Хочется остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД, может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.
Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:
1. Организация документооборота;
2. Регистрация документов;
3. Контроль за исполнением документов;
4. Составление номенклатуры дел и формирование дел;
5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.
В разделе – «Регистрация документов» сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас – однократность. Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной. “Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.
Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов.
Следующий раздел “Составление номенклатур дел и формирование дел”, заслуживает особого внимания, так как он получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)
Широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.
Итак, ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности.
2.2 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
Не до конца утратила свое практическое значение Единая государственная система делопроизводства. Она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов[6]:
1) Документирование управленческой деятельности;
2) Организация работы с документами (управление документацией);
3) Механизация и автоматизация работы с документами;
4) Служба документационного обеспечения управления. Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:
1. Состав управленческих документов;
2. Унификация и стандартизация управленческих документов;
3. Оформление управленческих документов;
4. Составление текстов управленческих документов.
Можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и другие). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники. Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя. Наряду с Примерным положением ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей. В их число входят:
1. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
2. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
3. Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);
4. Формы номенклатур дел;
5. Перечень типовых сроков исполнения документов;
6. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
7. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
Таким образом, можно сделать вывод, что, несмотря на то, что многие положения требуют пересмотра, оба эти документа (ЕГСД и ГСДОУ) представляют несомненный интерес.
2.3 Появление общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД)
Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.
Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов[7].
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
1) регистрация форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3) сокращение количества применяемых форм;
4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7) рациональной организации контроля за применениям унифицированных форм. [8]
В ОКУД включено 10 унифицированных систем документации, утвержденных ведомствами-разработчиками УСД. Одной из них является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), разработчиками которой являются Росархив и Госстандарт:
01 - резерв, так что фактически в ОКУД включено девять УСД;
02 - организационно-распорядительная документация;
03 - первичная учетная документация (с 1997 г.);
04 - банковская документация;
05 - финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
06 - отчетно-статистическая документация;
07 - учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
08 - документация по труду;
09 - документация пенсионного фонда Российской Федерации;
10 - внешнеторговая документация.
Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.