллионах рублей.
Для проведения проверки правильности заполнения баланса в ООО "Сантарин" необходимо на 1 января 2009 года сверить данные бухгалтерского баланса, кассовой книги, кассового отчета, учетного регистра по счету 50 "Касса". Остаток наличных денежных средств в кассе ООО "Сантарин" на 1.01.10 отсутствует, что подтверждается данными анализа счета 50 за декабрь 2008 г. и кассовой книги.
В балансе ООО "Сантарин" на 1 января 2010 года сумма денежных средств по строке 260 составляет 8,8 млн. руб. Данная сумма совпадает с остатком денежных средств на текущем счете предприятия, что подтверждается данными выписки банка на 1.01.10 и регистрами учета по счету 51 "Расчетный счет". Результаты осуществление указанной проверки отражаются проверяющим в следующей вспомогательной таблице.
Таблица 2.2 - Проверка соответствия остатков по счету 50, отраженных в балансе, кассовой книге, анализе счета 50 на 1.01.10 г.
| Дата | Сальдо на начало периода по | Отклонения данных | Примечание | ||||
| балансу | кассовой книге | анализу счета 50 | баланса от кассовой книги | баланса и анализа счета 50 | Кассовой книги и анализа счета 50 | ||
| На 1 января 2010 г. | - | - | - | - | - | - | - |
Источник: собственная разработка
В ходе проверки ревизор контролирует правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных кассовых ордеров, платежных ведомостей), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи кассира.
В ООО "Сантарин" оформление приходных и расходных ордеров (Приложения К, Л) осуществляется с применением средств вычислительной техники. Организацией используются приходные ордера, зарегистрированные в электронной базе данных учетных документов.
Кассовые документы ООО "Сантарин" проверены на предмет незаполнения отдельных реквизитов (номер, дата и др.). Подобные нарушения могут допускаться с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег.
Реквизиты кассовых ордеров заполнены в полном объеме, приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и выписываются в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации используется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Заполнение журнала автоматизировано. Поскольку пропуски в нумерации ордеров могут свидетельствовать об уничтожением документов или других злоупотреблениях, очередность номеров тщательно проверена. Все ордера в журнале расположены в порядке очередности, пропусков нет.
В ООО "Сантарин" кассовая книга ведется автоматизированным способом. При этом обеспечена полная сохранность кассовых документов и защита программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа. Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" (Приложение М). Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира" (Приложение Н). Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Нарушения при оформлении кассовой книге не выявлены.
ООО "Сантарин" ежегодно заключает договоры с банком на расчетно-кассовое обслуживание. Банком не установлен организации лимит остатка кассы на 2010 год. В связи с этим вся денежная наличность сдается организацией в банк для зачисления на рублевый счет.
В процессе проверки соблюдения лимита остатка кассы составлена следующая вспомогательная таблица.
Таблица 2.3 - Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе
| Дата | Фактический остаток | Отклонения от лимита |
| 01.02.2010 | нет | нет |
| 02.02.2010 | нет (Приложение М) | нет |
| …. | …. | …. |
Источник: собственная разработка
Организацией не получено разрешение банка на использование наличных денежных средств при проведении расчетов между юридическими лицами в пределах пятидесяти базовых величин.
Использование наличных денег в организации по целевому назначению проверено путем сопоставления данных о полученных в банке деньгах с данными об их расходовании (балансовым методом).
Для проверки сверены данные в отчете кассира и приложенных к нему документах, журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также в учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 "Касса".
С целью проверки полноты и своевременности оприходования в кассу денег, полученных со счетов организации в банке, проведена встречная и взаимная сверка данных банковских выписок со счетов организации, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. Расхождения не выявлены.
Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в сейфе. Испорченные чеки с надписью "Аннулировано" хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Однако в нарушение Правил ведения кассовых операций, в чековой книжке обнаружен предварительно подписанный незаполненный чек. Как правило, подобные действия практикуются на предприятии с целью облегчения работы кассира в случае обнаружения банком недочетов в заполненном чеке. Однако подобные действия со стороны главного бухгалтера и руководителя являются недопустимыми, поскольку могут способствовать хищениям наличных денежных средств.
Информация по проверке оприходования в кассу полученных в банке денег систематизируется в таблице следующей формы.
Таблица 2.4 - Контроль полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов ООО "Сантарин" в банке
| Номер чека | Дата выписки чека | Сумма по чеку, руб. | По выписке банка | Оприходовано по кассе | Отклонения | ||||
| дата полу-чения | сумма, руб. | дата | № ордера | сумма, руб. | дни | сумма, руб. | |||
| 307469 | 05.02.10 | 26750 | 05.02.10 | 26750 | 05.02.10 | 1556715 При-ложение К | 26750 | нет | нет |
| . | . | . | . | . | . | . | . | . | . |
Источник: собственная разработка
Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банка, в которой отражено поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости следующей формы (таблица 2.5).
Таблица 2.5 - Контроль своевременности и полноты зачисления денег на счета в банке
| Списано по кассе | Зачислено на счет согласно выписке банка | Отклонения | ||||
| дата | № расходного ордера | сумма, руб. | дата | сумма, руб. | дни | сумма, руб. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 16.02.10 | 7 | 18300Приложение П | 16.02.10 | 18300 | - | - |
| … | … | … | … | … | … | … |
Источник: собственная разработка
Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.
ООО "Сантарин" не производит реализацию товарно-материальных ценностей за наличный расчет. В организациях, осуществляющих данные операции для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности необходимо проверить отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в части реализации за наличный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) - с дебетовыми записями по счету "Касса".
В случае расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить причины отклонений. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.
Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм. В ООО "Сантарин" для проведения указанной проверки в ООО "Сантарин" использованы анализ счета 50, карточка счета 50.