Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Документы изготавливают на бланках.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Можно подвести итог нашей работы. Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат.
Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.
Далее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В 1990-е годы значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов.
Появление нового государственного стандарта - ГОСТ Р 6.30-2003 является положительной стороной. Стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления. Однако минусом является то, что все требования носят не обязательный, а рекомендательный характер.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКИ
ИСТОЧНИКИ
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
3. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 1975.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Изд-во стандартов, 1995.
ЛИТЕРАТУРА
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО
2. «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
3. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2001 - №2.
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.
5. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.
6. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.
7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
8. Костомаров М.Н. Классификация документной информации // Делопроизводство. 1999. №2. С. 18-26
9. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З.Документоведение. Документ и системы документации: Учебное пособие. М., 1977. 84 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.- 818 с.
[1]ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, С. 7
[2]Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 – С. 25.
[3] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
[4]Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 15.
[5]Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 1975.
[6]Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
[7]Сокова, А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.
[8] Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.