Контрольная рабоат по Делопроизводству

Федеральное агентство по образованию РФ СЕВЕРНЫЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ---------------------------------------------------------------------------

Федеральное агентство по образованию РФ

СЕВЕРНЫЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

---------------------------------------------------------------------------

Кафедра ЮРИСПРУДЕНЦИИ

К О Н Т Р О Л Ь Н А Я Р А Б О Т А

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

студента 2 курса

ЗАОЧНОГО отделения специальности юриспруденция

Закусов Владимир Юрьевич

№ личного дела_________________

№ контакт.тел. 89642909809

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ____________________

Регистр.№___

Дата сдачи работы_______

РЕЦЕНЗИЯ_______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«______»_________________20__г. Подпись_________________________________________

АРХАНГЕЛЬСК 20___

СОДЕРЖАНИЕ

1. Организационные документы …………………………………………… 3

2. Распорядительные документы …………………………………………... 6

3. Кадровая документация …………………………………………………... 9

4. Оформление договоров …………………………………………………… 15

5. Информационно-справочные документы ……………………………… 19

6. Нормативные документы ………………………………………………… 23

7. Список литературы ……………………………………………………….. 24

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационных документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка и др.

Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Они составляют правовую основу деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Организационные документы относятся к бессрочным, они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности - перерабатываются и утверждаются заново. Для разных видов организационных документов установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. К примеру:

- изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации;

- изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя;

- изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя.

Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации. Датой организационного документа является дата его утверждения. Текст большинства документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты и подпункты, и нумеруются.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

Рассмотрим документ, регламентирующий структуру и штатную численность организации. Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации. Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность. Например:

Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА

«СЕВЕР-БАНК»

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Советом директоров

ЧИСЛЕННОСТЬ АКБ «СЕВЕР-БАНК»

г. Архангельск (протокол № 3 от 21.11.2010г.)

Код

подразделения

Наименование

подразделения

Штатная

численность, чел.

01 Руководство 5
02 Финансовый отдел 7
03 Юридический отдел 6
04 Административно-хозяйственный отдел 8
05 Управление ценных бумаг 15
06 Аналитический отдел 6
07 Бухгалтерия 4
08 Управление кассовых операций 17
09 Отдел валютных операций 8
10 Управление активно-пассивных операций 12
11 Операционное управление 18
12 Отдел безопасности 9
ВСЕГО 115

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Эти документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам - в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

- с их помощью разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

- адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

- они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня;

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: издаваемые коллегиально и издаваемые при единоличном принятии решений.

В первом случае - издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм, генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления.

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. При коллегиальном принятии решений издаются - постановления, а при единоличном - приказы, распоряжения, указания. Например:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СВЯЗЬСТРОЙ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.01.2009 № 01-Р

О порядке работы факсового

узла связи компании

В связи с вводом в эксплуатацию факсового. узла связи компании «СВЯЗЬСТРОЙ» и с целью упорядочения его работы:

1. Утвердить Положение о факсовом узле связи.

2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании.

3. Административно-хозяйственному отделу (Павлову С.Ж.) в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов.

4. Отделу делопроизводства (Серых Е.К.) организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.

5. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на заместителя Генерального директора компании Кузнецова М.Е.

Генеральный директор А.Г. Севастьянов

3. кадровая документация .

Кадровая документация – это документы по личному составу – документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

(Приказы по личному составу, трудовые контракты, договоры, личные дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки)

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовая книжка работника – его личный документ. Но хранится он в отделе кадров организации. Все трудовые книжки, принятые от работников и выданные им вновь (впервые), регистрируются в книге учета движения трудовых книжек вкладышей в них. Эту книгу ведет кадровая служба.

Пример расписки о получении трудовой книжки:

РАСПИСКА

Фамилия Инициалы: ________________________________________________

Подразделение: ____________________________________________________

Цель выдачи трудовой книжки: _______________________________________

Срок выдачи: на ________ календарных дней, до ____________________ года

Дата получения трудовой книжки на руки ______________________________

Подпись сотрудника ________________________________________________

Личная карточка форма Т-2 - з аполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу; паспорта или иного документа удостоверяющего личность; трудовой книжки; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимостью предъявления дополнительных документов.

Личные дела работников организации ведет отдел кадров.

К личному делу приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о поступлении на работу;

- cобственноручно заполненная подписанная анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса) ;

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоение ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных и специальных званий;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;

- копии решений о поощрениях, а также о наложении дисциплинарного взыскания.

К личному делу приобщаются и иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. [4]

[4] Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. Спб.: Питер, 2006.192с.

4. оформление договоров.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом или иными правовыми актами, действующим в момент его заключения.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Примерные условия могут быть изложены в форме примерного договора или иного документа, содержащие эти условия.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. [3]

[3] Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство: Практическое пособие. М.: Контракт, 2009.239с.

Договор 07/2009

о полной индивидуальной материальной ответственности

Архангельская таможня

(наименование организации)

Далее именуемый «Работодатель», в лице руководителя или его заместителя

Петров Андрей Геннадьевич

(фамилия, имя, отчество)

Действующего на основании «Общего положения о таможне», утвержденного приказом ФТС от 12.01.2005 № 7, с одной стороны, и государственным таможенным инспектором отдела бухгалтерского учета и финансовой экспертизы

Иванова Ирина Ивановна

(фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

    Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иными лицами, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества;

2. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенному ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (вт.ч.локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядке их возмещения проводится соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, за ущерб причинен не по его вине.

5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.

6. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй – у Работника.

7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляется по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью Договора.

Адреса сторон Договора: Подписи сторон Договора:

Работодатель: г.Архангельск

Набережная Сев.Двины 138 ___________________ А.Г. Петров

Работник: г.Архангельск ул.Садовая д.36, кВ.5

Паспорт: 11 05 № 321123

ОВД Октябрьского округа г.Архангельска 13.03.2003 ________________ И.И. Иванова

Дата заключения Договора ____________________

М П

5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Эти документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, т.е. от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Акт -документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

- сдачи-приемки: работ, материальных ценностей, документов;

- обследования: состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности;

- испытаний: образцов, систем, технологий;

- приема-сдачи: материальных ценностей, документов;

- приема-передачи: дел, денежных средств и иных ценностей;

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаев;

- ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное в акте - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института;

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»;

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события: проверки, обследования, экспертизы и т.п. Текст акта состоит из двух частей: вводной, основной (констатирующей).

Во вводной части указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, включать материал, представленный в виде таблицы. При необходимости допускается в акте заключительная часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

- первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию,

- вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Образец объяснительной записки

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Начальнику СМУ-5

28.04.2009г. № 2 П.П.Гущину

О причинах аварии при

ремонте теплотрассы

При ремонте теплотрассы в микрорайоне «Катунино» по улице Попова в ночь на 28 апреля 2009 г. в результате выброса горячей воды произошел размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности.

Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение одного рабочего дня - 29 апреля 2009 г.

Прораб участка № 21 Личная подпись М.В.Колобов

6. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

7. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” - М., 1999;

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”;

3. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” - М., 1991г.;

4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. «Современное делопроизводство».2-е изд. 2007г.

5. Волков В.А., «Документация на предприятии» 2004г.

6. Стародубов Н.М., Харитонов М.М. «Организация управления» 2005г.

7. Матузов Н.И. Малько А.В. «Теория государства и права» . 2006г