Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Но эти понятия не равнозначны. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. А унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет об исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.[4] Теперь необходимо рассмотреть периоды унификации документов. Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства. Для унификации необходимо ее постоянно действующее научно-методическое и организационно-техническое обеспечение, поэтому, в конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства «Оргстрой». Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был, в определенной степени, зависим от разработок НК РКИ. Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов для самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок были: выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию. А также унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета. Основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства. Деятельность Оргстроя сыграла положительную роль по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов.
Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х - началу 1970-х гг. В это время была создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. К основным идеям ЕГСД относятся:
1) всесторонняя комплексная унификация;
2) установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов;
3) подготовка документов, их оформление и хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.
На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.
Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений[5].
Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта идея не потеряла своей актуальности и сейчас.
Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:
- Унификация и стандартизация документов;
- Рациональная организация документооборота;
- Организация труда делопроизводственного персонала;
-Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Давайте кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Многие рекомендации ЕГДС устарели, поэтому их использовать нельзя. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства. Первая группа состоит из раздела “Подготовка служебных документов”. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Нужно сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Этот перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.
Второе направление – «Основы организации труда делопроизводственного персонала» включает следующие вопросы:
1) общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб;
2) структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения;
3) должностной и численный состав делопроизводственного персонала;
4) нормирование делопроизводственных работ;
5) основные требования к оборудованию рабочих мест;
6) условия труда работников делопроизводства.
Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).
Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений.
Рекомендации, включенные в раздел “Механизация делопроизводственных процессов” использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели, так как темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.