Регистрация.
У секретаря из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
Составление номенклатуры дел.
Систематизация документов – одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[56], Основными правилами работы ведомственных архивов[57], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.
».
В данной организации удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства МУП «Рязкомхоз».
Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы анализируемого муниципального предприятия. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен[58]. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.
- При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие
- место составления;
- на какой год составляется номенклатура дел;
- названия разделов;
- гриф утверждения;
- гриф подписания.[59]
При составлении номенклатуры дел МУП «Рязкомхоз» необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.[60]
Как было уже сказано выше, номенклатура дел, разработанная для МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.
Формирование и оформление дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел[61].
В МУП «Рязкомхоз» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом
После составления и утверждения номенклатуры дел на предприятии рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях МУП «Рязкомхоз», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел.
В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в МУП «Рязкомхоз» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления[62] и Основных правил работы ведомственных архивов[63].
На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарю МУП «Рязкомхоз» необходимо оформить все реквизиты обложки дела:
- срок хранения дела.[64]
Составление описей дел.
МУП «Рязкомхоз» является предприятием с достаточно с большим объемом документов все документы поделены на две группы:
¾ планы, отчеты, контракты;
в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные документов, предлагается составить акт (Приложение 2). Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться директором предприятия.
лица) в документе на бумажном носителе.
Создание такой автоматизированной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
¾ Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна следующим набором
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[65]
аствующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой с бумажными к работе с электронными документов составляет до 80%.[66]
¾ в компьютерной форме;
¾ правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые мхоз»;
¾ только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров;
¾ предлагается приступить к созданию архива для документов МУП «Рязкомхоз».
Основной целью написания данной дипломной работы являлся анализ организации и технологии документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Муниципальное унитарное предприятие «Рязкомхоз» реорганизовано путем выделения из его состава Муниципального унитарного предприятия «АВТОТРАКТОРНАЯ ТЕХНИКА» в соответствии с распоряжением главы Администрации г.Рязани от 8 июля 1996 года № 727р.
1. , положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря МУП «Рязкомхоз».
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
¾ первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
¾ регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись
4. Необходимо составить номенклатуру дел МУП «Рязкомхоз» с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.[67]
5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников МУП «Рязкомхоз» предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить бработки документов МУП «Рязкомхоз» позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания предприятия, значительно повысить оперативность обработки документов.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Список использованных источников
1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.
1. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию. М., Экономика, 1988, 30 с.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.
3. ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». М., Издательство стандартов, 1992.
4. Конституция РФ // Российская газета 25 декабря 1993.