Курс лекций по Делопроизводству

Конспект по делопроизводству (Давыдова Э.Н.) за 2 курс ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.

Конспект по делопроизводству (Давыдова Э.Н.) за 2 курс

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.

ДОУ – создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство. Но в связи с тем, что информатика становится одним из ведущих элементов, понятие становится архаичным.

ДОУ

В результате использования компьютеров в терминологию вошли понятия, связанные с обеспечивающей частью этих технологий. Однако термин «делопроизводство» не вышел из активного обращения, а появилось новое содержание. В настоящее время в НПА эти термины используются как равнозначные. В действующем ГОСТе применяется термин «делопроизводство».

Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» -- охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».

Понятие ДО имеет несколько аспектов: информационный, юридический, экономический и др.

В области ДО имеется специальная терминология, которая закрепляется в словарях.

Обеспечение решения вопросов возлагается на специальный аппарат. Его структура, функции и наименование определяется непосредственно организациями. Подразделения аппарата (управление делами, управление документационным обеспечением, общий отдел, секретариат, канцелярия, бюро контроля, группа по работе с обращениями граждан) выполняют оформление, поиск, передачу документов и т.д. Они в целом называются службой ДОУ (СДОУ).

Существующие системы ДО отличаются разнообразием. Такое положение определяется реализацией уровней и компетенцией, численностью работников, направлением и масштабом деятельности организации, особенностями, связанными со структурой организации, технической оснащенностью, квалификацией сотрудников и др.

По своему качественному состоянию используемые системы охватывают весь спектр от самых современных до крайне архаичных. ДО в значительной степени связано с традициями. Изменения происходили в результате отказа от бюрократических методов управления, расширения возможностей приобретения и внедрения современной техники.

Сегодня наблюдается усиление негативных явлений, что связано с приходом большого числа работников, слабо владеющих приёмами ДО, недостаточно разработанной нормативно-правовой базой, противоречивостью документов. К сожалению, есть низкое качество подготовки, ставящее под сомнение правильность чтения, хранения и уничтожения документов.

Обычно попытки целенаправленно подменить работу по развитию ДО способами других организаций, как правило, не дает ожидаемого эффекта и приводит к тиражированию ошибок. Существующая во многих организациях практика работы характеризуется отсутствием комплексного подхода к организации и развитию ДО.

О несовершенстве ДО свидетельствует:

1. Отсутствие качественной нормативно-правовой и методической базы, должностных и технологических инструкций, регламентов и схем прохождения документов.

2. Нечеткое разграничение ответственности в области ДО между подразделениями и работниками.

3. Нерациональная система учёта и регистрации документов, не позволяющая вести быстрый поиск, отслеживать повторный и дублирующий документ и т.д.

4. Отсутствие качественной номенклатуры дел, четкой системной классификации и индексации дел.

5. Отсутствие методики разработок по оформлению дел.

6. Отсутствие альбомов унифицированных форм типовых, регулярно употребляемых документов (АУФД).

7. Неразработанность вопросов оказания информационных, справочных, консультационных услуг в области ДО подведомственным организациям и гражданам.

Совершенствование ДО осуществляется по следующим основным направлениям:

1. Создание нормативно-правовой базы ДО.

2. Установление рациональной организационной структуры и определяемого числа работников СДОУ, а также систем взаимосвязи с другими структурными подразделениями.

3. Упорядочение форм и состояния документации, технологий ее подготовки и оформления.

4. Внедрение рационального порядка прохождения и обработки документов.

5. Развитие, разработка, интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документов.

6. Создание механизма дальнейшего развития ДОУ, повышения квалификации работников, ведения методической работы по вопросам ДО.

Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами, позволяющее оптимизировать объем создаваемой документации, унифицировать формы документов, упорядочить пути прохождения документопотоков, повысить оперативность и полноту получения и обработки документной информации.

Создание рациональных систем ДОУ оказывает положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, сокращает трудозатраты на нетворческие, рутинные операции, повышает уровень исполнительской дисциплины.

ДО является сферой достаточно сложной, многогранной, которая регламентируется многочисленными законодательно установленными нормами, формируются столетними традициями делопроизводства. Для подготовки и оформления документов, их учета, регистрации, контроля исполнения поиска, систематизации, хранения используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и др. средства.

Созданием современных систем ДОУ требует привлечения квалифицированных специалистов, владеющих вопросами документоведения, права, организации управления, системного анализа, автоматизации информационных процессов.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 20-30-е гг.

После 1917 года в основном шел процесс накопления опыта государственного строения. Это отразилось на содержании и формах работы госаппарата, в т.ч. и на организации делопроизводства.

Делопроизводство неразрывно связано с историей создания госаппарата и его работы. Вместо ранее сложившейся системы «производства» дел в этот период разрабатывались новые методы документирования. С ликвидацией частных предприятий коммерческая документация исчезла. Иным стало и делопроизводство как особая отрасль административной техники: упростилась переписка (использовалась советским руководством как средство связи); исчезли прошения, доносы, рескрипты и др.; появились декреты, мандаты, заявления ;утратили значение документа переписка между равными организациями и неподчиненными друг другу организациями, а стали синонимом служебных писем и использовались в самых разных организациях по подчинению. (Сегодня осталось 73 вида ОРД.)

Вопросам делопроизводства уделялось значительное внимание. В основном, решались принципиальные вопросы управленческого труда, рационализации труда, техники управления.

Парадокс: наряду с бюрократизацией госаппарата шла активная работа по исследованию и внедрению передового опыта, в т.ч. и зарубежных методов научной организации труда (НОТ). Историки называли этот процесс «нотовским движением». Большим тиражом выходила научно-техническая литература по делопроизводству; руководство и координация этого процесса осуществлялись специально созданным Наркоматом Рабочее-Крестьянской инспекции (НКРКИ). Он курировал научно-исследовательскую деятельность Института техники управления (ИТУ). НКРКИ сначала возглавлял всю рационализаторскую работу в сфере управления.

В 1920 г . при НКРКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства.

В 1921 г . состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации труда и работы с документами, а также создания органов, которые могли бы координировать и направлять эту работу. Руководство этой работой было возложено на отдел нормализации НКРКИ, который был создан в 1922 г . и занимался, в основном, улучшением работы госаппарата. В состав этого отдела входила секция административно техники. На нее возлагалась разработка рациональных приемов, процессов, вопросов, связанных с рационализацией техники делопроизводства, стандартизации, повышением производительности и охраны труда, установление норм выработки. В планы работы этой организации помещались вопросы совершенствования процессов делопроизводства и контроля исполнения документов.

На 1922-1924 гг. предусматривалось проведение обследования делопроизводства и контроля исполнения в ряде учреждений, внедрение систем внутренней связи в организациях выработка рациональных приемов трудовых процессов и установление научных норм на делопроизводственное обслуживание.

В 1923 г . при ВСНХ было создано бюро ДОУ, которое было позже переименовано в бюро стандартизации. Этой работой занимался Центральный институт труда (ЦИТ). Бюро стандартизации являлось хозяйственно-расчетным органом, проводившим рационализаторскую работу преимущественно в торгово-промышленных организациях наряду с вопросами оперативного учета хозяйственной деятельности, бухгалтерского учета, занималось и вопросами делопроизводства.

Управленческое направление норм формировалось в неразрывной связи с развитием рационализаторской работы органов НКРКИ.

Научная организация труда в области рационализации делопроизводства развивалась по следующим направлениям.

Изучались вопросы значения и роли делопроизводства в деятельности учреждения, содержания делопроизводственных функций, правовых основ документоведения. Рационализация осуществлялась применительно к определенным категориям и группам организаций, а также для отдельных участников делопроизводственных процессов. При этом объектом рационализации являлись специфические операции, которые выполняются в работе с документами. Наибольший интерес специалистов вызвала разработка эффективной системы регистрации и классификация служебных документов, которая обеспечивает учёт, справочно-информационный поиск, проверку исполнения и группировку документов в первичные логические комплексы, т.е. дела.

В первой половине 20-х гг. было создано огромное количество вариантов индивидуальной и групповой карточной регистрации. Эти системы широко внедрялись в практику взамен журнальной системы. Разрабатывались формы регистрационно-контрольных карточек (РКК), методика их заполнения, схемы построения справок и контрольных картотек.

Для проведения работ по усовершенствованию труда был создан ряд подразделений при НКРКИ. В 1925 г. – Государственное бюро организации правительства (Оргстрой). Затем оно было преобразовано в Акционерное общество, которое являлось базой практических применений разработок ИТУ (который был хозяйственно-расчетной организацией). Одновременно с ним был создан Совет научной организации труда (СовНОТ). Центром все научно-исследовательской работы являлся ИТУ. Положение о нем было утверждено в 1926 г.

У ИТУ было 2 направления в работе: собственно научная работа и выработка определенных нормативов и научно-информативная и научно-популяризаторская работа. Это придавало ИТУ характер методологического руководящего центра в делопроизводстве.

Взаимоотношения всех организаций были определены в 1929 г. на Первом Всесоюзном совещании Оргстроя. Функции были распределены так:

· Наркомат – руководящий орган, вырабатывающий основные директивы по организации госаппарата.

· ИТУ разрабатывал научную базу.

· Оргстрой обобщал научные разработки экспериментальным способом.

Особое внимание ИТУ обращал на разработку системы планирования, учета и контроля исполнения. ИТУ стремился упростить технику работы сельсоветов, райисполкомов, рационализировать работу налогового аппарата, органов труда, военного ведомства, землеустроительных организаций, наркомата путей сообщения, органов ЗАГС.

Результаты экспериментальной работы обобщались различными инструкциями и положениями.

Со временем это движение приняло формы общественных объединений.

В циркуляре НКРКИ (август 1928 г) о руководстве рационализаторской работой учреждений указывал на необходимость усиления работ по улучшению планирования, учета, отчетности, постановки контроля. Основное внимание рационализаторы уделяли упрощению структуры и функций аппарата, разработке системы ответственных исполнителей, улучшению техники управления, нормирования труда, постановке контроля, улучшению методики и техники, сокращению документопотока, внедрению стенографии. Эти указания легли в основу деятельности ведомственных органов рационализации.

Для ознакомления работников с опытом ИТУ и зарубежным опытом была создана выставка-музей (материалы и оборудование, последние достижения в области техники).

Издавались журналы «Техника управления», «За рационализацию», «Вестник стандартизации», «Стенография и машинопись». Выпускалось большое количество литературы по вопросам рационализации управления. ИТУ занимался переводом литературы по этим вопросам, уделял внимание подготовке и переподготовке кадров.

Почти во всех городах открывались курсы. Были созданы Высшие государственные курсы административной техники, где готовили организаторов и инструкторов Оргстроя. Значительный вклад ИТУ внес в совершенствование документации. ИТУ выдал несколько стандартов, относящихся к формам и форматам документов.

Например, был разработан ГОСТ 634 -1929 :номенклатура почти 200 наименования бумажных изделий, применяемых в управленческой работе, видов документов , телеграмм, конвертов, бланков денежных переводов; билеты, накладные. В области стандартизации форм документов был разработан бланк делового письма, который внес порядок в оформление реквизитов (место для адреса, указание номера, даты). Широко разрабатывалась трафаретная документация.

Для работ по личному составу был предложен трафарет учета, оформления движения личного состава в виде учетной карточки; формы записок, распоряжений о приеме/увольнении , переводе, отпуске, командировке. Все эти бланки изготавливались и распространялись Оргстроем.

Особое внимание уделялось организации контроля за исполнением документов.

В 1929 г. НКРКИ обобщил опыт работ по контролю. Было принято решение о создании центрального аппарата специальных контрольных органов – контрольно-плановое бюро, на которое возлагалась работа по контролю исполнения документов. В основе деятельности этих органов были положены принципы централизации всех видов контроля, создание единой системы контроля, обеспечение возможности проведения предварительного контроля и фактического контроля, установление системы ответственных исполнителей.

Разграничивалась ответственность за исполнение документов. Процесс контроля исполнения рассматривался как совокупность определенных видов работ: усвоение задания, сбор необходимой информации для исполнения, обработка, оценка и анализ собранного материала, подготовка проекта документа, его защита, т.е. согласование. При этом применялся бригадный метод исполнения, т.е. несколько исполнителей, правильного подписания документов, фактического контроля директивных документов, которые помогали осуществлять профилактику, т.е. предварительный контроль исполнения (поэтапно и по заданию в целом).

Результаты практической работы Оргстроя были обобщены ИТУ в виде документа «Общие правила документации и документооборота» . В 1931 г. его экземпляры были разосланы для отзывов и внесения изменений. Он должен был получить утверждение для применения в обязательном порядке. Этот документ представлял собой своего рода положение по документоведению и делопроизводству: организация документации и документооборота; отправка корреспонденции; хранение незаконченных дел; и др. К нему были приложены образцы рекомендуемых форм документов. Проект не содержал указаний о регистрации и расписках при передаче документов. Однако в 1931 г. ИТУ был ликвидирован без передачи его функций другой организации. После этого развитие шло стихийно. Только в 1966 г. был создан координирующий центр.

ИТУ инкриминировали преклонение перед западным капитализмом. Прекратилось централизованное совершенствование форм документации. Упразднили и Оргстрой, что вызвало прекращение помощи организациям по внедрению разработок и нехватке оргтехники.

Научно-исследовательскую деятельность стал вести Наркомат тяжелой промышленности СССР, частью которого был НИИ организации управления и производства (ЦИО). Но ЦИО работал только в сфере организации производства.

В неблагоприятных условиях оказалось и делопроизводство. В ряде организаций преемственность сохранилась дольше.

Много трудностей было связано с пренебрежительным отношением к делопроизводственным «мелочам». Постепенно делопроизводство вернулось к журнальным формам.

В наше время восстанавливается высокая социальная значимость и реальная оценка труда работников управленческой сферы. Если сравнить современные квалификационные требования и должностные обязанности делопроизводителей с организационными принципами в Правилах (широкомасштабный проект нотовского движения, в котором отражались теоретические и практические достижения), то нельзя с уверенностью сказать, что современное делопроизводство достигло более высокого уровня. Содержание Правил является актуальным и сегодня. Методологический подход вполне может быть применен при разработке норм и правил и сегодня.

Функции по организации делопроизводства в 30-е гг. постепенно перешли к архивной службе, которая в 1936 г. разработала перечни документов со сроками хранения, номенклатуру дел. После этого разрабатывались классификаторы служебных документов. Работа проводилась по отдельным ведомствам. Создавались инструкции, некоторые из них носили типовой характер.

Особый интерес представляют решения Первого межотраслевого совещания по оргтехнике (1941 г), организованного Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Представители различных ведомств указывали на отсутствие делопроизводственных органов, норм государственного регулирования. Неудовлетворительным было признано положение с подготовкой кадров делопроизводства, низкий уровень механизации труда. Была намечена программа по улучшению постановки делопроизводства и архивного дела: создать организационно-управленческий центр, разрабатывающий положения о делопроизводстве для всех учреждений, предприятий в качестве общеобязательных норм; разработка положений о кадрах, ответственных за состояние делопроизводства; механизация труда, производства документационной техники; унификация и трафаретизация служебных документов; установление единой системы подготовки и переподготовки кадров (в 1964 г . было предусмотрено введение в программу средних школ изучение правил составления служебных заявлений, подготовка преподавательских кадров); создание Всесоюзного НИИ по разработке делопроизводства (1966 г.).

В это время архивной службой руководило Главное архивное управление.

В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документационной части и охране документальных материалов текущем делопроизводстве учреждений и предприятий Союза ССР» . В основу было положено создание единых норм, ведомственных инструкций по делопроизводству. Единые нормы касались порядка оформления, учета или регистрации, движения, исполнения и контроля исполнения, классификации и систематизации делопроизводства, организацию архива и сдачи документов в архив. Были сделаны попытки увязки делопроизводства архивов.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЕЛАРУСИ в

20-е гг.

В Беларуси в начале 20-х гг. было создано Бюро НОТ, кружки НОТ. Они занимались изучением, кадров, их сокращением, инструктировали о переводе всех организаций на более совершенный уровень, проводили обследования по делам делопроизводства. Изучение шло в 2 направлениях:

1. Организация вокруг этой работы как научных, так и практических работников. Результатом этого явилось образование ассоциации по НОТ при Институте белорусской культуры, который имел психотехническую лабораторию, проводил крупные работы в этом направлении. Научные силы читали лекции по НОТ, проводили занятия и курсы на кружках НОТ. Эта ассоциация находилась на госбюджете, что обеспечивало хорошую материальную базу.

2. В практике работы с документами внедрялись разработки союзных организаций.

В 1938 г. было издано постановление ЦИК БССР о мерах улучшения архивного дела в БССР, где предусматривалось обязать руководителей организаций возложить персональную ответственность за сохранность документов и архива на деловода или секретаря. Ряд постановлений по этому вопросу был принят в послевоенный период. Например, в июне 1944 г. принято постановление СНК «Об обеспечении сохранности документационных материалов государственных и ведомственных архивов по освобожденным районам БССР от немецко-фашистских захватчиков». В нем было дано указание архивным отделам немедленно взять на учет все оставшиеся материалы, а местным органам принять меры по их сохранности.

14 июня 1948 г. было принято постановление СМ БССР, предусматривавшее полное упорядочение документных материалов, законченных делопроизводством, обеспечение контроля за их сохранностью.

8 марта 1921 г. был издан Циркуляр о порядке ведения делопроизводства в уездных и волостных земельных отделах; 20 апреля 1919 г. – «Правила ведения делопроизводства в сельхозотделе Наркомзема ЛитБел; 25 февраля 1923 г. – Постановление особо совещания сотрудников управления делами ЦИК, СНК БССР об упорядочении ведения делопроизводства в канцелярии и наблюдении за своевременным исполнением учреждениями распоряжений ЦИК и СНК; 10 апреля 1923 г. – Инструкция по учету и регистрации, ведению делопроизводства в отделах НКРКИ БССР; 31 марта 1924 г. – Инструкция НКРКИ БССР по ведению делопроизводства в горсоветах, сельсоветах, окружных и районных исполкомах;19 апреля 1924 г. – Инструкция (проект) по улучшению госаппарата НКРКИ БССР и о порядке реорганизации делопроизводства.

4.РАЗВИТИЕ ДЕЛОРОИЗВОДСТВА В 60-80-е гг.

Все изменения документов в конце 50-х годов обобщались в ряде разработок ГАУ при СМ БССР.

В 1963 г. были введены в действие «Основные правила постановки документационной части делопроизводства и работы архивов» . Этим документом регламентировались правила делопроизводства (оформление документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка номенклатуры дел). Все основные операции по приведению документов в порядок должны проводиться в канцелярии.

11 ноября 1963 г. СМ БССР было принято постановление «О мерах по улучшению архивного дела в БССР» , в соответствии с которым министерства и ведомства обязывались усилить контроль за постановкой делопроизводства и состояния архивов подведомственных организаций.

17 января 1968 г. было издано постановление СМ БССР « О проекте примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах Советов трудящихся» .

В 1972 г. были разработаны 2 союзных стандарта 6.38-72 « Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» .(Всего было около 29 стандартов.)

СМ БССР распоряжением от 1 февраля 1984 г. №50Р «О внедрении ГОСТов 6.38-72 и 6.39-72» установил порядок соблюдения стандартов при оформлении ОРД, изучения требований работников, занимавшихся составлением документов.

В 1974 г. появились классические документы. Госстандартом СССР, Госкомитетом по науке и технике, Главархивом СССР была разработана «Единая государственная система делопроизводства» (ЕГСД) . Эта система применялась в работе с документами как основной регламентирующий этот порядок документ. ЕГСД включала 8 тематических разделов:

1. Правила составления документов;

2. Рациональная организация документооборота;

3. Регистрация документов;

4. Контроль исполнения;

5. Номенклатура дел;

6. Подготовка дел и их передача в архив;

7. Организация рабочих мест;

8. Механизация работ по делопроизводственному обслуживанию.

Общая часть (1 раздел), в которой определялись задачи разработки, установления границ и сфер деятельности ЕГСД, правовой статус, методическое единство всех разделов ЕГСД.

При внедрении ЕГСД предусматривались мероприятия по обеспечению внедрения системы: разработка структурными подразделениями положения и
должностных инструкций, инструкции по делопроизводству, регламентов, правил на отдельных участках. Материально-техническое направление: разрабатывались бланки документов, регистрационных карточек, обложек дел, обучение сотрудников ведению делопроизводства на новых началах, приобретение оборудования.

В ЕГСД не было журналов (только при документообороте в 500 документов), документы передавались без расписки исполнителя. Впервые была предложена форма регистрационно-контрольной карточки (РКК), у которой была реализована идея групповой регистрации.

Разработка и внедрение ЕГСД обеспечивали единые требования в организациях. ЕГСД носила рекомендательный характер. В целях нормативного обеспечения и закрепления положений, предусмотренных ЕГСД, в 1975 г. была издана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах облсоветов депутатов трудящихся БССР» . Она определяла общие требования делопроизводства и содержала приложения (учетно-регистрационные формы, номенклатура дел, описи, некоторые формы документов).

В 1968 г. был издан Перечень типовых документов с указанием сроков хранения , утвержденный Главархивом СССР.

В 1981 г. Главархивом при СМ СССР была разработана Унифицированная система ОРД (УСОРД) . Основной целью ее разработки являлось создание комплексов документов, которые обеспечивали организационно-распорядительную деятельность организации. Система применялась для обработки документов средствами ЭВМ и применялась для исполнения традиционных методов обработки. В УСОРД были включены 73 формы документов, которые распределялись на 3 подсистемы:

1. создание, реорганизация, ликвидация организаций;

2. контроль исполнения документов;

3. кадровое обеспечение.

УСОРД внедрялась и в Беларуси. В системе архивов БССР была создана служба ведения УСОРД.

Разрабатываемые унифицированные системы предполагали введение новых систем.

УСОРД была переработана в 1999 г. УСОРД 1999 г. содержит унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации, приватизации организаций; обеспечивающие распорядительную деятельность организации; по организационно-нормативному регулированию деятельности организации; по приему на работу, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий.

К началу 1984 г. были разработаны 16 УСД общесоюзного значения. Такие, как денежно-расчетная, планово-отчетная и др.

В 1986 г. были разработаны «Основные правила работы архивов» ГАУ при СМ СССР. В 1988 г. Главархивом при СМ СССР был утвержден Перечень типовых документов с указанием сроков хранения .

4. РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

В 1990 г. был принят новый стандарт 6.38-90 «УСОРД. Требования к оформлению документов» , который применялся при оформлении ОРД, при распорядительной и исполнительной деятельности органов госуправления. В нем были предложены 32 реквизита документа.

В 1991 г. была принята «Государственная система ДОУ» (ГСДОУ) . В ней содержатся общие требования к документам и органам госуправления. Она представляет собой совокупность правил , устанавливающих единые требования документирования управленческой деятельности. Ее основная цель – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов; создание условий для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки, анализа информации и совершенствования работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ используются организациями для разработки инструкций по делопроизводству и совершенствованию ДОУ. ГСДОУ заменила ЕГСД, которая была этапным документом.

В 1995 г. Комитетом по архивом и делопроизводству, БелНИИДАД была разработана «Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах других центральных органах управления» . Эта инструкция была внесена Министерством юстиции в государственный реестр и являлась обязательной для применения. Ее требования распространялись на все организации любой формы собственности. Она устанавливала порядок применения, учета, подготовки, хранения, контроля исполнения, оформления и размножения документа. Устанавливался порядок, в соответствии с которым в каждой организации должна быть разработана самостоятельная инструкция по делопроизводству на основании Примерной инструкции и других нормативно-правовых актов (НПА), не противоречащих инструкции.

В 1995 г. был введен белорусский стандарт ГОСТ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система ОРД. Требования к оформлению документа».

В 1997 г. были разработаны «Основные правила работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».

В 2001 г. постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству ль 6 августа 2001 г. №38 был учрежден Перечень типовых документов в указанием сроков хранения. Часть 1 . 2 часть Перечня была введена в действие весной 2006 г. Это повлекло отмену Перечня 1988 г. с декабря 2006 г.

6 октября 1994 г. был принят Закон «О Национальном архивном фонде (НАФ) и архивах в РБ» (эта дата считается Днем архивиста). Изменения и дополнения к этому закону были приняты 6 января 1996 г.

НАФ состоит из 2 частей:

1. государственная;

2. негосударственная.

Документы НАФ хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях, где они были образованы, до их передачи в госархивы. Сроки ведомственного хранения продлеваются на основе договора. Право постоянного хранения документов предоставлено музеям и библиотекам. Государственные организации хранят документы:

15 лет – республиканского значения;

10 лет – областного значения;

5 лет – районного и городского значения.

В 2003 г. была разработана Номенклатура дел (НД) . А в 2004 г. было установлено, что дела хранятся в подразделениях на протяжении 1 года и в архив передаются только дела постоянного хранения; в течение года оформлением документа занимаются работники подразделения.

С 1 января 2006 г. в каждой организации должны быть составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Негосударственные организации могут передавать документы в госархив, но это осуществляется на основе договора с компенсацией расходов за хранение и использование документов.

В случае ликвидации негосударственной организации ее документы передаются в территориальные архивы местных исполнительно-распорядительных органов.

В соответствии с постановлением СМ РБ от 28 декабря 1999 г. №1947 был создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства (Госархивнадзор) при Государственном комитете по архивам и делопроизводству. Вследствие того была введена должность Главного госинспектора архивов и делопроизводства, госинспекторов областей, у которых имеются соответствующие удостоверения. Они имеют право оштрафовать и применять меры административных взысканий при выявленных нарушениях (от 3 до 20 базовых величин). Это положение закреплено в законе «Об административных правонарушениях» с изменениями от 27 июня 1997 г. В Уголовном кодексе содержатся соответствующие статьи (стст. 3, 4, 377).

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

Регистрация – запись по установленной форме сведений о документах. Регистрация фиксирует факт поступления, отправки или создания документа.

Существуют 3 системы регистрации:

1. Централизованная , при которой все документы (входящие, исходящие и внутренние) поступают в специальное подразделение (канцелярию), где регистрируются, а затем выполняются исполнителем.

2. Децентрализованная , при которой документы регистрируются непосредственно в структурных подразделениях. Применяется в территориально разобщенных организациях.

3. Смешанная система применяется в организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть документов регистрируется СДОУ, другая – в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть связана с другими видами работ по делопроизводственному обслуживанию: контролем исполнения документа, оформлением дел, организацией, хранением и поиском документов.

Документы, регистрируемые в структурных подразделениях, включаются в специальный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. Документы, включенные в этот перечень, передаются в структурные подразделения, минуя руководство (без его резолюции).

В Примерной инструкции предусматривается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. На его основании в каждой организации разрабатывается свой индивидуальный перечень документов. Вначале этот перечень может быть разработан в качестве самостоятельного документа, а затем включен в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В данный перечень включаются:

· Письма, присланные для сведения;

· Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

· Графики, наряды, заявки;

· Сводки и информации, присланные для сведения;

· Учебные программы, планы;

· Рекламные извещения;

· Прейскуранты;

· Копии;

· Пригласительные билеты и письма;

· Печатные изделия;

· Статистическая отчетность.

Нецелесообразно составлять перечень документов, подлежащих регистрации, т.к. регистрации подлежат все документы, за исключением вышеуказанных.

В перечень включаются документы, которые регистрируются в специальных формах отраслевых служб (включая документы, по которым СДОУ справок не наводит): бухгалтерий, библиотек и т.д.

Составление перечня идет 2 путями:

1. Выделяются документы, не требующие ответа;

2. В каждой службе выявляется, какие виды документов сводятся при поступлении/создании.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, важнейшие внутренние документы, обращения граждан, получаемые из других организаций, требующие ответа/исполнения. Т.е. в перечень включаются документы, нуждающиеся только в учете или контроле за фактом поступления и не являются объектами для наведения справок СДОУ.

Независимо от того, подлежат документы регистрации в СДОУ, на них проставляется регистрационный штамп поступления. А номер будет проставлен в канцелярии/другом структурном подразделении. В некоторых организациях заказываются специальные штампы, где указывается название организации.

В работе по регистрации используются все справочные материалы, имеющиеся в организации, НД, справочники корреспондентов, положения о структурных подразделениях, организации и т.д.

В организациях регистрируются не только входящие и исходящие документы, но и внутренние.

5.1. Основные правила регистрации документов

Инструкцией предусматривается общий порядок регистрации документов. Поэтому несмотря на специфику организаций, эти принципы должны соблюдаться.

1. Каждый документ регистрируется только 1 раз – принцип однократности документа. При соблюдении этого принципа сведения о документе фиксируются только 1 раз, в форме, удобной для последующего учета и контроля, независимо от места регистрации.

2. Однократность регистрации обеспечивается также принципом инициативного документа (независимо от того, входящий это или исходящий документ). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к записям на соответствующий документ. Т.е. и запрос, и ответ регистрируются в одной регистрационной форме. Этот принцип может применяться при карточной системе.

3. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

6. ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Индекс инициативного входящего документа повторяется в ответном документа. Это связывает одним индексом и инициативный документ, что облегчает их поиск.

Индексация документов в делопроизводстве (индекс – система условных обозначений документа, состоящая из нескольких элементов (индекс структурного подразделения, индекс дела по НД, индекс корреспондента, индекс вопроса)) – проставление номера и необходимых условных обозначений, указывающих на место составления и хранения документа.

Индекс документа состоит из номера дела по НД и валового регистрационно-учетного номера, индекса структурного подразделения.

Пример:

Входящий документ – 100/2-3 (индекс дела после исполнения)

Исходящий документ – 2-3/100

2 – индекс структурного подразделения

3 – номер дела по НД внутри данного структурного подразделения

100 – порядковый номер (или валовой), присвоенный документу при регистрации

Индексы исходящих и входящих документов состоят из тех же элементов, но меняется их расположение.

В индекс документа составной частью может включаться индекс корреспондента. Для этого составляется шифратор корреспондентов, который в качестве приложения включается в инструкцию по делопроизводству.

В индекс документа может включаться вопрос деятельности. Для этого в организации разрабатывается классификатор вопросов деятельности. Он может быть в качестве приложения к инструкции по делопроизводству, как и индекс структурных подразделений с их условными обозначениями.

В индекс может включаться первая буква фамилии должностного лица, подписавшего документ. Может включаться и код территории, где располагается организация. Т.о. индекс может выглядеть следующим образом:

код территории

код вопроса

номер структурного подразделения – номер дела
корреспондент
2/3/100/2-3/В/4
первая буква фамилии
валовой номер

Система условных обозначений определяется каждой организацией с учетом общих принципов регистрации документов и закрепляется в инструкции по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении.

При учете распорядительных документов, протоколов им присваивается валовые порядковые номера в пределах календарного года.

Приказы по личному составу в зависимости от сроков хранения делятся на 2 категории:

1. Со сроком хранения 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании, изменении имен и фамилий, зарубежных командировках).

2. Со сроком хранения 3 года (после проверки налоговыми органами).

В НД предусматривается 2 дела и 2 регистрационные формы для таких документов (по личному составу – 1-Л, по кадрам – 1-К).

При оформлении в отдельные дела приказов по личному составу о командировании они также будут регистрироваться отдельно и им присваивается отдельный регистрационный индекс (например, Км).

Система обозначений не должна заканчиваться на гласную букву.

Протоколы, как и приказы, регистрируются в пределах календарного года (например, 5 (номер протокола)/8 (номер повестки дня)).

По отдельным вопросам повестки дня заседания коллегиального органа могут приниматься самостоятельные решения и оформляться постановлениями или решениями. Их индекс будет состоять из номера протокола и номера вопроса повестки дня (например, 5/2).

Индекс внутреннего документа (справка, накладная и др.) состоит из условного обозначения структурного подразделения, где будет храниться документ и валового регистрационного номера, номера дела.

7.ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК ИХ ЗАПОЛНЕНИЯ

В настоящее время в организациях применяются 3 основные формы регистрации документов:

-Журнальная;

-Карточная;

-С помощью ПЭВМ (электронная карточка).

Журнальная применяется в организациях, где объем документооборота более 1000 документов в год (15-20 в день). Это достаточно старая форма регистрации. В Примерной инструкции даны формы этих журналов.

Виды журналов:

-Регистрации входящих документов;

-Регистрации исходящих документов;

-Регистрации приказов по основной деятельности;

-Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (индекс – 1К, 2К и т.д.);

-Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 3 года (1Л, 10Л и т.д.);

-Регистрации внутренних документов.

При незначительном количестве внутренних документов их регистрируют в журнале исходящих документов. А при значительном их объеме (более 200 в год) предусматривается отдельный журнал для их регистрации.

7.1. Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа Дата и индекс поступившего документа Корреспондент Краткое содержание Резолюция Расписка

02.01.2006

1

2

3

15

03.01.2006

16

17

26.12.2005

№3-2/124

номер из бланка поступившего документа

Организация, от которой получен документ

(из бланка)

О чём?

заголовок документа

Исполнитель в Д.п.

Коту Я.А.

Подготовить ответ к 06.01.2006

Роспись

Кот

Роспись

03.01.2006

Исполнен

Исх. 3-2/124

От 26.12.2005

Из журнала исходящих документов

В целях эффективного поиска документов при журнальной регистрации допускается на копии исходящего документа проставлять дату и номер входящего документа. Это делается для того, чтобы завязать между собой 2 журнала и показать, какой входящий документ исполнен.

Оригинал исходящего документа Копия

_______ ________

_______ ________

_______ _________

02.02.2006 №3-8/1

Заголовок

Текст документа

Фамилия исполнителя Роспись

___________ _________

___________ _________

___________ _________

О2.02.2006 №3-8/1

Заголовок

Текст документа

Верно

Роспись ФИО

7. 2. Журнал регистрации исходящих документов

Дата и индекс Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении
02.01.2006 Кому направлен О чем? Иванов 02.01.2006
3-8/1 документ? Расписка
4-5/2 исполнителя в
03.01.2006 получении отпуска
И т.д. документов

Преимущества журнала:

1. Простая форма учета.

2. Запись не может потеряться

Недостатки журнала:

1. Нарушение принципа однократности записи.

2. Неудобство контроля и поиска (листать журнал и искать запись).

ПРИМЕРЫ

Форма журнала входящих документов

Дата поступления, индекс документа Дата и индекс поступившего документа Корреспондент (организация, из которой получен документ) Краткое содержание Резолюция или кому направлен Расписка в получении Отметка об исполнении

22.06.2000

№508

21.06.2000

№35/01-10

БелНИЦЭД О разработке рекомендаций

22.06.2000

Рыбакову А.Е.

Давыдовой Э.Н.

Роспись А.Е. Рыбаков

22.06.2000

В дело №3-2.

Подготовлен ответ

Исх. №3-2\523 от

29.06.2000

Исходящих документов

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое содержание Отметка об исполнении

21.06.2000

№35/01-10

БелНИЦЭД О разработке рекомендаций

Исполнен

Вх. №1-16/378 от

04.05.2000

8. КАРТОЧНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ

8.1. Форма и порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Срок исполнения

Название документа

Автор (корреспондент)

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Краткое содержание

Резолюция или кому

направлен документ

Отметка об исполнении

ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА

Контрольные отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА

Форма является единой для регистрации всех категорий документов. Эта карточка также используется для контроля за сроками исполнения документа. Используется принцип однократности, инициативного документа, т.к. и запрос, и ответ регистрируются в одной карточке.

Количество карточек, заполняемых при регистрации, определяется числом справочных и контрольных картотек, которые заводятся во всех структурных подразделениях, где будут исполняться и контролироваться документы. Минимальное количество карточек – 2: 1) в СДОУ; 2) передается в структурное подразделение исполнителю.

Формат карточки может быть А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148). Его выбор предоставляется организациям. Как правило, пользуются карточками формата А6.

Название реквизитов набирается самым мелким шрифтом и в самой нижней строке графы для того, чтобы выделить данные, записанные после регистрации.

8.2. Графы РКК

1. Вверху помещается календарная шкала , используемая для контроля сроков исполнения документа. На карточке А6 наносятся только нечетные числа. Поэтому срок исполнения отмечается днем раньше. Дата исполнения берется из текста документа, резолюции.

2. Срок исполнения . Проставляется число, месяц и год при регистрации инициативного документа, т.е. исходящего. Записывается дата получения ожидаемого ответа.

3. Автор (корреспондент). Для входящих документов записывается наименование организации, от которой поступил документ. Для исходящих – куда/кому направляется документ.

4. Дата и индекс поступления . Дата и индекс документа, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. При регистрации исходящего документа эта графа не заполняется.

5. Дата и индекс документа . Проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией автором при его отправке. При регистрации исходящих документов и внутренних проставляется дата подписания документа, его исходящий индекс или внутренний номер.

6. Краткое содержание. Когда заголовок не раскрывает содержание, может записываться ключевой абзац.

7. Резолюция . Все резолюции, появившиеся на документе в процессе его исполнения, записываются с указанием должности и ФИО подписавшего документ.

8. Отметка об исполнении . Делается запись, отражающая решение вопроса по существу («Подготовлен проект»), проставляется дата отправки и индекс ответного документа. Если не требуется письменный ответ, то записывается, когда и кем решен вопрос, поставленный в инициативном документе. При регистрации инициативного исходящего документа ему присваивается индекс (01(11)/121). Поступивший документ принимается уже с индексом.

9. Контрольные отметки . Делаются отметки о контроле сроков исполнения; проставляется дата проверки; указываются причины задержки исполнения; делаются записи, отражающие движение документа; может оформляться расписка в получении документа.

10. Заполняются в архиве на документы постоянного хранения при передаче в ведомственный архив после составления описи дел постоянного хранения.

Допускается введение дополнительных реквизитов: количество листов в основном документе и копии; исполнитель и его телефон. Допускается разделение реквизита на несколько частей, цветовое различие карточек.

При изготовлении карточек для распорядительных документов можно ввести графу «Вид документа», «Основание» (указывается номер и дата документа, во исполнение которого создан данный документ). Если этой графы нет, то информацию пишут в скобках после заголовка в «Кратком содержании». В случае отмены приказа или 1 из его пунктов в графе «Контрольные отметки» делается соответствующая запись.

Преимущества карточек :

1. Возможность осуществления однократной регистрации документа;

2. Возможность организовать рациональную систему поиска;

3. Позволяют организовать контроль исполнения без дополнительных записей.

Недостатки:

1. Требуют более высокой квалификации, чем журналы;

2. Возможность утраты информации при потере карточки.

9.УЧЕТНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ (УСА)

РКК служат основой для создания УСА. Все это достигается путем группировки РКК в картотеке по определенным признакам. Каждая из РКК помещается в картотеку после регистрации документа и не нее будут перенесены все необходимые сведения.

Картотеки могут различаться по назначению и виду. В каждой организации должна быть справочная картотека, в которой РКК делятся на исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы ) служат для поиска документа в процессе его исполнения.

Вторая часть строится с учетом использования этой картотеки для учета исполненных документов .

Разделами второй части являются: название корреспондента с его индексом и структурных подразделений.

Разделы второй части строятся с учетом классификатора вопросов или участников деятельности организации. Первым разделом может быть разновидность документа, который оформляет эти виды деятельности, а также могут указываться и дела, которые формируются с НД.

В вопросной картотеке дополнительно могут обозначаться названия структурных подразделений. Этот раздел делится на рубрики в соответствии со статьями НД. Обозначаются заголовки дел и их индексы по НД.

Рубрики могут делиться на подрубрики.

РКК из разделов картотеки по неисполненным документам по мере исполнения документов, с проставленными в них необходимыми отметками (об исполнении), перемещаются в соответственные разделы и рубрики второй части картотеки. Поэтому такая картотека может иметь помимо информационной функции и контрольную функцию (массовый контроль).

Обычно в организациях, где значительный документооборот (свыше 1000), справочные картотеки ведутся как в канцелярии, так и в каждом структурном подразделении. В учреждениях, где документооборот до 1000 документов, ведется единая справочная картотека. На некоторые документы (приказы и др.) могут вестись специальные картотеки (кодификационные). В них РКК на ОРД группируются по определенным вопросам. Выделяются действующие и отмененные документы.

Картотека, построенная по НД, составляется на исполненные документы. Разделами являются: названия дел или и индекс.

Как правило, на входящие документы первая часть картотеки дел по корреспондентам (по шифратору), а на исходящие по исполнителям (структурным подразделениям). Группе однородных корреспондентов может присваиваться один индекс.

В структурных подразделениях из РКК, полученных из канцелярии вместе с документами, формируется УСА.

В процессе исполнения документов ответственным за делопроизводство ведется справочная картотека, в которой РКК на неисполненные документы формируются по срокам исполнения, исполнителям. После исполнения РКК с соответствующими отметками (номер и дата ответа) помещается в раздел картотеки на исполненные документы, где РКК систематизируются по НД. Рубриками будут индексы дел по НД. Через год после завершения в делопроизводстве в архив организации передаются по описи дела постоянного хранения и массивы РКК на документы, сгруппированные в соответствии с НД.

УСА должен отвечать следующим требованиям:

1. Он должен наиболее полно раскрывать состав и движение документа.

2. Должен обеспечивать оперативный поиск документов и контроль за их исполнением.

3. Должен сокращать время на непосредственное обращение к документам.

10.ОСНОВНЫЕ НЕДОСТАТКИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1. Многократность регистрации.

2. Отсутствие перечней документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

3. В большинстве организаций отсутствует регистрация внутренних документов.

4. Различие в регистрационных формах в разных структурных подразделениях организаций.

5. Наличие журнальной формы регистрации при значительном документообороте.

6. При карточной регистрации не полностью используются ее преимущества.

7. Отсутствие в регистрационных записях сведений о содержании и исполнении документа.

8. Отсутствие сведений о документах, не требующих письменных ответов.

9. Различие в системах регистрационных индексов, применяемых в различных структурных подразделениях.

10. Отсутствие в индексах номера дела по НД, что снижает поисковой образ документа.

11. Непостоянство условных обозначений структурных подразделений и индексов документов (индексы должны меняться только в случае реорганизации учреждения).

12. Отсутствие связи между индексами документов – ответов и соответствующих документов – запросов.

11. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Есть определенная система ведения индивидуального контроля. Очень важно определить сроки, технологию, сделать анализ данных контроля.

Контроль исполнения документов – комплексная система мероприятий, направленных на оперативное выполнение задач, решений и оценку результатов.

Контроль напрямую связан с усовершенствованием документоведения. Чем выше его эффективность, тем меньше негативные результаты, вызванные невыполнением предыдущих документов.

Виды контроля:

· Контроль со стороны руководителя организации;

· Контроль руководителей структурных подразделений;

· Непосредственный контроль, который возлагается на СДОУ;

· Самоконтроль исполнителя.

Основная роль отводится руководителям организации и структурных подразделений. Они должны организовать контроль, обеспечивающийся самоконтролем по выполнению документов, взятых на исполнение.

Документы, подлежащие контролю, делятся на группы:

1. Документы, подлежащие индивидуальному контролю. Виды определяются исходя из специфики деятельности организации и специфики внутренних или получаемых документов.

2. Документы, подлежащие массовому контролю К ним относятся законодательные акты, нормативно-правовые документы, распорядительные документы вышестоящих организаций, документы других организаций, обращения граждан и важнейшие инициативные документы, направленные в другие организации.

Работа по контролю должна строиться на следующих принципах:

· Оперативность и своевременность исполнения документов (надо иметь контрольно-справочный аппарат);

· Полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

· Систематичность;

· Необходимость обобщения и анализа итогов контрольных работ.

Выделяются 2 аспекта (объекта):

1. Контроль по существу решения вопроса (контроль за качеством исполнения документа) руководителем подразделения.

2. Контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу (фактический контроль) – оценка, насколько правильно ведутся работы, насколько полны и исчерпывающи принятые решения. Осуществляет руководитель путем организации проверок, предоставления справок, отчетов и т.д.

Контроль за сроками исполнения (сроковый) является очень важной информационной частью фактического контроля. Обычно сосредотачивается в СДОУ, а в организациях с небольшим объемом документооборота – у секретаря и лиц, ответственных за подготовку и хранение документов в структурных подразделениях.

10.1. Составные части контроля исполнения

Включает 2 обязательные составные части: предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль предполагает осуществление периодической проверки (СДОУ) и регулирования процессов исполнения документов. Включает напоминание исполнителям о приближении срока окончания работ над документом (за 2-3 дня).

Последующий контроль является итоговым. Представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях по результатам предварительного контроля. Он лишь констатирует факт исполнения документа и не влияет на ход выполнения поручения, т.к. осуществляется после истечения срока исполнения документа.

Категории документов, подлежащих предварительному контролю, формируются в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. В каждой организации этот перечень разрабатывается на основании Перечня типовых сроков исполнения документов, данного в качестве приложения к Примерной инструкции. В перечень включается обязательный минимум документов, исполнение которых берется на особый контроль. Перечень может утверждаться руководителем организации или как приложение к Инструкции по делопроизводству (ИПД) данной организации. Наличие перечня позволяет поставить документы на контроль еще до рассмотрения их руководителем или в дополнением к его указаниям. По указаниям можно ставить на контроль документы, не представленные перечнем:

-Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих организаций – согласно указанному в них сроку;

-Обращения граждан -- в соответствии с действующим законодательством РБ;

-Письма организации – согласно указанным в них сроках или в течении 15 дней.

-Письма-запросы, письма-поручения вышестоящих организаций – согласно указанных в них сроках или не позднее 15 дней.

-Телеграммы, требующие срочные решения – от 2 до 5 дней, остальные – в течении 10 дней.

-Протоколы совещаний – по указанному в них сроку;

-Внутренние распорядительные документы – по указанному в них сроку;

-Планы, графики – по указанному в них сроку.

10.2. Сроки исполнения документов, стоящих на контроле

Документам, которые ставятся на контроль, присваиваются определенные сроки исполнения. Эти сроки делятся на типовые и индивидуальные.

Типовые устанавливаются для определенных, наиболее массовых документов, подлежащих контролю в соответствии с существующим законодательством и перечнем типовых документов в ИПД. Как правило, типовой срок основной массы документов составляет 10-15 дней, обращений – 15-30 дней, телеграмм – 2-5 дней.

Когда срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать 15 дней. Такие документы подлежат последующему контролю.

Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководителем организации. Они отражаются в резолюции или могут указываться в документе. Учитывается содержание документа, практические возможности по его исполнению. Предполагают осуществление предварительного контроля.

Иногда индивидуальный срок отличается от типового, установленного для данной категории документов. Например, по обращениям руководитель может установить меньший срок, если решение не требует отлагательств.

Возможна ситуация, когда по указанию руководителя организации ли структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень. Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов).

На особый контроль могут браться устные указания руководителя.

Сроком исполнения документа является конечная дата работы с документом. Определяется в календарных днях. Срок исчисляется в зависимости от вида документа. Для входящих документов – это дата их поступления в организацию. Для исходящих и внутренних документов – срок исчисляется с даты их принятия.

Если документ сложный, вопрос об исполнении решается, как правило, в течение 2 дней. Начало контрольных операций должно совпадать с моментом регистрации документа.

Если по каким-то объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо заранее (за 2-3 дня) согласовать вопрос с руководителем об установлении более реального срока исполнения документа. Отпуск, командировка не являются уважительной причиной исполнения. В этом случае неисполненные документы должны быть переданы другому исполнителю.

Для документов, требующих более длительной работы по исполнению, срок может быть увеличен (за 2-3 дня) не более чем в 2 раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок только то лицо, которое его установило ( и снимает с контроля). Срок может быть продлен сразу после получения или за 2-3 дня до истечения срока. Если исполнителем вопрос о переносе срока не согласован заранее, документ считается неисполненным.

Для сложных заданий, требующих длительного срока исполнения и участия нескольких исполнителей из различных подразделений, целесообразно задание разделить на стадии выполнения и по каждому этапу выделить конкретного исполнителя, срок исполнения и методы работы. С этой целью может составляться план выполнения документа.

ПЛАН

выполнения поручения, поступившего из СМ РБ.

Содержание задания:1. Разработка…(Разработка нормативно-методического обеспечения организации работы с руководящими кадрами в соответствии с постановлением СМ РБ от 20.10.2004 «О некоторых мерах по реализации указа Президента РБ от 24.07.2004 №354»)

2. Срок……(Срок исполнения – 03.01.2005)

Этапы выполнения задания Структурные подразделения Ответственный исполнитель Срок исполнения по каждому этапу Методы исполнения Ход исполнения

….

3. Разработка положения о резерве руководящих кадров, его подготовке, порядке использования и обновления

……

Кадровая и юридическая служба

……

Руководитель кадровой службы

В.В. Петров

…..

03.01.2005

(или до 03.01.2005)

…..

Анализ и определение структуры и состава резерва руководящих кадров;

Организация работы по подбору кандидатов в резерв;

Формирование банка данных руководителей, должности которых включены в кадровый реестр.

……

Подготовка перечня руководящих должностей, входящих в кадровый реестр, для замещения которых создается резерв кадров.

Подготовка проекта положения. его согласование и утверждение.

Подготовка проекта порядка назначения (освобождения) на должности, включенные в кадровый реестр, его согласование и утверждение.

(Отметка об исполнении)

ИСПОЛНЕНО

Подготовлены нормативные документы по выполнению постановления СМ РБ от 20.01.2004 №1304.

10.3. Ведение контроля исполнения документа

При регистрации документов с использованием специальной РКК. 1 её экземпляр используется для контроля сроков исполнения и формирования так называемой сроковой (контрольной) картотеки.

При журнальной регистрации на контролируемые документы должна заводиться РКК. Её формы установлены в Примерной инструкции. Особое внимание уделяется «Контрольным отметкам»: дате проверки и задержки.

При поступлении документа, подлежащего контролю, на РКК и на левом поле документа проставляется буква «К». Из экземпляров РКК формируется контрольная (сроковая) картотека. Карточки в такой картотеке располагаются по срокам исполнения. Контрольная картотека имеет 3 раздела:

1. Картотека текущего месяца, которая делится на 31 ячейку ( по количеству дней месяца).

2. Картотека месяцев текущего года. В ней группируются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующие периоды.

3. Картотека для РКК на просроченные документы(не выполненные в срок).Этот раздел может подразделяться в зависимости от сроков неисполнения документов: от 3 до 5 дней, от 5 до 10 дней, от 10 до 15 дней и свыше.

В контрольной картотеке РКК, как правило, располагаются на основе комбинации признаков. Так, в контрольной картотеке между разделителями по дням, которые соответствуют срокам исполнения, РКК могут группироваться по структурным подразделениям, по исполнителям (внутри подразделений).

В контрольной картотеке целесообразно вести раздел и на исполненные документы, в котором РКК систематизируются по НД, тематике решаемого вопроса. (Лучше по НД)

10.4. Особенности исполнения входящих и исходящих документов, внутренних документов

В организациях осуществляется контроль и за исходящими документами, не только входящих. Для этого целесообразно разделить документацию на 3 группы:

1. Распоряжения, издаваемые руководством.

2. Документация текущего характера, посредством которой координируется деятельность подведомственных организаций.

3. Запросы в вышестоящие и другие организации.

На распоряжения руководства оформляются РКК обычной формы, которые в совокупности составляют раздел контрольной картотеки или картотеку указаний подведомственным организациям. Карточки в этой картотеке располагаются по предполагаемым датам получения ответа. Используются рубрики « По корреспондентам» и «Срокам исполнения». Фактическую проверку будет осуществлять контрольная СДОУ подведомственной организации. В отдельных случаях возможен выезд работников на места.

Документация текущего характера и запросы контролируются самими исполнителями. В контрольной картотеке структурного подразделения для этого карточки на контролируемые исходящие документы (инициативные) располагаются по срокам исполнения поручении или по ожидаемым датам получения ответов по корреспондентам.

Ожидаемый срок ответа на инициативный документ может проставляется на копии исходящего документа (отпуске) при его регистрации. При получении ответа его приобщают к соответствующей копии исходящего документа для принятия решения по данному вопросу. При этом на РКК, заведенной на исходящий документ, должна быть отметка об исполнении, указаны реквизиты документа-ответа. После этого РКК перемещается в «исполненные документы».

Имеется определенная специфика исполнения распорядительного внутреннего документа (приказа, распоряжения, постановления). На каждый распорядительный документ, если он касается одного вопроса, или на каждый его пункт составляется отдельная РКК. Контроль его исполнения может осуществляться по специальной картотеке, где РКК могут располагаться по вопросам, срокам исполнения или они могут контролироваться по общей картотеке.

РКК целесообразно заводить и на поручения руководства, отданные в устной форме. В такой РКК указывается содержание задания, исполнитель и срок исполнения.

10.5. Снятие документов с контроля

Контрольный аппарат организации может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Кроме того существует порядок, при котором документы, поступившие из вышестоящих организаций, снимаются с контроля лишь по указанию руководителя организации, а распорядительные внутренние документы – по указанию лиц, их подписавших. Следует иметь в виду, что направление писем-запросов для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных не является основанием для снятия документов с контроля.

Сведения о ходе исполнения указываются в графе «Контрольные отметки».

Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись руководителю организации или структурного подразделения. Дата подписи является датой ответного документа. На исполненном документе ставится отметка об исполнении (В дело №..). Без отметки «В дело» документ не снимается с контроля.

В случае, если письменный ответ не составляется, исполнитель пишет на входящем документе предпринятые действия и их результаты.

Исполненные документы должны своевременно группироваться в дела в соответствии с НД. РКК из контрольной картотеки помещаются в раздел «Исполненные документы». При этом данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в РКК, и там проставляется отметка о снятии с контроля, дата исполнения, индекс документа, фамилия лица, подписавшего документ и фамилия исполнителя.

Информирование контрольной службы о снятии с контроля осуществляется с отсылкой в неё оформленной РКК вместе с исполненным документом.

10.6. Анализ и обобщение данных о контроле исполнения документа

В организациях должен систематически осуществляться анализ по следующим направлениям:

1. Анализ исполнительной дисциплины в структурных подразделениях и в целом по организации.

2. Анализ причин несвоевременного поступления документов к исполнителям, т.е. выяснение, на каком этапе «залеживается» документ.

3. Анализ причин неисполнения документов в срок.

Обобщающие документы по контролю могут составляться в форме сводок, справок и перечней.

Сводки оперируют цифровыми показателями, разнесенными по специальным графам. Они могут быть ежемесячными, еженедельными, ежеквартальными в зависимости от числа документов на контроле.

В перечнях и справках содержатся данные о конкретных документах, которые были взяты на контроль или числящиеся за определенным подразделением.

Обобщающие документы составляются на основании просмотра и обработки РКК, материалов проверок в установленные сроки.

Одновременно может проводиться сравнительный анализ исполнительской дисциплины по годам, месяцам.

Итоговые документы по контролю должны поступать руководителям. Эти документы поступают вместе с докладными записками, письменными заключениями и рекомендациями по улучшению состояния дисциплины.

Задержки в исполнении могут возникнуть из-за неупорядоченных документационных процессов в организации. При невыполнении поручений в установленный срок, руководитель должен изучить причины и принять меры, чтобы исключить их в будущем.

11. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ (НД)

Научно обоснованная классиф доков в дп позв прав форм доки в дела, что облегчает их поиск. Для этого в орг разраб схемы гриппировки доков в первичные (тематически)(дела). Эти классификационные справочники – номенклатура дел.

Номенклатура дел (НД) – систематизированный список наименований дел заводимых в дп, дел с указанием сроков хранения, утверждаемый в установленном порядке.

НД, раскрывая содержание и характер деятельности организации, обеспечивает порядок формирования дел, порядок учета дел в делопроизводстве и в архиве.

Контроль за соблюдение НД структурного подразделения организации – одна из основных функций службы доу.

Помимо того, что НД выполняет функции указателя основных направлений деятельности организации, схемы группировки исполненных документов по тематическим комплексам – делам, базы для индексирования документов и дел, она также выполняет функции указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве. НД выполняет функцию учетного документа в архивах для дел временного (до 10 лет) хранения.

11.2. Порядок составления, согласования и утверждения

Ответственность за разработку НД возлагается а СДОУ (канцелярию, секретариат, общий отдел, управление делами). Составлением НД должны заниматься и руководящие работники и специалисты организации, хорошо знающие задачи своих структурных подразделений, могут прогнозировать состав документов на предстоящий год, определять ценность документов.

Неправильно поручать работу только заведующему архивом. Он принимает участие в разработке, но его задачей является оказание методической помощи.

НД составляется в 4 квартале текущего года, чтобы СДОУ и архив смогли до 1 января согласовать и утвердить НД в установленном порядке. Несвоевременно составление НД может привести к нарушению требований по комплектованию дел.

Прежде чем приступить к составлению НД, необходимо провести организационную работу. Руководитель СДОУ и заведующий архивом проводят совещание с представителями всех структурных подразделений, на котором подводятся итоги по формированию дел и НД в текущем году, даются указания о сроках представления НД в СДОУ, её согласовании и утверждении.

Для составления НД используются уставы или положения об организации, структурных подразделениях (в них определены функции организации и будут соответственно формироваться дела), должностные инструкции, штатные расписания (названию отдела и должность), планы, отчеты, регистрационные формы (журналы и картотеки), номенклатуры за прошлые годы, описи дел постоянного и временного хранения, перечни типовых документов и ведомственные перечни дел с указанием сроков хранения. Уставы, положению, штатные расписания, инструкции помогают определить схему построения НД с учетом расположения структурных подразделений, уточнить их задачи и функции на следующий год. Учетно-регистрационные формы помогают уточнить состав и содержание документов. Перечни – виды документов с указанием сроков хранения и группировку документов в дела. Номенклатуры дел истекшего года и описи дают сведения о ранее заведенных делах, образованных процессах деятельности организации.

При составлении НД руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству, Основными правилами работы архивов 1997 г.

Во вновь созданной организации НД составляется в любое время года, а затем -- к началу делопроизводственного года. Точно также при реорганизации НД должна быть составлена в любое время года. Могут быть случаи, когда вновь созданная организация получает от предшественника или другой организации незавершенные делопроизводством дела для дальнейшей работы с ними. В таком случае эти дела включаются в НД правопреемника для продолжения их в делопроизводстве (в качестве резервных номеров).

НД должна охватывать весь объем документов, образующихся в организации, не зависимо от сроков их хранения. В НД также включаются все учетно-регистрационные формы (книги, журналы, карточки).

Не подлежит включению в НД вся печатная продукция, национальный реестр правовых актов и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, бюллетени и др.

В деятельности организаций сложилась практика заведения группы дел по отдельным вопросам, решаемых в течение нескольких лет – переходящих дел. Они могут пополняться документами всего периода, и их ведение ежегодно предусматривается НД. Переходящие дела включаются в НД следующего делопроизводственного года под тем же индексом.

Переходные дела условно подразделяются на:

-Незавершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопроса: документы о реорганизации и ликвидации организации, отчеты, переписка;

-Дела, которые ведутся в течении нескольких лет до окончательного заполнения форм: учетно-регистрационные формы (журнал учета договоров, книга замечаний и предложений);

-Дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые могут формироваться в течение нескольких лет. В организациях в течение делопроизводственного года получаются несколько инструкций. В таком случае дело формируется, пока не достигнет объема в 200-250 листов. Например, инструкции, методические указания Министерства по налогам и сборам.

Если в истекшем году дело состояло из 2 или более томов, а последний том не закончен, то в НД будущего года включаются все тома переходящего дела.

Основой для составления НД в организации в целом служат НД структурных подразделений. В структурных подразделениях НД составляются исполнителями совместно с должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства этой службы.

СДОУ и архив оказывают необходимую консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в том числе и по подготовке НД. Заведующий архивом проверяет правильность формулировок названий дел, сроков составления дел. Поэтому НД структурного подразделения в обязательном порядке визируется заведующим архивом или лицо, ответственное за архив. При наличии экспертной комиссии (ЭК) в структурном подразделении НД согласовывается с ней. Затем НД подписывается руководителем этого подразделения. После этого структурные подразделения передают свои НД в СДОУ (или специалисту, ответственному за организацию документооборота). На основании НД структурных подразделений СДОУ разрабатывает сводную НД по организации в целом.

Сводная номенклатура визируется заведующим архивом, подписывается руководителем СДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации. Ежегодно НД в организации уточнятся, перепечатывается и утверждается руководителем организации (1 января). Ежегодный экземпляр НД является документом постоянного хранения и включается в раздел НД СДОУ.

НД государственных организаций, сдающих документы на хранение по истечении истекших сроков ведомственного хранения (5, 10 и 15 лет) в государственный архив, согласовывается не менее чем 1 раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения.

Государственные организации (10 тыс.), не сдающие документы в государственный архив, согласовывают свою НД 1 раз в 5 лет с ЦЭК вышестоящей организации (внутриведомственный контроль).

НД негосударственные организации, заключившие договор с государственным архивом, согласовывают НД также 1 раз в 5 лет с ЭПК или ЭМК архивного учреждения. Негосударственные организации, не заключавшие договор, свою НД согласовывают с собственной ЭК. Но НД должны быть составлены также как в государственных.

Ежегодно НД в организациях уточняются, перепечатываются и переутверждаются. НД структурного подразделения постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры СДОУ.

Составляются 4 экземпляра НД (максимум):

1. Хранится в СДОУ . Он включается в НД СДОУ и хранится постоянно.

2. Используется в качестве рабочего экземпляра . После утверждения сводной НД структурные подразделения получают выписки из этой НД по своему разделу. Выписка хранится в структурном подразделении 5 лет и включается в соответствующий раздел НД этого структурного подразделения.

3. Передается в архив организации . Заведующий архивом на основании номенклатуры дел проверяет формирование дел в структурных подразделениях в течении делопроизводственного года. В соответствии с этой НД заведующий архивом ведет контроль за передачей дел в архив и прём дел с временными сроками хранения (до 10 лет).

4. Передается на согласование (1 раз в 5 лет) в соответствующий государственный архив или архив вышестоящей организации, если организация не является источником комплектования государственного архива. В государственном архиве ведется наблюдательное дело, включающее все номенклатуры, справки и т.п. + карточку учета: кто руководитель, его данные, что принималось, реорганизация и т.д. Именно для этого нужен 4 экземпляр.

НД может быть составлена и в 2 экземплярах, если, например, на СДОУ возложены обязанности по ведению архива, а сама организация имеет негосударственную собственность, и не заключала договор с архивом.

В НД после наименований основных структурных подразделений в порядке значимости включаются дела общественных организаций. Например, профсоюзный комитет, комиссия, советы. В НД также включаются дела, которые заводятся и в архиве.

11.2. Схема построения НД

В сводной номенклатуре дел названия структурных подразделений располагаются в соответствии со штатным расписанием. При это документы СДОУ в любом случае располагаются в начале номенклатуры. Это связано с тем, что в СДОУ откладываются ОРД руководства организации (приказы, устав, положение), документы, касающиеся деятельности всей организации в целом (переписка по основным вопросам деятельности).

Обычно НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение только по функциональному принципу (если в организации мало человек) в организациях, не имеющих устойчивой структуры. Разделами НД, построенной по структурному принципу, являются названия структурных подразделений, располагающиеся в соответствии со штатным расписанием:

1. Канцелярия;

2. Производственно-технический отдел;

3. Отдел техники безопасности;

4. Бухгалтерия;

5. Отдел кадров;

6. …

15. Архив;

20. Профсоюзный комитет.

При структурно-функциональном принципе разделами будут названия структурных подразделений и названия направлений деятельности. Например:

1. Руководство (СДОУ – секретарь руководителя);

2. Организация производственной деятельности;

3. Финансирование;

4. Бухгалтерия;

5. Отдел кадров

6. Техника безопасности;

7. …

15. Архив.

20. Профком.

Разделами по функциональному принципу являются только направления деятельности. Например:

1. Руководство;

2. Организация производственной деятельности;;

3. Бухгалтерский учет и отчетность;

4. Техника безопасности;

5. Профком.

В организациях со сложной структурой разделами НД, построенной по структурному принципу, могут быть названия более мелких подразделений (отделов, секторов, групп) или направлений деятельности:

5. Управление договорно-правовой и кадровой работой

5.1. юридический отдел

5.2. отдел кадров

5.3. договорно-правовая работа.

Соответственно, индексом дела будет, например, 5.1-2/35, 5-1-2, 5-1-3.

Каждый раздел в сводной НД начинается, как правило, с новой страницы. В этом случае легче использовать в качестве рабочего 3 экземпляр, передаваемый в структурные подразделения.

В свою очередь, расположение дел внутри каждого раздела и подраздела НД определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Формулирование наименование каждого дела надо исходить из того, что в дело включаются документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.

В каждом структурном подразделении дела размещаются по группам, а внутри каждой группы располагаются в следующем порядке:

1. Дела постоянного хранения;

2. Дела временного хранения (более 10 лет);

3. Дела временного хранения (менее 10 лет).

Например:

1. Годовой финансовый отчет;

2. Квартальный отчет;

3. Месячный отчет.

Расположение наименований дел в пределах НД зависит от признаков их заведения, которые отражаются в следующей последовательности:

1. Номинальный (приказ по основной деятельности, например);

2. Авторский;

3. Предметно-вопросный;

4. Корреспондентский;

5. Географический;

6. Хронологический.

Тек, наименования дел, более важных с точки зрения номинальной характеристики, т.е. указания их вида (устав, положение, приказ), выдвигаются на первое место. Поэтому в НД в начале указываются дела с организационными документами (устав, инструкция); затем – с распорядительными (прежде всего вышестоящих организаций); затем – с распорядительными документами руководителя данной организации; затем – протоколы; штатное расписание; планы; отчеты; договоры; бухгалтерские документы; справочно-информационные документы (акты, справки, докладные); в конце располагается переписка.

Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в порядке следования периодов, за которые сгруппированы документы. Например, в группе дел с планами в начале могут идти перспективные, затем годовые, квартальные и т.д. Аналогично систематизируются и планы, отчеты.

С учетом данного требования после подлинников приказов включаются дела с копиями приказов. Однородные дела с корреспондентским, географическим и другими признаками заведения располагаются в алфавитном порядке.

Составление заголовков дел

Одним из важных является вопрос о конструкции заголовка. В частности, о порядке или последовательности расположения его элементов. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.

Наиболее существенные элементы заголовка:

-Название вида заводимого дела (документы, переписка) или разновидности его документов (приказы, акты, протоколы).

-Автор документов (организация или лицо, которое составляло документы).

-Адресат (организация или лицо, которому адресуются документы). Если дело образуют документы взаимной переписки, то в заголовке вместо адресата указывается корреспондент.

-Географическое название (местность). Указывается территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов или содержания которой касаются документы.

-Время . Указывается, когда документы были составлены или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.

-Также могут содержаться сведения о подлинности или копийности документов. Место хранения первого экземпляра документа определяется самой организацией. В этом случае в графе «Примечания» делается ссылка на место хранения подлинника.

Для дел, содержащих копии документов, устанавливается срок хранения 3 года (с указанием той же статьи по перечню).

Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы – автор документов.

Название организации в заголовках дел, включаемых в НД, указывается кратко или опускается (полное название указывается на бланке НД). Например, «Штатное расписание университета на 2007 год».

Необходимо обратить внимание на составление дел с перепиской. Если в дело формируется переписка с 2-3 организациями, то из названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащими переписку с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия не указываются. В заголовках дел содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, указывается обобщенное название (например, «Переписка с вузами»).

При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (АТЕ), которых касается содержание документа, следует учитывать:

-если содержание документов касается всех или нескольких АТЕ, то в заголовке из названия не указываются (например, «Переписка с инспекциями Министерства по районам Брестской области по вопросам налогового учета»).

-если содержание дела касается одной АТЕ (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке (например, «Переписка с инспекцией Министерства по г. Бресту по вопросам налогового учета»).

-если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дара (например, «Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству о работе архивных учреждений за 2006 г.»).

В заголовках некоторых дел принято обобщение «Документы о чем? ». Этот термин употребляется, когда в дело формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения. В конце, в скобках, указываются 2-3 вида документов, находящихся в деле. Это обобщение употребляется также при объединении в одном деле приложений к документу или документам.

Термин «Дело» употребляется в заголовке, если в дело объединяются документы различных видов, но связанных между собой последовательностью разрешения вопроса (например, «Дело о рассмотрении жалобы гражданина Новикова А.В.»). Также этот термин употребляется в названии личных дел, некоторых судебных дел (например, «Личное дело №65 Иванова А.Р.»). ведутся специальные учетные книги личных дел.

Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, обеспечение). В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (например, «Разная переписка» или «Входящие или исходящие документы»).

Годовые планы, сметы, отчеты включаются в НД предстоящего года, в течении которого они должны поступать или воздаваться в данной организации. Например, в НД на 2006 г. может быть включен план по труду на 2007 г. и отчет за 2005 г., если они составлены в 2006 году.

11.4. Индексация дел

При практическом применении НД большое значение имеет система нумерации дел – индексация .

Индекс состоит из номера структурного подразделения и валового номера дела. Существуют 3 системы индекса:

-цифровая;

-буквенная;

-смешанная.

В современной практике применяется цифровая. Индекс дела проставляется в первой графе НД и состоит из обозначения структурного подразделения или направления деятельности и порядкового номера дела по НД в пределах структурного подразделения или направления деятельности. Например, 4-18 (4 – индекс структурного подразделения; 18 – порядковый номер).

Индекс зависит от степени детализации структурного подразделения. Например, управление состоит ил трех отделов, поэтому индекс будет выглядеть так: 2.1-10/124.

Если в организации имеется классификатор вопросов деятельности, индекс может состоять из условного обозначения по классификатору вопроса, к которому относится дело, порядковый номер структурного подразделения и номер дела внутри подразделения: 260-10-22.

В конце каждого раздела НД помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые не могут быть не учтены при составления НД.

Система индексов должна быть стабильна.

11.5. Графа «Количество дел»

Графа «Количество дел (томов, частей)» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество томов по каждому виду заводимого дела (с учетом того, что в каждом должно быть сформировано не более 250 листов).

Пример : Дело №2-3 т.1

На обложке дела после индекса указывается номер тома и проставляется дата начала и окончания дела (например, 02.01.2006-27.07.2006). На следующей папке ставится «Т. 2» и проставляется «27.07.2006-31.12.2006».

Если было заведено 2 тома, а третий не завершен, то в НД предстоящего года включаются все тома переходящего дела под тем же индексом.

11.6. Графа «Срок хранения дела (тома, части) и статья по перечню»

Напротив наименования каждого дела проставляется срок его хранения со ссылкой на статью перечня типовых документов с указанием срока хранения и ведомственных документов с указанием сроков хранения. Типовыми являются документы, образованные в деятельности организации при документировании типовых, общих для всех организаций функций, не зависимо от рода деятельности, формы собственности и т.д.

Ведомственные перечни дают более полный список видов документов применительно к видам отраслевых систем. Статьей перечня является порядковый номер вида документа, включенный в перечень в соответствии с первой графой. (В перечне 2007 г. вместо статей указаны пункты).

Перечни, как правило, не содержат конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. Поэтому при составлении НД из перечня берутся соответственные формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

11.7. Графа «Примечания»

В случае, если срок хранения категории документов определить невозможно по причине отсутствия информации об этом в перечне, экспертная служба организации определяет этот срок самостоятельно, а потом направляет свое решение в учреждение государственной архивной службы.

В этой графе оговариваются особенности приема документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, порядок формирования документов в дела; конкретизируются и уточняются сроки хранения документов. (например, «Срок хранения 3 года после проверки налоговыми органами и при условии завершения ревизии»).

Образцы подписей тоже хранятся 3 года, но в «Примечаниях» есть запись: «после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии».

В настоящее время посредством ЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются бухгалтерские и финансовые документы и др. Срок хранения подобных документов будет соответствовать сроку хранения аналогичных документов на традиционных носителях. Для них в «Примечаниях» проставляется запись «В электронном формате». Это предполагает вывод документов на бумажный носитель и удостоверение его традиционным способом.

Графа служит для различных отметок: о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, о незаведении дел, о переходящих делах (запись «Переходящие»), о включении дел в акт о выделении к уничтожению, могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование дела, делается отметка о подлинности или копийности документов, сформированных в дела.

НД состоит из таких элементов:

1. опись дел постоянного хранения;

2. опись дел по личному составу;

3. акт о выделении документов к списанию.

НД является сдаточной описью для дел временного хранения в тех организациях, где предусмотрена сдача таких дел в архив. Дела временного хранения передаются в архив под индексами, присвоенными им НД, а в графе «Примечания» проставляется запись «Сдано в архив». В этом случае в конце НД делается отметка о приёме/передаче дел в архив. В случае реорганизации или ликвидации организации дела временного хранения передаются согласно указанному выше порядку.

11.8. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По окончании делопроизводственного года в НД делается запись о количестве заведенных дел (отдельно о количестве дел постоянного , временного более 10 лет и временного менее 10 лет хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК»).

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в НД будущего делопроизводственного года.

Срок хранения дел до 10 лет исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2006 г., идет с 01.01.2007.

Сведения, содержащиеся в НД в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в ведомственный архив.

После подписания НД руководителем СДОУ в итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и её расшифровки.

Название организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______№1-15___

г. Минск

на 2006 год

Индекс дела Название, заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню Примечания
1 2 3 4 5

У тех организаций, которые не передают документы в госархив, максимальный срок хранения документов составляет 10 лет. Документы временного хранения помещаются в архив по НД.

Итоговая запись о количестве и категориях

Заведенных дел в ________ году

По срокам хранения Всего В том числе
Переходящих С отметкой «ЭПК»

Пост

Вр.(более 10 лет)

Вр. (менее 10 лет)

Итого

20

30

150

200

1

1

2

4

3

1

4

8

Зав. канцелярией подпись Расшифровка подписи

10.01.2007

11.9. Виды НД

-индивидуальная;

-типовая;

-примерная

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, разрабатывается типовая и примерная НД в целях унификации группировки документов определенной категории организаций, с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.

Типовые НД очень жестко все регламентируют. Примерные устанавливают примерный состав дел, которые составляются в организациях, и носит рекомендательный характер ( в них отсутствует графа «Индекс дела»).

Типовые НД разрабатываются для группы организаций с одинаковыми функциями и структурой и предусматривают один и тот же состав заводимых дел для всех организаций данной группы. Типовая НД близка к индивидуальной, т.к. устанавливает единую индексацию для организаций все системы.

При составлении примерной и типовой НД используются те же источники, что и для индивидуальной, и такие же принципы. В каждой организации примерная и типовая НД используются для создания собственной НД.

В НД организации из типовой и примерной НД переносятся заголовки дел, которые предстоит завести.

Спецификой примерной НД является то, что по одному заголовку может быть предусмотрено несколько заголовков, заголовки дел с одинаковым сроком хранения могут быть включены в одно дело.

Типовая и примерная номенклатуры составляются СДОУ органов управления для подведомственных организаций. Такие НД утверждаются руководителем организации после согласования с ЭК организации и ЦЭК Департамента по архивам и делопроизводству.

12. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ВО) ДЕЛА

12.1. Оформление

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется ВО документов дела. Она составляется по установленной форме.

ВО составляется, как правило, в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов – делах с «глухими» заголовками.

ВО составляется на отдельных листах в начале дела. К ней составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в нее, количество её листов.

ВО подписывает составитель с указанием должности, расшифровкой подписи, и датой составления.

Если из дела изымаются документы, подлинник заменяется копией и это отражается в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.

Внутренняя опись документов дела №3-2

Номер по порядку Индекс документа Заголовок документа Дата Номера листов дела Примечания
1 1 Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства в аппарате министерства 10.01.2006 Стр. 1-3
2 2 О распространении обязанностей между руководством министерства 15.01.2006 Стр. 4-7

Итого 50 (пятьдесят) документов.

Количество листов внутренней описи 6 (шесть)

Главный специалист Подпись Д.О. Бенько

20.01. 2007

При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.

Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».

В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.

Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»

1 2 3 4 5 6
1 59 ФИО в И.п.

15.01.1997

25.03.2006

1-15
2 45 Борисова О.А.

20.05.1996

20.10.2006

16-30

Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)

В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.

В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.

В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.

13. ОФОРМЛЕНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с НД. Признаки заведения дел – основные элементы формуляра документа – совокупность составных частей реквизитов документа.

Документы формируются по следующим признакам:

-Номинальный – соединение в дела документов, имеющих одно и то же название разновидности («Приказы ректора…»).

-Предметно-вопросный – объединение документов одного содержания («Документы по инвентаризации…», «Анализы финансово-хозяйственной деятельности организации»).

-Авторский – документы одного автора («Правила внутреннего трудового распорядка министерства»).

-Хронологический – документы за определенный период («Отчеты министерства о работе с кадрами за 2006 г»).

-Корреспондентский – переписка с определенным корреспондентом.

-Географический – содержание, автор, корреспондент связаны с определенной территорией («Отчеты предприятий Брестской области за 2006 г»).

Дело, которое сформировано по одному признаку будет ограничено его обозначением, но в практике используются несколько признаков (отчеты чьи? О чем? За какой период?).

Пример заголовка по номинальному принципу в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: «Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов».

При формировании дел необходимо соблюдать определенные правила:

1. Помещать в дело документы, которые по содержанию соответствуют наименованию дела по НД. Если документы, образованные в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в существующие дела, заводятся новые дела с внесением их в НД (резервные дела ).

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дел. Наиболее наглядно это можно показать на примере приказов. Так, предусматривается отдельное формирование их по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам (5 лет), по личному составу (75 лет, 3 года – в разные дела). В этих же целях при формировании приказов, поступивших из вышестоящих организаций, рекомендуется формировать их в отдельные дела: те, которые относятся к деятельности организации – постоянного хранения; те, которые присланы для сведения – отдельно.

С учетом данного требования подлинники формируются отдельно от копий. В НД предусматриваются для этого отдельные дела (хранятся 3 года). Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных, месячных планов и отчетов.

В порядке исключения допускается временное формирование в одно дело документов с разными сроками хранения в течении года, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года эти документы расформировываются в отдельные дела по срокам хранения.

3. Рабочие варианты, проекты документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников и хранятся 1 год. Вместе с проектами в дело подшиваются и отдельные листы с замечаниями, дополнениями, предложениями к объектам. Например, штатное расписание хранится отдельно от его проектов и переписки по его составлению, уточнению и утверждению.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение не относящихся к делу документов, черновиков, копий.

5. Формируются документы только одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела (личные дела), которые включаются в опись по году заведения.

6. В каждое дело допускается формировать 250 листов. Толщина дела должна быть 3-4 см. По окончанию года указывается количество томов.

7. Приложения, не зависимо от их дат, присоединяются к документам тех лет, к которым относятся. Приложения большого объема (более 250 листов) могут составлять отдельный том или дело. В этом случае не документе делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8. Каждый документ, помещенный в деле, должен быть оформлен в соответствии со стандартом. В процессе передачи дел из структурного подразделения в архив это проверяется.

9. В дело должны быть сформированы только исполненные документы.

10. Следует учитывать, что и внутри дела документы располагаются в определенном порядке.

13.1. Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический . Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.

2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.

3. Нумерационный . Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.

Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.

Дело №1-2. т.1

Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе

Начало____

Окончание _____

4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).

Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.

В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.

Если дело состоит из нескольких томов:

Дело № 5-6 т.1

Лицевые счета работников «А-М»

Дело №5-6 т.2

Лицевые счета работников «М-Я»

Принципы, как правило, комбинируются.

13.2. Систематизация в делах отдельных видов документов

Распорядительные документы формируются в деле по хронологическому принципу со всеми относящимися к ним приложениями. Так, если приказы были утверждены с инструкциями, то они идут вместе с инструкциями. Документы по основной деятельности к приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у разработчика проекта приказа.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при большом объеме формируются в отдельные дела и по номерам протоколов. Заголовок может быть следующим: «Приложения к протоколам заседаний совета директоров».

НД предусмотрено формирование дел с заявлениями и т.п. у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещено. При этом предложения граждан по улучшению работы организации хранятся постоянно в отдельных делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от дат их составления или поступления. Например, план на 2007 г., составленный в 2006 г., должен быть отнесен к 2007 г.; а отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., -- к 2006 г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по их выполнению хранятся в деле последнего года.

Переписка может формироваться в пределах срока полномочий, учебного года.

В личное дело не включаются копии приказа о наложении наказания, предоставления отпусков, справки и другие документы, т.к. они группируются отдельно от личных дел в самостоятельные дела и хранятся 3 года (документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу).

Личные карточки работников Т2 хранятся 3 года. Они группируются в отдельные картотеки и систематизируются по алфавиту в делопроизводстве (в кадровой службе). После увольнения личные карточки работников изымаются из картотеки по фамилиям уволенных работников. Заголовок: «Личные карточки уволенных работников (форма Т2) «О-Ш».

При большом объеме приказов по личному составу (более 200 по каждому виду) их можно формировать в отдельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждому приказу.

Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых они заводятся. Эти документы образовывают самостоятельные дела, если они не вошли в состав личных дел. Это касается тех работников, на которых ведется только карточка Т2. Для этого в НД включается дело с заголовком «Документы к приказам по личному составу» (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки, не вошедшие в состав личных дел). Срок хранения такого дела 3 года.

В инструкции по делопроизводству должен быть отражен существующий порядок формирования дел (специальный раздел). Формирование осуществляется централизованно, децентрализовано и смешанно.

При централизованном формировании – в СДОУ (в организациях с небольшим документооборотом); при децентрализованном – в пределах каждого структурного подразделения; при смешанном – как в структурных подразделениях, так и в СДОУ. В любом случае, распорядительные документы переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируется в дела в СДОУ.

Организационно-методическое руководство и контроль осуществляет СДОУ. Контроль за правильностью дел в структурных подразделениях может осуществлять заведующий архивом.

13.3. Оформление дел

В течение делопроизводственного года исполненные документы группируются в дела и хранятся в течение года в структурных подразделениях, где происходит подготовка дел к передаче в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включающие документы по личному составу, подлежат оформлению и описанию. Личные дела и карточки считаются законченными делопроизводством со дня увольнения этих работников.

Оформление дел производится работниками СДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и оформление дел в соответствии с НД. Для этого в графе 5 НД указываются фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Виды работ по оформлению зависят от сроков хранения. Для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусмотрено полное оформление дел. Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление предусматривает:

-Нумерацию листов в деле;

-Составление листа-заверителя;

-Составление ВО в необходимых случаях;

-Подшивку/переплет дел;

Оформление реквизитов обложки дела и внесение в них соответствующих изменений (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, крайних дат, заголовков).

13.3.1. Нумерация листов

Проводится в целях закрепления порядка в деле, обеспечения его сохранности. Все листы, кроме лист-заверителя, нумеруются (в стандарте -- страницы) в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, черным графитным карандашом.

Листы ВО, помещенные в начале дела, нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, самостоятельной валовой нумерацией.

При наличии иллюстративных документов их нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу листа (фото, чертеж и т.п.).

Лист любого формата, прошитый за один край, нумеруется как один лист. Если имеются сложенные листы и прошитые за середину, тогда они нумеруются отдельно.

Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенным документом нумеруются как один лист, но при этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фото и номера листов, на которых они расположены.

Сложенные листы А3 и А2 разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

Лист и наклеенный к нему одной стороной документ (резолюция) нумеруются как два самостоятельных листа или при креплении другим способом.

Подшитые конверты с надписями, нумеруются. Каждое вложение нумеруется вслед за конвертом.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклад, отчет) могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Листы, служащие разделителями между документами, подшитыми в дело, нумеруются, если на них имеются соответственные отметки. Например, «Документы к пятому вопросу повестки дня заседания правления банка».

Чистые листы, служащие разделителями не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько дел, пронумерованных сквозной нумерацией, чистые листы не нумеруются, если на них нет отметок.

Когда при нумерации было допущено большое количество ошибок, листы нумеруются заново. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной косой чертой, а рядом ставятся новые ( 20 25). В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения в старом листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель сохранятся в деле.

При наличии отдельных ошибок при нумерации допускается употребление литерных номеров. При этом на непронумерованном листе ставится номер предыдущего листа с буквой (4а,4б). При повторе одного номера на нескольких рядом расположенных листах также добавляется буква. Иногда при нумерации отдельные листы оказываются пропущенными. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела.

Эти недочеты отражаются в листе-заверителе.

Лист-заверитель дела №2-3

В деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов+5 листов внутренней описи.

В том числе

литерные 26а , 30а

пропущенные 50, 95

Количество листов ВО указывается в листе-заверителе после общего количества листов через знак «+».

Последние изменения состава и состояния дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответственный документ. Как правило, заверительная надпись оформляется на листе А4. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа. В картотеке – на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель подписывается составителем, который проставляет на нем дату составления.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа документа.

В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

14. ПОДШИВКА (ПЕРЕПЛЕТ) ДЕЛ

Все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются в 4 прокола, суровой нитью в обложку или переплет с учетом возможности свободного чтения, изымаются все металлические предметы.

Удостоверения и т.п. вкладываются в конверт, который подшивается в дело или приклеивается к внутренней стороне обложки. В таком деле наличие невостребованных документов оговаривается в листе-заверителе. При наличии большого их количества они изымаются и могут быть объединены в одно дело. В таком виде они формируются в алфавитном порядке по фамилии владельца.

Если в одно дело формируются несколько дел, рем оформляются по году увольнения.

Карточки Т2 подшиваются в алфавитном порядке и составляется только лист-заверитель. Запрещено подшиваться в личное дело личные карточки!

Лицевые счета формируются в алфавитном порядке и подшиваются с листом-заверителем за каждый год отдельно.

Не подшитыми, но помещенными в папки с клапанами, разрешается хранить состоящие из ценных или неформатных документов (приложения к основному документу, подшивка которых затруднена) дела.

Невостребованные трудовые книжки кладутся в конверт и помещаются в папку с клапанами с листом-заверителем и включаются в опись по личному составу. Может составляться ВО, в которой указано количество внесенных в нее трудовых книжек.

15. ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

На обложке указывается наименование вышестоящей организации в именительном падеже, самой организации (И.п.), структурного подразделения (в И.п.), индекс дела по НД, номер тома, заголовок, дата (крайние даты), количество листов, срок хранения, архивный шифр по годовому разделу сводной описи дел.

Если названия организаций имеют официально принятые сокращения, они указываются в скобках в именительном падеже. Если название меняется в течение периода, охваченного документами дела, то на обложке указываются оба названия: прежнее название берется в скобки, а новое пишется над ним. Зачеркивать не следует.

Если дело в течении года было заведено в одной организации, а закончено в другой, то на обложке предусматривается место для написания наименования архива, в который документы были приняты на хранение (сверху).

Заголовки дел и индексы переносятся на обложку из утвержденной НД. Если заголовок по НД не отражает реального содержания документов в деле, в него вносятся уточнения (как правило, приказов и протоколов): номера документов, подшитых в данном деле («Приказы №1-100 по основной деятельности. Т.1.»).

В заголовках дел, содержащих копии документов, после точки с прописной буквы указывается копийность документов ( в одной строке с заголовком): «Приказы по основной деятельности. Копии». Подлинность не оговаривается.

При формировании дел более 250 листов указываются тома. На обложку должно выноситься указание номера тома: «Дело №3-5. т.1».

В заголовках дел, содержащих личные дела, счета, личные карточки, выносятся крайние начальные буквы фамилий работников в алфавитном порядке.

Индексом личного дела является порядковый номер по книге учета личных дел.

Дата пишется арабскими цифрами. Определение даты заведения и окончания проводится в строгом соответствии с документами, находящимися в деле. Датами заведения/окончания переписки считаются самые ранние и поздние даты регистрации: Начато _____

Окончено _____

Дела с нормативными и плановыми документами датируются по дате их утверждения.

Дела с протоколами, в т.ч. и сформированные вместе с документами коллегиальных органов, датированные с учетом проставления дат как протоколов, так и прилагающихся к ним документов.

Отчетная документация датируется по дате составления.

При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указывается начало и окончание каждого тома.

Если дело является журналом (книгой) регистрации, то датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датами личных дел являются даты о подписании приказа о приёме и увольнении. Если несколько личных дел сформированы в одно, то указывается только дата увольнения. Точно так же проставляется дата и при оформлении личных карточек уволенных работников.

Дата может не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы, отчеты, т.к. их даты могут отражаться в заголовках. Иногда в деле могут отлаживаться документы с более ранними датами, чем даты всех остальных документов, находящихся в деле. В этом случае после указания на обложке крайних дат, с новой строки делается запись «Имеется документ за 20.01.2001».

Если дата или отдельные элементы определены приблизительно, указаны на основании содержания документа либо дата, другие элементы сомнительного происхождения, ставится знак «?» либо дата/ее части берется в квадратные скобки: [не ранее 2006 г.],[не ранее 25.08.2006 г],15.[12]. 2006.

В том случае, если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются 3 даты:

-заведения в первой организации Начато: 01.12.2006

-поступления в другую 10.05.2007

-окончания дела Окончено: 31.12.2007

Количество листов выносится на обложку из листа-заверителя: «на 150 л.».

Срок хранения переносится из соответствующей НД: «Хранить…»

Полностью оформляются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после завершения их в делопроизводстве и переданные по описи из структурных подразделений в архив организации. В архиве на основании описей структурных подразделений в течении следующего года составляются годовые разделы сводных описей дел организации.

При внесении дел в сводную опись каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело числится в архиве (фонд, опись, дело). После включения дела в опись в ведомственном архиве проставляется архивных шифр, номер фонда, номер описи номер дела по годовому разделу сводной описи дел.

Обложка оформляется в течение 3 лет: после заведения де по НД, по окончанию делопроизводственного года и после составления сводной описи. На обложке отражается установленный порядок хранения дела, суть которого заключается в следующем: за минусом 2 делопроизводственных лет дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу дела хранятся полностью оформленными и учтенными по описям.

Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению. Допускается их не систематизировать, не нумеровать, не подшивать, не составлять лист-заверитель, крайние даты не выносить, а только годы, за которые сформированы документы. Все надписи делаются светостойкими чернилами, тушью.

16. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Опись – информационно-поисковый справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она служит в целях оперативного поиска дел в организации.

Формы описи даны в Примерной инструкции и Основных правилах работы архивов.

В ведомственном архиве ведется реестр описей, чтобы не допустить появление двух дел с одинаковым шифром.

Описи, составляемые в структурных подразделениях, служат основой для составления сводной описи. Описи отдельно составляются на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу и на дела, характерные только для этой организации + некоторые виды ОРД (НТД, отчеты, приказы).

Передача дел временного хранения а архив осуществляется по НД с отметкой в «Примечаниях».

Дело общественных организаций включается в НД отдельным разделом и через год после завершения в делопроизводстве по отдельной описи передается в архив, и затем отдельным разделом включается в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

Описательные статьи описей структурных подразделений включают реквизиты:

-порядковый номер дела (тома, части);

-индекс дела;

-заголовок дела;

-дата дела;

-количество листов в деле;

-срок хранения и статья по перечню (в описи дел со сроком хранения свыше 10 лет и в описи дел по личному составу);

-примечания

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись Расшифровка

Опись №

название раздела
Номер по порядку Индекс дела Заголовок дела Дата Количество дел Срок хранения Примечания

В данную опись внесено цифрами или прописью дел с №___ по №____.

Литерные номера

Пропущенные номера

Наименование должности составителя Роспись Расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности протокол ЭК структурного

руководителя СДОУ подразделения № _____

Передал цифрами и прописью дел и цифрами и прописью регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности сотрудника

Структурного подразделения Подпись Расшифровка

Дата

Принял цифрами и прописью дел и цифрами и прописью регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности Подпись Расшифровка

Дата

16.1. Основные требования к составлению описи

1. Наличие полного комплекта документов, включенных в опись, образовавшихся в деятельности структурного подразделения.

2. Правильность описания дел.

3. Соблюдение принципа систематизации дел при составлении описи.

Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов.

17. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАГЛОВКОВ ДЕЛ В СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ. СТРУКТУРА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ.

Учетной единицей хранения архивного фонда организации является единица хранения документа. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в описи согласно схеме систематизации, которая закрепляется описью, могут отражать структуру организации, функции ее деятельности, виды и разновидности документов и темы/вопросы, освещенные в документах фонда.

При распределении дел в описи в соответствии со схемой учитывается следующее:

-Дела относятся к тому году, в котором они были начаты (поступили в организацию).

-Планы, сметы, отчеты и материалы к ним относятся к году, за который они составлены, независимо от даты их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия; отчеты за несколько лет -- к последнему году отчетного периода.

-Дела, начатые с одном структурном подразделении и переданные в другое, относятся к подразделению, в котором они были закончены. При этом, название первого структурного подразделения берется в скобки, а после него пишется название другого структурного подразделения.

-В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений.

Дела, включенные в опись, систематизируются по нескольким принципам:

-По структурному принципу (в соответствии с принадлежностью дела к структурному подразделению);

-По хронологическому (по периодам/датам, к которым относятся документы);

-По функциональному, тематическому, предметно-вопросному ( с учетом функций, направлений деятельности организации, тем/вопросов, касающихся содержания документов);

-По номинальному (по видам, разновидностям документов).

Систематизация отражена в графе 3 «Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)».

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за один год составляется аналогично описям дел структурных подразделений.

Дела в описи группируются последовательно по нескольким принципам (может быть хронологическо-структурный, функционально-хронологический).

Структурно-хронологическая схема, применяемая в организациях, имеющих стабильную структуру либо прекративших свою деятельность. Дела группируются вначале по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.

Канцелярия

2003

Заголовки дел

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Бухгалтерия

2003

Заголовки дел

Хронологическо-структурная схема применяется в действующих организациях с учетом дальнейшего пополнения и в ликвидируемых организациях; как правило, в организациях, структура которых достаточно часто менялась.

2003

Канцелярия

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

2004

Канцелярия

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

Хронологически-функциональная и функционально-хронологическая схемы применяются в организациях без структуры, с часто меняющимися функциями.

При систематизации по хронологически-функциональному принципу заголовки дел группируются по хронологическому принципу, а затем по функциям. При этом, в каждом году дела располагаются с учетом значимости. Функции располагаются в соответствии с НД по функциональному принципу.

2003

Руководство

Бухучет

Кадры

2004

Руководство

При систематизации по функционально-хронологической системе дела группируются по функциям, а внутри – по годам.

Руководство

2003

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Бухучет

2003

Систематизация дел в годовых разделах описи, насчитывающей значительное количество дел, проводится по значимости включенных в опись дел (по номинальному принципу: приказы, протоколы, штатное расписание). Как правило, в небольших организациях.

При использовании хронологически-номинальной схемы систематизация может быть следующей:

2003

Приказы

Протоколы

Штатные расписания

2004

Приказы

Опись, составленная по номинально-хронологическому принципу, будет иметь следующую схему:

Приказы

2003

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Планы

2003

Заголовки дел

2004

Отдельный раздел описи включает дела общественных организаций.

При группировке учитывается значение признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами, удобство поиска и использования.

18. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Такая опись составляется в 3 экземплярах.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.

В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).

При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:

1. приказы по личному составу;

2. списки личного состава;

3. личные карточки;

4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);

5. лицевые счета на выдачу зарплаты;

6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).

Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.

Несколько дел могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».

Личные дела вносятся в опись по году увольнения.

Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).

При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:

-Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.

-Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».

-В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.

Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.

1 2 3 4 5 6 7

1

2

3

4

5

6

7

8

20

21

3-2

3-2

3-9

3-9

3-11

3-11

4-12

5-2

6-8

7-10

Приказы №1-102 руководителя организации по личному составу

Т.1

То же с №103 по №120. т.2.

Личные карточки уволенных работников «Д-Ф» т.1.

То же «Х-Я» т.2

Личные дела уволенных работников «А-Н» т.1.

То же «М-Ш» т.2

Лицевые счета рабочих на выдачу зарплаты

НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Борисова Мария Николаевна

Яковлев Олег Яковлевич

Акты расследования несчастных случаев

В данный раздел внесено …

Дата увольнения 2000 г.

75 лет, ст.

50 лет, ст. 542 после увольнения

40 лет, ст.441

Опись по хронологически-номинальному принципу

1 2 3 4 5 6 7

1

2

2003

Приказы по личному составу

2004

Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг

1 2 3 4 5 6 7

101

102

103

20

15

143

2003

ФИО

ФИО

ФИО

19. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ И ПОРЯДОК ИХ ХРАНЕНИЯ

Дела, заведенные в структурных подразделениях, хранятся один год до передачи в архив. В зависимости от объема дел, степени интенсивности использования дел в оперативной деятельности структурных подразделений, срок передачи в архив может варьироваться, но это не влияет на оформление и описание дел в структурных подразделениях.

Ответственность за сохранность дел в структурных подразделениях несут руководители. Соблюдается установленный порядок учета, выдачи и использования дел. Как правило, сохранность документа в структурных подразделениях обеспечивает лицо, ответственное за ведение делопроизводства в этих структурных подразделениях, в распоряжении которого находятся документы в период их формирования, описания и до передачи их в архив.

Документы выдаются, только если они не подшиты в дела. При выдаче документа вместо него в папку вкладывается заполненный бланк – листок-заменитель документа:

Вид документа, дата, индекс

Корреспондент

Заголовок

Выдан (дата и кому)

Выдал Подпись Получил Подпись

Выдача документов из сформированных и подшитых дел производится только по указанию руководителя организации. На выданные дела заводятся карты-заместители, которые хранятся у лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Дело №

Дата выдачи

Кому выдано

Дата возврата

Наименование должности сотрудника, выдавшего дело, его подпись и расшифровка подписи.

Выдачу осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. С документов могут сниматься копии и делаться выписки в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

В архив передаются дела со сроком хранения свыше 10 лет. Дела до 10 лет не передают. При их передаче они передаются по НД. Передача производится на основании графика, который утверждается руководителем. Эта справка будет передаваться вместе с делами и описью в архив.

Опись составляется в 2 экземплярах, на которых указывается отметка о приеме/передаче дел в архив. При передаче в структурном подразделении проверяют соответствие заголовка содержанию документов в деле, правильность формулировки, качество переплета/подшивки, нумерацию, наличие листа-заверителя и правильность оформления обложки. Если выявляются нарушения, то недостатки должны быть устранены в структурных подразделениях. Если в структурных подразделениях имеется ЭК, то поиск утраченных дел осуществляется вместе с ней. Если не нашли, то выдается справка, подписанная руководителем структурного подразделения.

При приеме напротив каждого дела в графе «Примечания» описи делается отметка о его наличии.

Если при передаче отсутствуют дела, включенные в опись, то в отметке о приеме указываются номера этих дел. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки. Отметка о приёме/передаче помещается ниже грифа согласования руководителя СДОУ и ЭК структурного подразделения.

При приеме дел временного хранения (до 10 лет) производится их проверка в соответствии с НД. В графе «Примечания» пишется «Сдано в архив».

На всех экземплярах НД делается отметка о приеме/передаче дел в архив. Аналогичные отметки делаются в описи.

Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться в архив из структурных подразделений и по актам о выделении дел к уничтожению. В этом случае составляется акт в каждом структурном подразделении. В него включаются документы по отдельным группам с одинаковыми сроками хранения.

На оборотной стороне регистрационно-контрольной карточки проставляются данные архивного шифра, помещенного на обложке дела.

Дела, подлежащие передаче в архив, но оставляемые для оперативно работы в структурном подразделении, включаются в опись, но оформляются в архиве , как выданные во временное пользование. Для этого составляется акт о выдаче во временное пользование в 2 экземплярах:1 экземпляр – в архив, 2 – в структурное подразделение.

Принятые в архив дела картонируются (помещаются в коробки) или связываются. Толщина связки – 20 см. На коробках/связках помещаются ярлыки, которые оформляются так:

20. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ

На дела с истекшим сроком хранения составляются акты об уничтожении дел, не подлежащих хранения. Форма акта дана в Примерной инструкции, Правилах работы архивов. Акт составляется на дела, образованные в деятельности всех структурных подразделений. Если в акт включаются дела нескольких структурных подразделений, то название структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Акты могут составляться на дела конкретного структурного подразделения.

Дела временного хранения могут передаваться в архив на основании такого акта.

Форма акта включает 7 граф:

1. порядковые номера дел, включенных в акт;

2. заголовок дела или групповой заголовок дел;

3. дата дела/крайние даты дел;

4. номера описей или НД за ____ годы;

5. индекс дела (тома, части) по НД либо номер дела по описи;

6. количество дел (томов, частей);

7. срок хранения дела(тома, части) и номера статей по перечню.

Графа 1. В связи с тем, что под одним порядковым номером включаются несколько дел, в акт под одним порядковым номером может быть также включено несколько дел. В каждом акте дела нумеруются в валовом порядке.

Графа 2. В акт включаются заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, т.е. заголовки нескольких дел одного вида: приказы, отчеты, переписка. При этом, если в НД/описи каждое дело включено под самостоятельным индексом, то в акт эти дела включаются под одним порядковым номером.

Графа 3 . Записываются годы/год, за которые в акт включены дела: «2000-2003 гг.»

Графа 4. В архив дела поступают со сроком хранения и свыше 10 лет хранения по личному составу. Они передаются по описи дел. Могут передаваться дела до 10 лет по НД.

По истечении срока хранения эти дела включаются в акт. При этом проставляются номера описей дел временного хранения и свыше 10 лет или индексы по НД для дел со сроком хранения до 10 лет, под которыми были включены дела в опись/НД. Указываются номера описей находящихся в архиве дел постоянного хранения, по которым проводится работа по усовершенствованию (в архиве). Например, из описи дел постоянного хранения исключаются дублетные дела либо дела, срок хранения которых может быть изменен с постоянного на временный.

Графа 5 . Указываются номера дел по описи временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, которые из сводных описей включаются в акт.

Графа 6 . Указывается общее количество дел, включенных в акт за несколько лет или один год.

Графа 7 . Указывается срок хранения дел со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Дела, предназначенные для уничтожения, хранятся в специально отведенных местах. Эти дела передаются организациям, ведущим вторичную заготовку сырья, по приемо-сдаточной накладной.

Акт подшивается в дело после внесения учетной записи в книгу поступления-выбытия дел, в опись и т.д.

Акты хранятся в организации до истечения срока ведомственного хранения документа.

В случае ликвидации организации акты передаются на госхранение. В организациях, не передающих документы на госхранение, акты уничтожаются в соответствии со статьей перечня (их срок хранения – до минования надобности).

Дела включаются в акт, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. При этом, год формирования дел в делопроизводстве в соответствии с НД не учитывается. Например, срок хранения дел, заведенных по НД в 2003 году, 3 года. Это дело может быть включено в акт не ранее 2007 года. При этом, организациям запрещено уничтожать документы, срок хранения которых не истек.

На дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт, который рассматривается на заседании ЭК организации.

Документы, помимо установленных сроков в 3-5 лет, уничтожаются при следующих условиях:

-после проверки налоговыми органами, при условии проведения ревизии (например, проверка была в 2005 г, значит, документы будут уничтожены 01.01.2009 );

-при условии проведения ревизии (дело заведено в 2003 г., в 2005 была налоговая проверка, в 2006 – ревизия. Дело будет уничтожено 01.01.2010 года)

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Дела уничтожаются за тот хронологический период, за который в организации имеется утвержденная опись дел постоянного хранения и согласованная опись дел по личному составу.

Наименование организации

АКТ

Дата , №

Место составления

О выделении к уничтожению документов и дел

Вводная часть. На основании название и выходные данные перечней документов отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №____

1 2 3 4 5 6 7
1 Приказы по личному составу о взысканиях, отпусках, командировках 2003 г 1-15 1-3 3

3 года

Ст.16.3

2 Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления и др.) 2000-2003 гг 1-15 2-8 5

3 года

Ст. 492

3 Сметы административно-хозяйственных расходов 1995-1997 гг

Оп. №1

(продолжение)

124 2

10 лет

Ст.525

Итого цифрами и прописью дел за _____ годы.

Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) наименование государственной организации (протокол от ____ № ______).

Должность Подпись Расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЦЭК/ЭК организации

От ______№______

Председатель ЦЭК/ЭК

Дата

Документы в количестве цифрами и прописью весом _______ сданы на переработку в наименование организации по приёмно-сдаточной накладной от _____№______.

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка

Изменения в учетные документы внесены (опись, книга поступления-выбытия).

Наименование должности работника архива (СДОУ), внесшего изменения Подпись Расшифровка

21. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ

В результат экспертизы ценности документов составляются описи и акты. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной ценности дел, оформление дел, обеспечение сохранности и передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) один из главных видов работ с документами; она представляет собой определение научно-исторической, социальной, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.

Основными критериям, определяющими ценность документов, являются роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, время и место образования документов, юридическая достоверность документов, особенности материальной основы документа и его физического состояния, подлинность/копийность.

ЭЦД проводится в соответствии с нормативными документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству, с указанием сроков хранения (перечни). Сохраняется основное правило: непосредственный просмотр и изучение каждого документа.

Если в дело сформированы документы различной ценности, то срок хранения дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения.

При просмотре дел изымаются дуплетные экземпляры, черновики, неоформленные документы, копии, документы с временным сроком хранения. Особое внимание уделяется документам с отметкой «ЭПК». Это означает, что среди документов временного срока хранения некоторые документы могут храниться постоянно.

Составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Особое внимание уделяется документам, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами (плановыми, отчетными, статистическими, бухгалтерского учета и отчетности). К ним относятся документы, содержащие сведения за короткие сроки, содержание которых поглощается сводными документами за более длительные сроки. При наличии годовых отчетов уничтожаются квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты, а месячные уничтожаются.

На основании первичных документов (справок, сводок), которые подготавливаются различными структурными подразделениями, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов поглощается сводными, то первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если их содержание несет важную информацию, не отраженную в сводных документах, то первичные документы оставляются.

Решение вопроса, в каких структурных подразделениях оставлять дуплетные документы, а в каких их можно уничтожать, где документ хранится постоянно, а где 3 года – это задача ЭК. Этот порядок закрепляется в НД.

При отсутствии подлинных документов оставляют копии.

ЭЦД проводится в 3 этапа:

1. Оценка документа в делопроизводстве с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Проводится ежегодно работниками СДОУ совместно с членами ЭК. Результат находит отражение в НД,

2. Проводится в ведомственном архиве. При передаче дел в архив осуществляется контроль за качеством ЭЦД в структурных подразделениях (на основании описи структурного подразделения составляется опись ведомственного архива и акт об уничтожении документов). Опись и акты рассматриваются на ЭК одновременно.

3. члены ЭК должны знать задачи, функции и круг вопросов деятельности организации, ее масштаб, взаимосвязи с другими организациями, владеть информацией о реорганизации и о постановке делопроизводства.

Организация работ по ЭЦД возлагается на ЭК организации, ЭК госархивной службы.

Система экспертных служб:

-в органах госуправления, организациях , подчиненных правительству и им подведомственных, создаются ЦЭК, которые координируют и руководят деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. С целью контроля за их деятельностью на заседаний ЦЭК заслуживаются отчеты председателей ЭК подведомственных организаций. Если организация, входящая в подведомственную сеть, не передает документы на госхранение, то ЦЭК вышестоящей организации согласовывает представляемые ею НД и опись дел по личному составу.

-В организациях, не имеющих подведомственную сеть создаются ЭК.

-Организация работ по ЭЦД и контроль за ее результатами в гсоархивах, учреждениях государственной архивной службы возлагается на ЭПК в отделах по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов.

В госархивах создается ЭМК.

ЭПК и ЭМК рассматривают описи дел, акты, НД и другие нормативно-методические документы по работе архивных служб организаций и принимают решение об их утверждении.

ЦЭМК создается в НА РБ, который является центром теоретического и методического решения вопросов ЭЦД. На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные методические документы, определяющие методику и организацию работ по ЭЦД. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивов и негосударственных организаций.

И ЦЭК и ЭМК являются постоянно действующими совещательными органами.

ЭК должна быть создана в каждой организации, независимо от формы собственности. ЦЭК или ЭК создаются на основании приказа руководителя организации. В их состав включаются наиболее квалифицированные сотрудники СДОУ и других структурных подразделений. В ЭК должно быть не менее 3-5 человек (обязательно нечетное число. Членом ЭК обязательно является руководитель СДОУ, завархивом, работник кадровой службы и главный бухгалтер, юрист.

В состав ЦЭК или ЭК организации, передающей документы на госхранение, включаются представители ГАС.

С течением времени, когда происходят изменения в составе ЭК или ЦЭК, приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, секретарем ЭК является руководитель СДОУ или завархивом. ЭК должна заседать не реже 1-2 раз в год. ЭК работает в соответствии с планом работ ЭК. Каждое заседание ЭК оформляется протоколом. Решения принимаются большинством голосов. Протокол заседания подписываются председателем и секретарем ЭК, который утверждается руководителем организации не позже 5 дней. Может оформляться выписка из протокола, которая заверяется флагово, не отступая от левой границы.

Деятельности ЦЭК или ЭК складывается из основных направлений:

-Организация работ по обеспечению ежегодного отбора и подготовки документов к передаче на госхранение либо к последующему хранению.

-Методическое обеспечение работ по о тбору документов (в т.ч. в подведомственных организациях).

-Осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

Выполняя эти задачи, ЦЭК осуществляет следующие функции:

1. Рассматривает проекты НД организации и подведомственных организаций, не являющихся источником комплектования;

2. Рассматривает описи;

3. Рассматривает акты;

4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов определенный категорий (или об из определении), установленные действующими перечнями типовых документов, и выносит решение о представлении этих предложений на утверждение в архивные учреждения;

5. ЭК участвует в подготовке и рассмотрении перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и других методических пособий по работе архива организации;

6. Осуществляет инструктаж и контроль за исполнением ЭК подведомственных организаций своих обязанностей;

7. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений по согласованию описей, НД , актов;

8. Осуществляет контроль за организацией уничтожения документов (непосредственный контроль за этим процессом осуществляется работниками СДОУ).

После рассмотрения документов на заседании обязательному утверждению либо согласовании ЭПК или ЭМК госархива подлежат описи, акты, предложения об изменении сроков хранения, перечни.

Свою деятельность ЦЭК или ЭК осуществляют на основе положения об ЭК, которое должно быть разработано в каждой организации. Положение утверждается руководителем организации и согласовывается с госархивом (для организаций, передающих документы на госхранение) или с ЦЭК вышестоящей организации. В положении отражается специфика работ, определяется количественный состав ЦЭК.

22. ПОЛОЖЕНИЕ О СДОУ

ДОУ в организации осуществляется, как правило, специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. Где ее нет, там эту функцию осуществляет секретарь или специально назначенное лицо.

В зависимости от объема документооборота, задач и функций ДОУ, структуры организации могут выделяться следующие службы:

-управление делами;

-канцелярия;

-общий отдел;

-секретариат;

-отдел делопроизводства.

Сегодня отсутствуют типовые структуры и штат СДОУ. В состав управления делами включается канцелярия, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат, в который включается приемная руководителя, секретариат руководителя, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро, отдел по работе с документами, отдел писем или по работе с обращениями граждан, архив.

В составе канцелярии могут выделяться функции по учету, регистрации документов, может быть отдел по работе с обращениями граждан, может быть отдельное бюро стенографии, группа контроля, протокольная группа, копировально-множительная служба, архив.

СДОУ осуществляет функции:

-внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

-разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с этими формами;

-контроль за соблюдением стандартов;

-экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

-регистрация документов;

-контроль исполнения документов;

-формирование, оформление, хранение и выдача дел для использования;

-оформление, издание и рассылка документов;

-копирование и размножение;

-организационно-методическое руководство и контроль структурных подразделений.

Работа СДОУ регламентируется положением о нем, в котором указывается порядок образования, права, обязанности и организация работы структурных подразделений. Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с отделом организации труда и зарплаты, кадровой службой, юридической службой, управлением качества, отделом охраны труда. Подписывается положение руководителем структурного подразделения.

Положение определяет статус СДОУ, отражает её место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. Положение определяет штаты, которые закрепляются в штатном расписании, и важность возложенных на СДОУ задач и функций. При разработке используются предварительные результаты изучения объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, учитываются особенности организации труда и управления.

Положение о СДОУ разрабатывается с учетов требований Примерной инструкции, СТБ 6.38-2004, УСОРД 1999 г. Положение оформляется в соответствии со стандартом и имеет следующую структуру:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Взаимоотношения и связи.

Раздел 1 . В нем указывается полное наименование СДОУ, ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основные задачи, направления и цели деятельности. В нем определяется руководитель СДОУ, порядок его назначения и освобождения от должности. Устанавливается внутренняя структура СДОУ. Здесь же указывается подчиненность и взаимодействие работников, порядок распределения обязанностей между ними. Вопрос о структуре СДОУ формируется в общей форме, т.к. она может меняться при сохранении основных направлений. В этом разделе дается перечень нормативно-методических документов, которыми руководствуется СДОУ.

Раздел 2 . Формирует задачи подразделения, с помощью которых СДОУ выполняет свои функции. При этом обращается внимание на согласованность задач для различных подразделений. Основными являются установление единого порядка документирования и организация работы с документами в целом:

1. Формирование и развитие комплексной системы ДОУ, которая предусматривает:

-Установление единого порядка работы с документами;

-Установление организационно- правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб;

-Определение должностного состава и требований (квалификации) к работникам.

2. Создание нормативно-методической базы, разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ.

3. Обеспечение единства информационных технологий в подразделениях с помощью современных программно-технических комплексов подготовки и оформления документов.

Раздел 3 . Главный раздел, отражающий характеристику деятельности СДОУ. Функции формируются на основе организации деятельности организации в целом, с учетом распределения работ между подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности СДОУ в решении вопросов.

Раздел 4 . Включает перечень прав, предоставленных руководителю и другим лицам в соответствии с распределением труда между ними. Также излагаются права, необходимые для выполнения функций, связанные с деятельностью других функциональных служб организации и сторонних организаций. Представляемые права должны соответствовать законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации. Устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

Права:

-Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, усовершенствования методики и форм работы;

-Вносить предложения по совершенствованию ДОУ;

-Подписывать и визировать документы в пределах компетенции;

-Взаимодействовать с другими структурными подразделениями по вопросам организации и совершенствования ДОУ;

-Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения правил работы с документами;

-Проводить проверки состояния ДОУ в структурных подразделениях, подведомственных органах и доводить результаты до руководителя;

-Запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных органах сведения

-Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов;

-Возвращать исполнителям на доработку документы с нарушениями установленных требований;

-Направлять обращения граждан в соответствующие органы;

-Вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов других организаций для выполнения работ по профилю службы;

-Совместно со структурными подразделениями участвовать в оформлении заказа, разработки контракта на приобретение технических средств.

Раздел 5 . Определяются взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями, сторонними организациями, взаимные обязательства. Указывается в наименованиях документов (плановых, отчетных и т.д.) периодичность их представления. Указываются структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.

Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и им подписывается. Подписанное положение передается на согласование. Положение о СДОУ, как правило, визируется юристом, руководителями структурных подразделений, которые указываются в последнем разделе положения. Затем оно направляется руководителю на утверждение.

Положение должно быть зарегистрировано в организациях, передающих документы в госархив. В негосударственных организациях срок хранения положения определяются как постоянные. Для организаций, не передающих документы в госархивы, срок хранения положения 10 лет после замены норм положения. Подлинник положения хранится в соответствующем структурном подразделении. Копии хранятся в той службе, деятельность которой они регламентируют. В случае необходимости внесения изменений, дополнений руководителем организации издается соответствующий приказ.

При необходимости внесения большого количества изменений положение перерабатывается. СДОУ может иметь простую печать, которая используется для заверения умноженного результата положения.

22.1. Организационные основы ДОУ

1. Организационная форма

2. Структура, задачи, функции

3. Должностной и численный состав

4. Нормативы времени на выполнение работ

Действующие НПА не регламентируют формы организации СДОУ. Нет НПА, которые позволяют рационально спроектировать СДОУ, определить структуру и штатную численность, определить потребность в технических средствах обработки документов.

При создании СДОУ, определении ее структуры, как правило, руководствуются субъективными факторами. Появляются новые функции, даже не свойственные традиционным делопроизводственным структурам.

23. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ (ДИ)

ДИ – локальные НПА, действия которых ограничиваются одной или несколькими организациями. Разрабатываются в целях установления правил, регламентирующих организационно-правовое положение должностных лиц, их обязанности, права и ответственность, и обеспечивающих условия для их эффективной работы.

ДИ для руководителя разрабатывается и утверждается вышестоящей организацией по подчиненности.

ДИ обеспечивает разделение труда между работниками, единство при определении должностных обязанностей работников и предъявляет к ним квалификационные требования.

ДИ обеспечивает решение вопросов подготовки, повышения квалификации, подбора, расстановки и использования кадров.

ДИ обеспечивает решение вопросов оплаты труда. Обеспечивает проведение аттестации и оценки результатов деятельности персонала, поддержание и укрепление дисциплины, правильность применения мер дисциплинарной ответственности, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них обязанности.

При разработке ДИ основой служат квалификационные характеристики должностей служащих, разработанные и утвержденные Минтруда РБ.

При разработке ДИ нужно руководствоваться нормативными документами, которые содержат:

1. Квалификационные характеристики массовых должностей служащих, общих для всех отраслей экономики. Излагаются в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей экономики».

2. квалификационные характеристики должностей служащих, общих для всех отраслей промышленности, изложенных в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей промышленности».

3. квалификационные характеристики деятельностей служащих, специфичных для конкретных отраслей, изложенные в справочниках отраслевого характера.

Во всех квалификационных характеристиках есть 3 раздела:

1. должностные обязанности;

2. должен знать;

3. квалификационные требования

ДИ позволяет дать объективную оценку деятельности работника, которая является нормативной основой для применения к нему мер воздействия в случаях невыполнения им своих должностных обязанностей.

Несмотря на то, что ДИ не является нововведением, в некоторых организациях ДИ отсутствуют, в других составляются Функциональные обязанности, Должностные обязанности, Положения.

При разработке ДИ должен соблюдаться единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и последовательности их изложения.

В тексте ДИ формулировки должны быть краткими и четкими, с распорядительными словами «должен», «обязан», «не допускается», «следует», «необходимо».

ДИ оформляется на общем бланке А4.

Заголовок: кому?

Форма ДИ дана в УСОРД. Текст ДИ разбивается по определенной логичной схеме на разделы:

1. общие положения;

2. функции;

3. должностные обязанности;

4. права;

5. взаимоотношения и связи;

6. оценка работы и ответственность.

При изложении текста не рекомендуется повторять наименование должности, т.к. она является заголовком ДИ. Для сокращения текста ДИ рекомендуется текст каждого раздела начинать глаголом изъявительного наклонения: «назначается; руководствуется; подготавливает».

Раздел 1. Определяет:

-сферу деятельности работника;

-основные сведения о должности;

-правовые акты и нормативные документы;

-квалификационные требования;

-подчиненность;

-порядок назначения и освобождения от должности;

-замещение по должности во время отсутствия.

Раздел 2. Определяет основные функции, установленные в соответствии с заключенным контрактом. Как правило, функции определяются, исходя из положения о структурном подразделении.

Раздел 3. Содержит конкретные виды работ, возложенные на работника. Указывается участок работ, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых состоит его трудовая деятельность, который определяется не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру выполняемых действий («выполняет; обеспечивает; подготавливает»).

При перечислении обязанностей их разбивают на группы :

-по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, которые входят в ДИ работника;

-по качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;

-по использованию организационных, методических, контрольных и других форм работы (участие в совещаниях, проведение консультаций, семинаров и т.д.);

-по соблюдению сроков выполнения конкретных действий, т.е. контроль за сроками исполнения документов.

Раздел 4. Определяет права, предоставленные работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей:

-право давать указания по конкретным вопросам (например, по организации ДОУ);

-обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

-требовать необходимую информацию;

-требовать определенных действий от работников (например, соблюдение стандартов);

-участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его деятельности.

Раздел 5. Включает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией.

В нем указывается, от кого ,в какие сроки и какую информацию получает работник, кому и в какие сроки представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов (НД, сводки об исполнении).

Раздел 6. Определяются критерии оценки работы, устанавливаются меры персональной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение своих обязанностей и неиспользования предоставленных ему прав; несоблюдение конфиденциальности сведений, т.е. тех сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

ДИ подписывает руководитель структурного подразделения. Проект визируется составителем, кадровой службой и юридической службой. После визирования передается руководителю/его заместителю, курирующему данное направление работы, на утверждение. Экземпляр ДИ передается работнику, который должен быть ознакомлен с ней под расписку. При внесении изменений издается приказ руководителя организации о внесении изменений.

23.1. Зарубежный опыт

Важным элементом продуктивной работ всего персонала считаются грамотно разработанные документы по обеспечению деятельности и подразделений, и функциональных обязанностей работника.

Составление различных видов документов имеют особенности. В США описание ДИ готовится непосредственно руководителем и самим работником, потом утверждается аттестационной комиссией. Целью этого является оценка работника, определение уровня вознаграждения, принятие решений при должностных продвижениях. Может указываться:

-должность;

-функциональные обязанности;

-организационные взаимоотношения;

-квалификация;

-формы ответственности.

В первом разделе указывается наименование должности по штатному расписанию.

Во втором перечисляются выполняемые работы.

В третьем определяется круг лиц, которым подчинен работник. Определяются меры ответственности за вверенный ему персонал, указывается эквивалентность должностного уровня.

В четвертом указывается послужной список, в котором отражается управление вверенными ресурсами и описание личных качеств (способность к лидерству, профессиональная репутация, глубина знаний, способность обучать работников, планирование, контроль, организационные способности).

В пятом разделе отражаются аспекты личной заинтересованности лица, занимающего должность, в сфере повышения квалификации, применения новаций, поддержания корпоративной культуры.

Примерная ДИ:

1. Описание работ: наименование должности, место в иерархии, краткое описание работ.

2. Спецификация: требования к характеристикам работника, в т.ч. характеристике по образованию, профессиональному опыту, личным качествам, состоянию здоровья.

В Германии при подборе руководящих кадров госорганов перед объявлением конкурса кадровая служба совместно со структурным подразделением составляет формуляр, в котором предъявляются требования к претендентам («Требования к претенденту на должность»). Как правило, в нем указываются основные задачи, главные виды деятельности, требования к образованию, профессиональному опыту и навыкам, указывается перечень специфических знаний. При этом, готовится «Формуляр-описание должности», т.е. ДИ. При помощи этих документов облегчается работа по отбору кандидатов на должность.

На предприятиях встречаются ДИ руководителей структурных подразделений. Они состоят из следующих разделов:

1. Обозначение должности.

2. Ранг: должностной уровень.

3. Подчиненность: круг лиц, которым подчиняется работник.

4. Руководящие функции: круг подчиненных лиц.

5. Цели должности: формулируются задачи, функции в целом организации и данного структурного подразделения в частности.

6. Замещение: круг лиц-заместителей либо порядок передачи полномочий сотруднику, находящемуся в резерве кадров на выдвижение.

7. Основные задачи по должности: устанавливается конкретное содержание должности, перечисляются виды работ и характер работ.

8. Прочие задачи: перечисляются комиссии, в работе которых работник участвует, его статус в них.

Особенностями являются:

1. Отсутствие раздела «Права».

2. Отсутствие раздела «Обязанности» (формулируются задачи, которые дают возможность работнику самому определять, что необходимо сделать).

3. Отсутствие раздела «Ответственность», т.к. предполагается, что если задача поставлена, то ее надо выполнять ответственно.

При описании работ значительное внимание уделяется конкретизации требований к квалификации и профессионально значимым личностным качествам.

В ДИ стран СНГ сохраняется советская традиция, т.е. тщательная проработка должностных обязанностей. Недостатком является: отсутствие требований к личным качествам; негибкость ДИ. В результате, ДИ пересматриваются очень часто, возникают конфликтные ситуации.

24. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (ИПД)

Основным НПА, комплексно регламентирующим организацию работ с документами и которым руководствуются все структурные подразделения, является Примерная инструкция (ПИ). Вопросы ДОУ могут отражаться в локальных НПА организации: положениях о структурных подразделениях, ДИ. Могут разрабатываться специальные НПА для участков, играющих ведущую либо самостоятельную роль в организации ( Положение о комиссии министерства по работе с обращениями граждан).

ИПД разрабатывается в каждой организации самостоятельно, в соответствии с действующими НПА. В ПИ определяется структура и содержание ИПД, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие приложений в зависимости от направлений деятельности организации, наличие технических средств.

Основой для разработки ИПД являются общегосударственные нормативно-методические документы. Кроме того, при разработке ИПД используются НПА и методические документы вышестоящих организаций и рекомендации государственных архивных учреждений. НПА в области ДОУ не устанавливают жесткой структуры ИПД.

Требования ИПД по организации работы с документами носит обязательный характер для всех работников организации. ИПД должна отражать все основные стадии работ с документами организации.

Текст разбивается на разделы, глав, пункты, подпункты. Нумерация валовая. Документ использует четкие формулировки и распорядительные слова («Инструкция устанавливает…; Ведение делопроизводства возлагается..»). Текст излагается от третьего лица. Например, «Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов». Текст может излагаться в безличной форме: «Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных и с пометкой «Лично».

ИПД начинается с Общего положения, в котором указываются цели и причины издания ИПД, документы, на основании которых разрабатывается ИПД. Указываются документы, которые применяются наряду с ИПД: инструкция о порядке регистрации, учета и контроля за прохождением исполнения документов в система АИПС. В этом разделе указывается область распространения ИПД. Например, на документы не секретного характера, документы, имеющие гриф «ДСП» и иные ОРД, за исключением документов, составляющих государственную тайну. Указывается наименование структурного подразделения и должностные лица, ответственные за общее руководство делопроизводством в организации. Указывается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований ИПД.

К основным разделам ИПД относятся:

1. Подготовка и оформление документов.

2. Организация документооборота.

3. Регистрация документов, построение ИСА.

4. Контроль исполнения.

5. Хранение документов.

Они могут иметь главы. Раздел «Подготовка и оформление документов» может иметь следующие главы: правила подготовки (бланки, оформление реквизитов); подготовка и оформление отдельных видов документов.

Раздел «Организация документооборота» может включать главы: порядок прохождения, обработки входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; учет документов.

Раздел «Регистрация документов» имеет главы: общие правила регистрации; формы регистрации; структура ИСА в канцелярии, в СДОУ, в структурном подразделении.

«Контроль за сроками исполнения»: организация контроля; сроки исполнения; анализ и обобщение данных по контролю.

«Хранение»: составление НД; формирование дел; оперативное хранение дел; ЭЦД; оформление дел; составление описей; передача дел на архивное хранение.

В ИПД могут включаться и другие разделы, главы, целесообразность включения которых определяется самостоятельно организацией: копирование и размножение; учет документов с грифом «Для служебного пользования»; составление НД; формирование и оформление дел; проведение ЭЦД.

Очень часто раздел «Регистрация» включается в раздел «Организация документооборота».

К ИПД имеются приложения, состав которых определяется, исходя из конкретного содержания разделов и глав ИПД. В качестве приложения могут даваться образцы бланков, конкретных видов документов, регистрационных форм, перечни документов, не подлежащих регистрации и документов, не подлежащих регистрации в СДОУ, формы сводок, справок об исполнении документов, формы НД, описей, образец оформления обложки дела.

Вопросы деятельности отдельных служб могут быть регламентированы в соответствующих разделах и главах. Например, в разделе «Подготовка и оформление документов» могут оговариваться особенности оформления, визирования кадровых документов или других специфических документов.

В разделе «Формирование дел» может оговариваться формирование дел по личному составу.

В разделе «Регистрация» должен быть отражен принцип централизации.

В ИПД должны найти отражение вопросы о применении средств автоматизации, компьютерных технологий, могут быть закреплены особенности внедрения автоматизированных систем ДОУ. Указываются НПА, регламентирующие эти вопросы, если эта работа не описывается полностью в разделах.

Перечень НПА и НМД, регламентирующих вопросы применения средств автоматизации, может даваться в приложении.

Целесообразно ввести разделы «Работа с исполнителями» либо «Организация работы с документами в структурных подразделениях». Может быть раздел «Использование электронной почты», «Работа с электронными документами», «Порядок оформления документов, направляемых за рубеж».

ИПД оформляется на общем бланке А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении распорядительным документом в этот документ включается пункт об утверждении ИПД, указываются сведения о дате введения ИПД в действие, излагаются сведения об организационных мероприятиях, указываются пункты об отмене ранее действующих ИПД и о должностном лице, ответственном за внедрении ИПД.

Датой ИПД является дата ее утверждения.

ИПД, независимо от содержания деятельности учреждения, должна охватывать следующие вопросы:

-Общие принципы организации делопроизводства (по организации и по структурным подразделениям);

-Ответственность за организационную и методическую сторону организации делопроизводства, за материально-техническое обеспечение делопроизводства;

-Функции основного исполнительного персонала в работе с документами;

-Функции канцелярии и лиц, обеспечивающих участок делопроизводственного обслуживания в структурных подразделениях;

-Взаимоотношения СДОУ с основными подразделениями организации;

-Место архива в системе организации и его роль в делопроизводстве;

-Создание документов;

-Определение видов и разновидностей документов, необходимость которых обусловлена деятельностью организации;

-Устранение излишеств в образовании документов с указанием путей замены их другими формами связи;

-Строгое упорядочение переписки со структурными подразделениями и подведомственными организациями;

-Порядок подготовки и оформления документов;

-Методика составления и оформления различных категорий или групп документов (распорядительные документы, протоколы, письма, телеграммы, факсограммы);

-Порядок подписания документов, их визирования, согласования и утверждения;

-Порядок размножения документов, методика исполнения документов;

-Особенности исполнения отдельных групп и категорий документов в зависимости от их содержания;

-Регламентация резолюций на документах;

-Подготовка документов к заседаниям коллегиальных органов;

-Принципы организации документооборота в данной организации;

-Порядок приёма и отправки документов;

-Основные принципы движения различных категорий и групп документов;

-Техника распространения документов между структурными подразделениями и передача их из одного структурного подразделения в другое;

-Общая организация и методика работ по регистрации документов;

-Категории документов, не подлежащих регистрации;

-Формы регистрации документов и система регистрационных индексов;

-Построение ИСА;

-Особенности учета отдельны категорий и групп документов (например, договоров);

-Сроки исполнения документов;

-Формы и методы контроля за исполнением;

-Правила кодификации НПА РБ, распорядительных документов организации и особенности построения кодификационных картотек;

-Построение НД, порядок их утверждения и использования;

-Вопросы методики, техники группировки документов в дела;

-Организация работы ЭК, состав и порядок работ;

-Методика и техника подготовки дел с исполненными документами к дальнейшему хранению и использованию;

-Правила хранения и использования исполненных документов в делопроизводстве;

-Порядок передачи документов в архив организации;

-Правила использования архивных документов;

-Прием/передача дел в случае ликвидации, реорганизации, при смене руководителя, завархивом или руководителя СДОУ.

ИПД утверждается приказом, в котором должны найти отражение:

1. срок введения в действие;

2. общий порядок использования;

3. ответственность за ее соблюдение и контроль исполнения;

4. предусмотрены мероприятия, связанные с повышением уровня делопроизводства, которые сопровождают введение в действие ИПД: семинары для сотрудников по утверждению ИПД, план этих семинаров.

На сегодняшний день широко используется практика подготовки одной ИПД для всех организаций либо определенных групп организаций, которые разрабатываются в вышестоящей организации. В ней отображаются вопросы, связанные с данными организациями. Эти ИПД оказались малопреемлимыми для подведомственных организаций из-за специфики требований, предъявляемых к системе документов. Следовательно не рекомендуется создавать такие ИПД, а целесообразно создавать отдельные ИПД для центрального аппарата и для групп организаций в данной системе.

Наличие ИПД в организации не исключает, если это требуется, разработку самостоятельных ИПД по отдельным участкам работы с документами.

В практике различают 3 вида ИПД: примерную, типовую и индивидуальную.

Примерная устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам. Так, ИПД носит рекомендательно-методический характер. На основании примерной ИПД в организациях разрабатываются индивидуальные ИПД, которые имеют статус локальных НПА. Примерные ИПД разрабатываются для организаций определенной отрасли, но их не следует путать с Примерной инструкцией (1968, 1975, 1995 гг), которая является обязательной к применению всеми органами, организациями РБ. Она устанавливает общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве. На ее основе, с учетом специфики функций, разрабатываются примерные ИПД организации.

Типовые ИПД составляются для группы однородных организаций, но они устанавливают единый порядок Во всех организациях системы и используются в качестве обязательных документов. При наличии типовой ИПД индивидуальная может не разрабатываться.

Примерные и типовые ИПД разрабатываются министерствами, госкомитетами и другими органами госуправления. Они утверждаются руководителями органов госуправления и согласовываются с Департаментом по архивам и делопроизводству РБ.

Индивидуальные инструкции организаций, являющихся источником комплектования госархивов, утверждаются руководителями по согласованию с учреждениями государственной архивной службы. ИПД организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются руководителями по согласованию с ЦЭК вышестоящей организации.

25.ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

В настоящее время не закреплены сроки рассмотрения обращений разных категорий граждан (ветеранов, депутатов и т.д.). В СССР это было закреплено в положении о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан (ОГ) 1982 г. Им определялся порядок ведения делопроизводства по ОГ и порядок их регистрации. В республиканских министерствах БССР были разработаны свои положения на основе этого положения. Эти положения согласовывались с Госстандартом БССР и ГАУ БССР.

С 1991 по 1996 г. работа по ОГ в РБ фактически не регулировалась нормативными актами. В 1996 г. был принят закон «Об обращениях граждан». В этом же году разработаны Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства по ОГ. Эти рекомендации были утверждены Министерством образования и науки РБ. В 1996 г. было утверждено Положение о порядке ведения делопроизводства по ОГ в госорганах и других организациях. Оно было согласовано с Комитетом по архивам и делопроизводству. 1 ноября 2004 г. были внесены изменения и дополнения в Закон «Об ОГ».

В документах 1996 г. устанавливалась единая форма РКК, жесткая система регистрации: А-41 – порядковый номер ОГ и первая буква фамилии гражданина. Велись картотеки алфавитные и территориально-алфавитные. Устанавливался единый порядок делопроизводства, которое должно было вестись централизованно.

В 2004 г. были внесены изменения в Закон «Об ОГ», было издано новое положение в 2005 г. Возникли проблемы с использованием этого положения, т.к. в нем содержались только общие принципы организации делопроизводства по ОГ. В частности, сохранялась централизованная система ведения делопроизводства по ОГ, ОГ и документы по их исполнению должны были находиться у одного должностного лица. Причем, хранение ОГ у их исполнителей запрещается.

25.1. Регистрация ОГ

В индекс могут входить следующие составные части:

3/2/А-41/з

3—условное обозначение региона;

2 – условное обозначение тематики ОГ;

«з» – первая буква вида обращения.

Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.

Обращения можно регистрировать: Гр-41.

Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).

25.2. Анонимные ОГ

По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.

25.3. Формы регистрации ОГ

1. Традиционная карточка . Её примерная форма дана в Положении 2005 г. в приложении.

2. Электронная карточка .

3. Журнал с такими же графами. Ведется, если число обращений – 20-30 в год. Лучше всего вести в алфавитном порядке. При этом надо учитывать, что регистрация ОГ идет валовая (А-1, …, Б-15,…,Я-150).

Повторным ОГ присваивается новый регистрационный индекс (А-1 – первое ОГ, А-21 – второе ОГ), например, при журнальной форме регистрации. Повторные ОГ могут регистрироваться под индексом первого (при карточной системе). При этом они регистрируются на той же карточке. Проставляется только дата регистрации повторного ОГ. В случае, когда повторному ОГ присваивается следующий индекс, должна заводиться новая регистрационная карточка.

Если в организации регистрируются обращения, направленные гражданином в разные организации, но полученные в одной конкретной, то регистрация будет такой: А-41/1 – обращение, направленное в Администрацию Президента; А-41/2 – обращение, направленное в Минюст; А-41/3 – обращение, направленное в Министерство образования. Допустим, что все обращения поступили в Департамент по архивам и делопроизводству.

Написание повторных обращений обусловливается тем, что они содержат новые факты для разрешения дела или же истек срок исполнения первого обращения; возможны другие причины. Повторные обращения подбираются для формирования дел за 2 последних года.

25.4. Срок рассмотрения ОГ

Типовой срок рассмотрения – 15 дней . Если необходимы проверки, то срок может продлеваться до месяца. Иногда – до 2 месяцев. Если в организацию поступило обращение, которое не входит в компетенцию организации, то оно пересылается в соответствующую организацию и в 5-дневный срок об этом сообщается гражданину, который написал это обращение.

Срок исполнения ОГ начинается с момента получения. На каждом исполненном обращении ставится отметка об исполнении и направлении в дело. В организациях ОГ, как правило, берутся на контроль.

25.5. Личный прием граждан

В организациях ведется книга учета личного приема граждан. В ней отражена структура этой организации и график приема граждан. Не существует унифицированной формы этой книги. В ней могут быть следующие графы:

· Номер по порядку;

· Адрес;

· Место жительства и работы;

· Содержание;

· ФИО того, кто осуществлял прием;

· Резолюция;

· Отметка об исполнении.

На РКК по личному приему наносится отметка «С личного приема». При наличии письменного заявления (т.е. обращения) и организации личного приема карточка ведется в установленном порядке с надписью «С личного приема». Форма карточки дана в Положении. В ней имеются графы:

· ФИО гражданина;

· Его адрес;

· Номер телефона;

· Дата обращения;

· Дата и индекс повторных обращений;

· Номер и дата сопроводительного письма;

· Тематика;

· Содержание;

· Резолюция;

· Исполнитель;

· Документ направлен на исполнение;

· Дата направления;

· Срок получения ответа;

· Ход рассмотрения (записи о промежуточных решениях по ОГ, отметки о проверках);

· Итоговое решение (дата, регистрационный индекс и заголовок ответа с решением вопроса);

· Отметка о снятии с контроля.

Индекс ответа на ОГ выглядит таким образом:

4-8/А-41

Из РКК составляется справочный аппарат. РКК могут систематизироваться по алфавиту, по тематике и алфавиту, регионам и алфавиту.

Вообще делопроизводство по ОГ ведется в соответствии с приказом руководителя.

Хранятся ОГ 5 лет после ЭПК, а затем уничтожаются.

В соответствии с Положением 2005 г. в организациях проводится анализ работы с ОГ.

25.6. Форма сводки об итогах работы с ОГ

Cодержит графы:

-Всего поступило обращений ___, в том числе: письменных ___, устных ____, повторных ____.

-Вопросы, по которым поступили обращения.

-От кого поступили обращения: от граждан ____, из редакций газет и журналов ___, из вышестоящих организаций ____, из других организаций.

-Сроки рассмотрения обращений: исполнено в срок ____, исполнено с нарушением срока ____, с перенесенным сроком исполнения ____, находятся на исполнении ___ по состоянию на ______.

-Порядок работы с обращениями граждан: рассмотрены организацией ____, посланные в другую организацию ___, рассмотрены с выездом на место ____.

-Итого: решены положительно ____, разъяснены ____, отказано ____.

Итоги работы должны рассматриваться на заседании коллегиальных органов. Обращение считается исполненным, если гражданину дан ответ на него.

Предложение (как вид обращения) может находиться на контроле более продолжительный срок. Может составляться справка об исполнении предложений граждан:

1. Номер по порядку;

2. ФИО и место жительства автора предложения;

3. Содержание предложения;

4. Итог.

Может составляться справка о причинах повторных обращений. В ней:

-Номер по порядку;

-ФИО и место жительства гражданина;

-Содержание;

-Причины повторных обращений: некачественно подготовленный ответ; несогласие с направлением обращения в другие организации; нарушение сроков исполнения; и т.д.

Может составляться справка о причинах неисполнения обращений в срок. В ней:

-Номер по порядку;

-ФИО;

-Содержание обращения;

-Причины неисполнения обращения в срок.

Аналогичная справка может составляться об исполнении графика личного приема граждан.

26. КНИГА ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Гражданин имеет право на рассмотрение материалов, связанных с решением конкретного замечания или предложения.

В случае утери этой книги составляется акт.

Валовая нумерация.

27. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ

Проблема совершенствования документооборота является одной из актуальных в современном документоведении. Это отмечается на самом высоком уровне. С плохой организацией документооборота связаны многие недостатки в управлении.

Указом от 26.09.2001 №516 перед госорганами была поставлена задача сократить документооборот не менее чем в 2 раза.

Нормативное определение зафиксировано в ГОСТе 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Примерная инструкция дает такое определение: документооборот – движение документов в организации с момента их получения/создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого является информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой документации.

ДОУ зависит непосредственно от управленческих решений, ДО которых включает 3 составляющие:

1. информационная поддержка решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией;

2. документирование решений;

3. контроль за выполнением решения.

Основными составляющими этого процесса являются:

-получение информации;

-постановка задачи;

-поиск необходимой информации;

-выработка решения, т.е. составление проекта документа, его согласование, удостоверение, отправка и контроль за исполнением.

Под документооборотом понимается движение комплексов документов. В их состав входят документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие, а также документы, направляемые на исполнение и сообщающие о результатах исполнения. С этой точки зрения, документооборот – совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроля за их исполнением.

Совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, может определяться понятием «документопоток».

Документооборот является составной частью ДОУ и по сути выполняет функции системы коммуникации в учреждении; основная цель документооборота – обеспечение движения комплекса документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота – определение такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечило достижение СДОУ ее целей.

Важное значение имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам относятся:

1. Характеристика документооборота в зависимости от используемой системы обеспечения:

-автоматизированной;

-традиционной;

-смешанной.

2. Распределение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

3. Маршруты движения документов.

4. Этапы и инстанции их прохождения.

5. Стадии документооборота.

6. Параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией, т.е. состав и содержание документов, направленность движения документов и периодичность документопотока.

К количественным характеристиками относятся:

1. Показатели объема и времени протекания. Объем определяется количеством входящих, исходящих, внутренних документов за конкретный период; помимо объема устанавливается удельный вес каждой документной группы.

2. Плотность документопотока, т.е. объем документов, проходящих через структурное подразделение за единицу времени.

3. Физический объем конкретного документа, т.е. размер его текста.

К временным характеристикам относятся:

1. Продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается как время, затраченное на маршрут прохождения документов.

2. Время полного цикла обращения документа в организации.

3. Время прохождения на отдельных стадиях управленческого процесса.

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов:

-прямоточность;

-непрерывность;

-ритмичность;

-параллельность;

-пропорциональность.

Принцип прямоточности. Требуется, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Важно создать наиболее целесообразную технологию обработки документов и последовательность операций.

Наиболее простая схема расположения структурных подразделений – линейная. Канцелярия располагается, как правило, в середине структуры. Наблюдаются сложные по структуре потоки документов, пропускная способность структуры определяется пропускной способностью слабейшего звена в любом уровне управления. Например, если загружены исполнители и канцелярия, то необходимо ввести ответвление потоков от основной цепи.

Принцип непрерывности. Предполагает подачу документов на тот уровень, где по ним принимаются решения. Принцип не совместим со скоплением документов в определенной инстанции. Разрабатываются перечни документов, не подлежащих регистрации. Предполагается равномерная загрузка сотрудников в работе с документами. С этим связан порядок согласования, подписания документов. Несвоевременное получение информации ведет к несвоевременному исполнению работ и вызывает задержку исполнения последующих работ .

Принцип ритмичности . Предполагает равномерность движения документов и подчинения их определенному ритму движения. Связан с принципом непрерывности. Очень тесно связан с контролем исполнения документов.

Принцип параллельности . Означает выполнение отдельных операций по обработке документов в процессе их движения. Основное назначение состоит в сокращении времени на прохождение документа. Возможности вспомогательных подразделений должны соответствовать их потребностям. Параллельное выполнение отдельных операций ускоряет документооборот и исполнение каждого документа.

Принцип пропорциональности . Предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Его несоблюдение ведет к диспропорции загруженности документами.

Влияние на документооборот оказывают структура и функции организации вместе с управленческой деятельностью. Поэтому прохождению и исполнению документов помимо делопроизводственных причин могут препятствовать производственные недостатки, отсутствие разграничение обязанностей, недостаточная определенность функций структурных подразделений и организации в целом. Все принципы взаимосвязаны, но и имеют самостоятельное значение.

28.ПОРЯДОК ПРИЕМА, ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Полный цикл прохождения входящих документов включает прием и первоначальную обработку корреспонденции, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрацию документов, рассмотрение руководством, доставку документов исполнителям, непосредственное использование или исполнение документов, распределение документов по логическим комплексам (делам).

Прием и первоначальная обработка производятся в СДОУ и проводятся централизованно. Это позволяет организовать всю последующую работу с документами, производить их учет. При поступлении проверяется целостность упаковки и правильность доставки. На поврежденных конвертах делается отметка и составляется акт. При невозможности использования составляется 2 акта, один из которых вместе с корреспонденцией возвращается отправителю (с пометкой «Ошибочно доставлено»). Не вскрываются конверты , отправленные в общественные организации и с пометкой «Лично» . Исполнитель обязан после этого отправить документ для учета и регистрации. Проверяется правильность вложения и наличие основного документа и приложения. Конверты сохраняются, когда по ним можно установить адрес и время отправления. Затем фиксируется факт поступления документа (регистрационным штампом). Если пакеты не вскрываются, то штамп ставится на конверте. Завершается первоначальная обработка сортировкой:

1. На регистрируемые и нерегистрируемые документы.

2. Документы, регистрируемые в СДОУ и в структурных подразделениях, в соответствии с перечнями.

При составлении перечня выявляются виды документов, не требующих ответа, и документов, регистрируемых в структурных подразделениях в самостоятельных формах (в основном, бухгалтерская документация, договорно-правового характера).

Задача предварительного рассмотрения состоит в том, чтобы направить документ лицу, принимающему по нему решение. Нужно руководствоваться положением о делопроизводстве, ДИ, НД.

Иногда время ожидания документа во много раз превосходит время его исполнения. Предварительное рассмотрение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием документов, работник определяет, куда и кому передать документ. При этом рекомендуется составлять перечень, в котором указаны виды документов, содержащиеся в них вопросы и структурные подразделения, в которые их следует отправить. Наличие перечней позволяет исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Рекомендуется разработать перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством (декреты, указы и др.), по принципиальным вопросам деятельности организации.

Для большей информированности руководителя можно составлять список, в котором указывается, какие документы поступили за день, неделю и кому они направлены на исполнение. Руководитель может ознакомиться с документами, представляющими определенный интерес; подписывая документы.

В процессе предварительного рассмотрения выясняется, не было ли переписки по вопросам. Если запрос поступает повторно, то подбираются ранее написанные документы и направляются руководителю. Документы передаются на рассмотрение в день получения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Документы, не требующие рассмотрения руководства, после регистрации вместе с РКК передаются в структурное подразделение соответствующему работнику. РКК помещается в контрольно-справочную картотеку, а документ передается руководителю структурного подразделения. После этого на РКК может быть перенесена его резолюция, а документ передан исполнителю. Как правило, передача дел производится под расписку, в той или иной регистрационной форме.

29. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССЕ ИХ ПОДГОТОВКИ

Проекты исходящих документов совершают ряд перемещений. Это должно быть организовано таким образом, чтобы с документом совершалось минимальное количество перемещений наиболее рациональным способом.

Подготовка документа начинается с составления проекта. Много времени отнимает операция согласования. Для ускорения подготовки документов целесообразно сокращать время согласования (копии могут передаваться всем, с кем согласовывается документ; исполнитель собирает завизированные копии и докладывает руководителю). Порядок согласования должен быть четко расписан в ИПД.

Подготовленные проекты передаются на подпись руководителю. Перед этим исполнитель обязан проверить правильность составления и наличие необходимых виз и приложений. Проект предоставляется на подпись со всеми документами, на основании которых готовился. Нередко отправление документа задерживается из-за подписания, когда все исходящие документы подписывает руководитель. Целесообразно подписывать документы руководителями структурных подразделений, а документы по основным вопросов – руководителем организации.

Рационально составить перечень документов, подписываемых руководителями структурных подразделений (кто подписывает и какие документы и кто визирует). Подписанные документы передаются на отправку.

Обработка отправляемой корреспонденции заключается в сортировке по адресам и видам почтовых отправлений. На конверте проставляется адресат, определяется стоимость, делается фальцевание (складывание) документов, составляется список на заказную почту. Документы передаются в ДОУ полностью оформленными.

В канцелярии проверяется правильность и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для исправления.

Документы, отправленные в один адрес, помещаются в один конверт. А на письмах с несколькими корреспондентами подчеркивается адресат, которому посылается данный документ.

Документ обрабатывается и отсылается в тот же день, когда передается на отправку. Отправка документов на машинных носителях должна проводиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителя. К этим документам готовится сопроводительная документация.

Внутренние документы, их обращение на этапах подготовки и оформления организуются аналогично порядку подготовки исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов. Вместе с тем обращение отдельных видов документов имеет особенности. Например, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия законодательству. При подготовке протоколов отсутствует этап составления и согласования проектов (исключение – протоколы собрания акционеров).

Приказы, которые содержат несколько адресатов, передаются в виде размноженных экземпляров или выписки из них. Докладные записки, справки и другие документы рассматриваются должностными лицами, которым они направляются, а затем – в соответствующие структурные подразделения в общем порядке для исполнения или помещения в дело.

Прием и передачу входящих, исходящих и внутренних документов рекомендуется осуществлять без расписки в получении. Учет передаваемых документов производится путем проставления отметок в регистрационных формах. Расписка целесообразна при передаче контролируемых документов, документов, связанных с конфликтной ситуацией или по личному составу.

Контролируемые документы могут передаваться только с ведома службы, осуществляющей контроль за их исполнением.

30. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов ( распорядительные, переписка, обращения граждан). Осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях. Данные об объеме составляются периодически. Учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов и копий.

В группе входящих выделяются:

1. документы правительственных и вышестоящих организаций;

2. предложения, заявления, жалобы граждан и документы, присланные из других органов.

В исходящих выделяют:

1. документы, направляемые в правительственные и вышестоящие организации;

2. документы, подписываемые руководством.

Динамику входящих и исходящих документов характеризуют по 3 признакам:

1. Изменение общего объема документации за несколько лет.

2. Изменение соотношения отдельных частей документооборота.

3. Определение объема по отдельным структурным подразделениям за несколько предыдущих лет.

Подсчет документов осуществляется по данным канцелярии, по регистрационным формам. Подсчет внутренних производится по месту их подготовки и исполнения.

Особое внимание обращается на многократность регистрации, наличие нерегистрируемой документации, на то, что не все документы проходят через СДОУ (телефонограммы, факсограммы, телеграммы). Информация обобщается в виде сводок.

Сводка

Структурное подразделение Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы
По группам документов По корреспондентам По группам По адресатам По группам По структурным подразделениям
1 2 3 4 5 6 7

31 . СОКРАЩЕНИЕ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документов зависит от количества документируемых действий и количества адресатов действий, т.е. возрастание/сокращение документооборота связано с процессом документирования. Причем, увеличение объема и сложности задачи объективно обусловливает рост документопотока. Могут встречаться факты неоправданного роста: перестраховка и создание документов на всякий случай.

Дополнительный документопоток рождается невыполнением некоторых задач, поручений, обязательств. Внедрение технологий в управление труда привело не к сокращению, а к росту документооборота.

Сокращение размера текста (физический объем документа также учитывается) имеет 2 цели:

1.Сокращение числа работников.

2. Экономия времени и бумаги.

Отмечается дублирование традиционных и электронных документов.

Упорядочение документопотоков является главным направлением по сокращению документооборота и заключается в создании надлежащих условий, строго установленного состава и регламента пользования документами.

Унификация сокращает число форм и размеры текстов документов. Создаются специальные унифицированные формы документации. Унификации подлежат и выходные машинные формы документов. При унификации унифицируются состав документа, формы и процессы работы с документами. В результате, исключаются формы документов, не вызванные потребностями документирования.

Для этого разрабатывается табель унифицированных форм документов – перечень разработанных к применению форм документов, закрепляющий юридический статус этих документов, этапы подготовки и прохождения документов. Табель утверждается руководителем организации, ежегодно пересматривается и корректируется.

Должно присутствовать высокое чувство ответственности за установленные обязательства.

Документ, регламентирующий действия, служит доказательством. Установленная договоренность, которая должна занять официальное место в администрировании, позволяет упорядочить образование документов, а, следовательно, и уменьшить документооборот.

Установление годовой потребности каждой формы документа влияет на изготовление бланков документов.