Общие положения
Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт).
Договор (коммерческий контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон (лиц) об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их.
В Договоре (коммерческом контракте) отражаются вопросы, связанные с :
характером сделки;
условиями сделки (поставки, услуги);
сроками сделки;
транспортировкой;
упаковкой и маркировкой;
ценой;
качеством;
оплатой;
гарантиями;
правами и обязанностями сторон;
другими вопросами взаимоотношения сторон.
ТЕХНОЛОГИЯ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОГОВОРА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Технология прохождения Договора на предприятии включает следующие стадии:
подготовка и оформление проекта Договора;
подписание Договора;
исполнение и контроль исполнения Договора (этапа);
перенос исполненного Договора в дело.
Подготовка и оформление проекта договора
Данная стадия состоит из следующих этапов:
подготовка и оформление коммерческого предложения;
принятие решения по коммерческому предложению;
оформление проекта Договора.
Подготовка и оформление коммерческого предложения
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
подготовкой коммерческого предложения;
оформлением коммерческого предложения;
согласованием коммерческого предложения;
проверкой правильности оформления коммерческого предложения;
подписанием коммерческого предложения.
Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит Сотрудник структурного подразделения (Ответственный исполнитель) по поручению Руководителя предприятия (его заместителя), Руководителя структурного подразделения, либо в порядке личной инициативы.
1. Подготовка коммерческого предложения
Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении, как правило в письменном виде, коммерческого предложения (оферты) Контрагенту (Заказчику). При подготовке коммерческого предложения осуществляется формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения.
Текст коммерческого предложения чаще всего состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части излагают обоснование (факты, события, документы и др.), побудившие Исполнителя предложить данную сделку Заказчику.
В основной части коммерческого предложения формулируются условия предлагаемой сделки.
Материалы, необходимые для обоснования, пояснения, расшифровки условий предлагаемой сделки в целом, или ее отдельных положений, как правило оформляются в виде Приложений к Коммерческому предложению со ссылкой на них в соответствующих пунктах Коммерческого предложения. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись "Приложение к коммерческому предложению от 00.00.00 № 00/00-00".
2. Оформление коммерческого предложения
Коммерческое предложение желательно оформлять на Бланке для писем предприятия (далее "Бланк"). Оформление коммерческого предложения заключается в проставлении в строго определенных местах Бланка или стандартного листа необходимого набора реквизитов (аналогичного используемому при оформлении Писем, согласно ГОСТ 6.38-90). При выполнении данной технологической операции проставляются следующие реквизиты:
* [ 2] - эмблема организации;
* [ 4] - код организации по ОКПО;
* [ 5] - код документа по ОКУД;
* [ 7] - наименование организации;
* [ 9] - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке;
* [16] - адресат;
* [19] - заголовок к тексту;
* [21] - текст;
[22] - отметка о наличии приложения;
* [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона;
Примечания:
Символом * помечены обязательные для оформления Коммерческого предложения реквизиты.
Коммерческое предложение рекомендуется печатать в двух экземплярах (пе рвый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). Первый лист первого экземпляра Коммерческого предложения, как уже отмечалось, желательно оформлять на Бланке для писем предприятия.
3. Согласование коммерческого предложения
После подготовки и оформления в письменном виде Коммерческого предложения Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует изложенные в нем условия предлагаемой сделки с :
Руководителем структурного подразделения;
Юристом;
Главным бухгалтером;
Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;
другими заинтересованными должностными лицами.
Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "визы" в строго определенном месте Бланка или стандартного листа, на котором оформлено Коммерческое предложение (далее "на Бланке"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются (проставляются) на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра Коммерческого предложения, остающегося на предприятии.
Если при согласовании Коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста Коммерческого предложения.
4. Проверка правильности оформления коммерческого предложения
Перед передачей согласованного Коммерческого предложения на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ (документационного обеспечения управления) предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ (далее "специалисты службы ДОУ"). Неправильно оформленное Коммерческое предложение возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление).
5. Подписание коммерческого предложения
Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр Коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы ДОУ (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии ").
При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".
В специальных случаях (для придания юридической силы Коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания Коммерческого предложения Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать").
При подписании Коммерческого предложения у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста Коммерческого предложения.
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПРЕДЛОЖЕНИЮ
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
отправкой коммерческого предложения Заказчику;
регистрацией отправки коммерческого предложения Заказчику;
контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком;
корректировкой коммерческого предложения;
получением решения по коммерческому предложению от Заказчика;
регистрацией получения решения по коммерческому предложению.
Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику (Контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.
6. Отправка коммерческого предложения Заказчику
Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).
Регистрация Коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о Коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.
Реквизит "дата" проставляется на Бланке после подписания Коммерческого предложения.
Реквизит "индекс" Коммерческого предложения, как правило, включает:
порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
индекс по номенклатуре дел.