Контрольная работа
по учебной дисциплине: «Документирование управленческой деятельности и
делопроизводство»
На тему: «Документационное обеспечение деятельности предприятия».
выполнил:
студент 3 курса
специальностьМенеджмент организации
Руководитель:
Москва 2010г.
Введение
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией -это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.
С документацией связана деятельность всех работников - от технических исполнителей до руководителей. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.
Содержание
Введение
1 Досье фирмы
2 Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)
3 Организационные документы
4 Распорядительные документы
5 Информационно-справочные документы
6 Подробное описание документов по личному составу
7 Оформление деловой переписки
Заключение
1. Досье фирмы
На данном предприятии используются следующие документы:
1 Организационные документы:
1.1 Устав;
1.2 Положение о персонале;
1.3 Положение о структурном подразделении;
1.4 Правила внутреннего трудового распорядка;
1.5 Структура и штатная численность;
1.6 Штатное расписание.
2 Распорядительные документы:
2.1 Постановления;
2.2 Решения;
2.3 Распоряжения;
2.4 Приказы по основной деятельности;
2.5 Указания;
2.6 Извещения.
3 Информационно-справочные документы:
3.1 Докладные, объяснительные, служебные записки;
3.2 Справки по производственным вопросам;
3.3 Акты;
3.4 Протоколы (полные и краткие).
4 Документы по личному составу:
4.1 Приказы по личному составу;
4.2 Заявления;
4.3 Резюме;
4.4 Расписки;
4.5 Доверенности;
4.6 Контракты.
5 Деловая переписка
2. Схема-макет организационно-распорядительных документов (ОРД)
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Организационно-распорядительные документы - это документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями, регулирующая процесс управления в организации, ее структурных подразделениях, это права и обязанности организации в целом.
В состав организационно-распорядительных документов входят:
1. Организационные документы - устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
2. Распорядительные документы - приказы, решения, распоряжения, указы, постановления;
3. Справочно-информационные документы - протоколы, служебная переписка, деловая переписка, коммерческая переписка, справки, акты, докладные, объяснительные, служебные записки;
4. Документы по личному составу - приказы по личному составу, заявления, личные карточки, справки, автобиографии, характеристики, резюме.
3. Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов,
регулирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права обязанности, ответственность руководителей и специалистов.
Устав - документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее
структура, функции, правовое положение.
Уставы, после их утверждения вышестоящей организацией, подлежат обязательной регистрации в администрации. Реквизиты и текст устава аналогичны реквизитам и тексту положения. Дополнительным реквизитом являются лишь подписи учредителей. Текст устава структурно разбивается на разделы:
1. Общие положения: изложены основания организации, порядок и формы управления организацией, ее подчиненность.
2. Цели и виды деятельности, направления деятельности организации.
3. Организационное единство: структурные подразделения и их взаимосвязь.
4. Регламентация деятельности: формы управления, права и обязанности должностных лиц.
5. Финансово-материальная база: определяются размеры основных и оборотных средств, источники образования хозяйственных средств, распоряжение средствами и ценностями.
6. Контроль, проверка и ревизия: устанавливаются формы и виды контроля за деятельностью предприятия.
7. Отчетность.
8. Реорганизация и ликвидация предприятия: излагаются порядок проведения реорганизации или ликвидации предприятия.
Устав подписывают учредители предприятия.
Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка) - составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом, утверждается руководителем предприятия. Структура текста:
1. Общие положения: отражают условия труда работников, их количество, категории специалистов, кто является руководителем и т.д.
2. Порядок приема, перевода и увольнения.
3. Основные обязанности служащих, администрации.
4. Рабочее время и его использование
5. Поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
6. Отпуска.
7. Командирование, временное командирование и перевод на новое место работы.
8. Зарплата, социальное страхование, компенсации.
9. Меры поощрения, дисциплинарные меры.
10. Освобождение от работы.
11. Рассмотрение трудовых споров.
Положение о структурном подразделении - определяются задачи, функции, права и обязанности, взаимоотношения данного отдела с другими подразделениями: права, ответственность, организация работы. Структура текста:
1. Общее положение: определяется правовой статус структурного подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться данное структурное подразделение.
2. Задачи и функции: излагаются направления деятельности данного структурного подразделения, перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением.
3. Права и обязанности - указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним предприятиям.
4. Ответственность: устанавливается ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное исполнение структурным подразделением возложенных на него функций, не использование предоставленных ему прав.
5. Взаимоотношения и связи: определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними предприятиями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласованию документов, совместного выполнения работ и др.
6. Организация работ: определяется порядок деятельности структурного подразделения предприятия, контроль подразделения, его организации и ликвидации.
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и/или подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом, утверждается директором предприятия. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора.
Структура и штатная численность - определяется численность работников структурных подразделений (должности) и указываются все наименования структурных подразделений, вводимых на предприятии. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Штатное расписание - содержит наименование структурных подразделений, перечень должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда. Оформляется аналогично структуре и штатной численности. Подписывается заместителем директора, визируется главным бухгалтером, руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем предприятия. В грифе «Утверждено» указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд оплаты труда. Гриф «Утверждено» заверяется печатью. Изменения в штатное расписание вносится директором.