Смекни!
smekni.com

Документ в управленческой и правовой деятельности (стр. 6 из 8)

Основная задача ЭЦД сегодня – в определении категорий документов, подлежащих постоянному или временному хранению. При этом устанавливается группа учреждений, в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов.

Вторая задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.

Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д., насколько он информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов[38].

В результате проведения экспертизы ценности:

- устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

- производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

- определяются уникальные и особо ценные дела;

- осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

3.2 Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения ЭЦД.

По результатам ЭЦД составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в тех экземплярах: одни передаются в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия[39].

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Формы описей унифицированы (приложения 6, 7, 8, 9, 10).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (приложение 11). Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2001 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г.[40]

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел[41].

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов[42].

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения – частичному оформлению.

Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела[43].

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом[44].

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

3.3 Документ как артефакт

По признаку социально-культурной значимостивыделяют группу документов, получивших название артефакт(лат. Arte – искусственно, factus – сделанный) – документ, обладающий особой социально-культурной ценностью, не свойственной документу в целом. Артефактные документы – это документные памятники, в т. ч. письменности, составляющие часть культурного достояния страны, народа, человечества, обычно охраняемые специальными законами (приложение 12)[45].

Памятники выступают объектом науки памятниковедения, которая делит их на движимые и недвижимые. К числу движимых относят документные памятники: рукописи и старопечатные книги (манускрипты, палимпсесты, инкунабулы), раритеты, редкие письменные и графические издания, кинофотофонодокументы и т. п.

В середине 1980-х годов распространение получило понятие «книжный памятник», постепенно ставшее обобщающим для таких понятий, как «редкая» и «ценная книга» (особо ценная, уникальная). Трактовка ценной книги как качественной ее характеристики принадлежит И.Н. Розанову, А.И. Маркушевичу, М.Н. Куфаеву, С.А. Соболевскому (XIX — начало XX вв.).

Основой отнесения документа к артефакту (памятнику) может служить особая ценность и уникальность содержания, предисловия, сопроводительных статей, комментариев и т. п. Документы этого вида отличаются по внутренней структуре (составу, подбору и организации сообщения в нем). Артефактные документы оснащены особенно сложным аппаратом. Помимо основного текста, они могут включать научно-исследовательские статьи, поясняющие текст, обширный текстологический материал, историографические комментарии и разнообразные указатели (тематические, предметные, именные). Как правило, артефактные документы имеют особую материальную основу, конструкцию, особые условия бытования во внешней среде. Они выходят в улучшенном оформлении, с многочисленными иллюстрациями, часто в нестандартных формах, в переплетах. Для издания памятников нередко используют факсимильное воспроизведение.

Содержательная (информационная) ценность документа, его особое историческое, художественное и культурологическое значение являются основным признаком, позволяющим отнести документ к разряду артефактных. Как уже отмечалось, это не просто источник информации, он имеет особую социально-культурную ценность[46].

Кроме содержания, критерием артефактности может служить и материальная основа документа, его форма: бумага, пленка, шрифт, краска, способ записи и воспроизведения информации, обложка, переплет, автор и др.

К артефактным также относят документы по особым условиям их бытования во внешней среде, путем изучения их «судьбы» или легенды (термин архивоведения), первоначальной принадлежности, связи с историческими событиями, памятными местами и т. п.

Артефактные документы составляют основу духовных и материальных ценностей человечества и по уровню качественных критериев относятся к документным памятникам мирового, национального и местного значения.

Важнейшая задача библиотек и других учреждений культуры страны состоит в создании специализированных фондов рукописных и старопечатных книг, редких и особо ценных документов нового времени, в обеспечении их сохранности и рациональной доступности для научных, просветительских и воспитательных целей. Это одно из направлений общегосударственной деятельности по реализации закона об охране и использовании памятников письменности, истории и культуры.

Документный памятник – это ценностная категория, охватывающая результаты человеческой деятельности, в высокой степени отразившие культуру и исторические особенности той или иной эпохи и вследствие этого ставшие объектами ценностного отношения[47].

В фондах библиотек, архивов, музеев, информационных центров наряду с ценными есть неценные документы – с ограниченным сроком хранения.