Смекни!
smekni.com

Документационное обеспечение управления 5 (стр. 6 из 8)

По направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня

- вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Восходящие - входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1. Схема движения входящих документов

I Руководитель (директор)
II Исполнитель (структурное подразделение)
а Экспедиционная обработка
b Предварительное рассмотрение, сортировка
с Регистрация
d Распределение (разметка)
е Перераспределение (переметка)
1 Корреспонденция
2 Документы, регистрируемые службой ДОУ
3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

5.2. Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел,

образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

Разновидности номенклатуры дел.

Номенклатура дел бывает трех видов:

- типовая,

- примерная и

- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

- сводную номенклатуру дел и

- номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2010 год).

Муниципальное учреждение культуры

Дворец культуры «Октябрь» администрации города Осинники

УТВЕРЖДАЮ

Директор МУК ДК «Октябрь»

________________ Сапова И.Н.

27.12.2009 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2010 год

Индекс дела Заголовок дела

Срок хранения документа и

№ статей по перечню

Примечание

01- Управленческие документы

01-01 Устав учреждения

Постоянно,

ст. 13

01-02 Протоколы совещаний

Постоянно,

ст. 5а

01-03 Докладные записки сотрудников руководству

5 лет,

ст. 469

01-04 Номенклатура дел

Постоянно,

ст. 67

01-05 Годовые отчеты о работе учреждения

Постоянно,

ст. 114б

01-06 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций До минования надобности, ст.1б

02- Отдел кадров

02-01 Должностные инструкции работников

Постоянно,

ст. 35а

02-02 Приказы по личному составу

75 лет,

ст. 6б

02-03 Журнал учета приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение)

75 лет,

ст. 358а

02-04 Утвержденное штатное расписание и изменения к нему

Постоянно,

ст. 32а

02-05 Табель учета рабочего времени

1 год,

ст. 281

02-06 Графики предоставления отпусков

1 год,

ст. 356

02-07 Личные дела работников

75 лет,

ст. 337б

02-08 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342
02-09 Книга учета и движения выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет,

ст. 358е

02-10 Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет,

ст. 358д

02-11 Правила внутреннего трудового распорядка

1 год,

ст. 407

После замены новыми

27.12.2009 г.

6. РЕЗЮМЕ

Резюме - краткое описание биографии потенциального работника, где указывается его образование, опыт, интересы и иная информация; цельрезюме - самохарактеристика, жизнеописание, эффективное средство самопрезентации на рынке труда.

В резюме должны быть указаны следующие данные:

1. ФИО, год рождения (возраст), контактные телефоны (домашний и/или рабочий)

2. Цель (зачем вы обращаетесь в данную фирму, какую работу ищите)

3. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы) по схеме:

· дата начала работы - дата окончания работы

· название фирмы, ее сфера деятельности

· название вашей должности, количество подчиненных (если были)

· описание Ваших должностных функций, уровень ответственности и полномочий

· примеры конкретных достижений

4. Образование (в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места учебы) по схеме:

· дата начала учебы - дата окончания учебы

· название учебного заведения, факультет, специальность

· присвоенная квалификация

5. Дополнительное образование - курсы, семинары, тренинги, стажировки (по приведенной выше схеме)

6. Дополнительные навыки (ПК, степень владения иностранными языками, наличие а/м, водительских прав, машинопись, другое)

7. Ваши преимущества (укажите несколько своих личностных черт, которые отличают Вас от других и помогают Вам достигать нужных результатов в работе).

7. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов.

8. ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 8.1.

Муниципальное учреждение культуры

Дом культуры «Высокий» администрации города Осинники

УТВЕРЖДАЮДиректор МУК ДК «Высокий» __________________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.09.2009 г. № 01-01

Заведующего билетными кассами

1. Общие положения.

Должностная инструкция составлена на основе постановления министерства труда российской федерации от 1 февраля 2005 г. №8 о согласовании разрядов оплаты труда и тарифно – квалификационных характеристик (требований) по должностям работников культуры Российской федерации.