Смекни!
smekni.com

Делопроизводство 6 (стр. 1 из 49)

Русский Гуманитарный Интернет Университет

Библиотека

Учебной и научной литературы

WWW.I-U.RU

ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ

серия основана в 1996 г.

Российская академия государственной службы при Президенте РФ

Сибирская академия государственной службы

М.В. КИРСАНОВА

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Третье издание

Рекомендовано

Министерством общего и профессионального

образования Российской Федерации

в качестве учебного пособия для студентов

высших учебных заведений, обучающихся

по экономическим специальностям

Москва - Новосибирск

ИНФРА-М- Сибирское соглашение

2003

УДК651.4/.8(075.8)

ББК 65.050.2я73

К 43

Кирсанова М.В.

К 43 Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»).

ISBN 5-16-001.170-6

Предлагаемое учебное пособие основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм соб­ственности с учетом нового государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Пособие предназначено для обучения секретарей-референтов, в помощь руководителям служб делопроизводства, а также для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

ББК 65.050.2я73

ISBN 5-16-001170-6 © Кирсанова М.В., 2000, 2001, 2002

ПРЕДИСЛОВИЕ

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяй­ственными системами, повышение уровня организации и эффектив­ности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях дело­производство. Порой руководителями служб делопроизводства ста­новятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ­ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат­косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обоб­щения существующей практики работы с документами, того ново­го, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использова­ли исследования известных авторов в области делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецо­вой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовую инструкцию по дело­производству в федеральных органах исполнительной власти, под­готовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную реше­нием Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения»; новый ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 1998 г. во всех федеральных органах государственной вла­сти, органах государственной власти субъектов Российской Феде­рации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности; Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новоси­бирской области» от 9 июня 1995 г., а также материалы собствен­ных исследований и разработок.

Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе секретарей-референтов. Подроб­но рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поис­ково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой облас­ти. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготов­ка документов для хранения в архиве — это наиболее слабое место в работе организаций.

Учебное пособие «Современное делопроизводство» включает восемь тем:

1. Организация служб делопроизводства.

2. Основные требования к оформлению управленческих (орга­низационно-распорядительных) документов.

3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении.

4. Делопроизводство по личному составу.

5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

6. Оформление и составление основных видов управленческих документов.

7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы офор­мления документов. В конце учебного пособия даны итоговые тес­товые задания по курсу. Этот материал нам представляется осо­бенно важным для самостоятельного изучения курса секретарями-референтами. Mbj обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формирования у слушателей умений и навыков в области дело­производства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

Тема 1.

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Организационное построение службы делопроизводства

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

3. Организация работы секретаря-референта

1. Организационное построение службы делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до­кументов) и децентрализованно (справочно-информационное обслужи­вание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

• обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения (см. прилож. 1.2).

2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразде­лениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных доку­ментах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель это­го подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель дру­гого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизвод­ства.