Ценность – это особая социальная значимость документа, предпочтительность одного документа другому по некоторому существенному признаку либо их совокупности. Признав особую ценность документа, государство берет его на учет, обеспечивает особые условия хранения и рационального использования[48].
По степени ценностиразличают следующие виды документов: ценный, особо ценный, уникальный и редкий документ.
Ценный документимеет политическое, социально-экономическое, научное, культурное значение и на этом основании подлежит государственному учету и приему на государственное хранение. Ценность – качественная характеристика ценного документа, представляющего особую социальную значимость по содержанию, форме и/или условиям бытования во внешней среде, независимо от его количества.
Особо ценный документимеет для государства непреходящее значение и незаменим при утрате.
Уникальный документне имеет себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам.
Редкий документ – сохранился или выпущен в относительно малом числе экземпляров и обладает художественной, научной, культурной, библиографической или иной ценностью (приложение 13). Редким можно назвать экземпляр документа, обладающий неповторными приметами, которые отличают его от остального тиража документа (именной, снабженный автографом автора, «участник» знаменательного события, особо переплетенный, имеющий уникальный футляр и т. п.)[49].
Итак, следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и все более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области управления – средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.
Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[50].
Причина появления любого документа – необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
История позволяет проследить развитие документа от расцвета Древнерусского государства по настоящее время и его взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях: 1) это может быть отдельный документ; 2) система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности); 3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений. При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство предприятия не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.
Поэтому, необходимо следовать требованиям к составлению и оформлению управленческих документов, которые закреплены в государственных стандартах. Соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.
Об обязательности документирования говорится во многих законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
Эти нормы тесно связаны с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий поистечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.
Одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне – правовая культура. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.
Таким образом, современный специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство, следить за его изменениями, т.к. на этих знаниях основываются многие положения конкретной системы делопроизводства.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.ИСТОЧНИКИ
1.1 ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998. – 10 с.
1.2 ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003. – 12 с.
1.3 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Минкультура РФ, 2005. – 48 с.
1.4 Основные правила работы архивов организации. – М.: Росархив, ВНИИДАД. 2002. – 152 с.
2. ЛИТЕРАТУРА
2.1 Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. – 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.
2.2 Архипова, Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России. XVIII-XXвека: Учеб. пособие. М.: Рос. гос. гуманит. ун-т, 1999. – 230 с.
2.3 Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
2.4 Илюшенко, М.П. Функциональный анализ документа/ М.П. Илюшенко// Делопроизводство. – 2000. - № 1. – 67 с.
2.5 Коржихина, Т.П. История российской государственности [Текст]/ Т.П. Коржихина, А.С. Сенин - М.: Высшая школа, 1995, 352 с.
2.6 Коссов, И.А. Юридические термины в служебных документах/ И.А. Коссов// Секретарское дело. – 2000. - № 1. – 80 с.
2.7 Кошелева, Е.А. Функции, права и организация работы экспертной комиссии/ Е.А. Кошелева// Справочник кадровика. – 2006. - № 1. – 75 с.
2.8 Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 575 с.
2.9 Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». – 520 с.
2.10 Кузнецова, Т.В. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур/ Под. ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. – М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-синтез», 1999. – 224 с.
2.11 Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.
2.12 Ларин, М.В., Сокова, А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003. – 112 с.