Введение.
8-9 апреля 1999 г. в Москве состоялась конференция "Электронные документы и архивы", организованная Московским городским объединением архивов, Историческим факультетом МГУ им. М.В. Ломоносова, Ассоциацией "История и компьютер". В конференции приняли участие более 40 специалистов, представлявших Федеральную архивную службу (ФАС), ВНИИДАД, Государственный архив РФ, Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ), Московскую областную Думу, Научно-технический центр "Информрегистр", Белорусский научно-исследовательский Центр электронной документации (БелНИЦЭД), МГУ им. М.В. Ломоносова, Алтайский государственный университет, Петрозаводский государственный университет, Историко-архивный институт РГГУ, ВНИИ проблем вычислительной техники и информатики и других. Было заслушано 16 докладов и сообщений, вызвавших оживленную дискуссию и обсуждение.
Последние 10 лет проблема архивирования электронных документов активно обсуждается в научных кругах. Конференция была предназначена в первую очередь для того, чтобы приземлить ученую дискуссию на почву отечественного архивного дела. На конференции работали три секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса", "Организация доступа и проблемы использования электронных документов", "Электронные документы в текущем делопроизводстве, в электронных архивах учреждений и на постоянном хранении. Проблемы хранения электронных документов".
С вступительным словом, посвященным взаимоотношениям историков и архивов в информационный век, к участникам конференции обратился декан Исторического факультета МГУ проф. С.П. Карпов. Главная проблема, которую он поднял, - доступ историков к информационным ресурсам архивов. При этом возможности работы с электронными ресурсами значительно превышают традиционные. Поэтому историки заинтересованы:
1) чтобы электронные архивы принимали и хранили электронные ресурсы,
2) чтобы архивы вели работы по оцифровке имеющихся документов и предоставляли к ним доступ,
3) чтобы архивы были заинтересованы в инициативном формировании банка электронных копий исследователями, причем бесплатно,
4) чтобы электронные архивы были открыты через Интернет, где имелась бы полная справочная по ним информация. Вопрос выставления в сетях документов архивов слишком сложен и может решаться в конкретном случае по разному,
5) чтобы университетские компьютерные сети были связаны (объединены) с электронными архивами, что позволило бы интенсифицировать проводимые исследования.
На секции "Определение электронного документа и основания для придания ему юридического статуса" было заслушано 6 выступлений. Руководитель секции И.Н. Киселев представил доклад "Электронные документы в России: общий взгляд с архивной точки зрения". Отметив, что по-прежнему отсутствует приемлемое определение электронного документа, докладчик объяснил, почему это случилось. До появления вычислительной техники и связанных с нею специфических носителей информации человечество не сталкивалось со столь революционным изменением средств фиксации и средств восприятия информации (в компьютерных системах документ "исчезает" физически). Причем эти изменения не закончились, а продолжаются с развитием технологии. В результате - "электронный документ взорвал архивную практику". По мнению И.Н. Киселева, архивисты сейчас находятся в ситуации осознания и анализа современного информационного феномена, связанного с электронными документами и электронными архивами. Однако, что делать архивам в такой ситуации, пока не берется сказать никто: "Мы только что обнаружили, что Земля не плоская, но какая она в действительности - не знаем. Некоторые подозревают, что у Луны есть обратная сторона".
Выводы, к которым подвел докладчик слушателей могут быть сформулированы следующим образом:
Необходимость ждать вытекает и из невозможности предвидеть возможные затраты на дальнейшее переформатирование и миграции принятых на хранение данных и документов. При том, что сейчас наиболее существенная часть документов создается в традиционном виде, не имеет смысла торопиться с приемом на хранение электронных документов.
Директор НТЦ "Информрегистр" Госкомсвязи А.Б. Антопольский представил доклад "Нормативная база электронных документов". Докладчик начал с освещения планов правительства по разработке нормативной базы электронных документов. В этих планах работа по 3 законам: внесение изменений в закон "Об информации и информатизации", разработка закона "О цифровой подписи", внесение дополнений и изменений в закон "О международном информационном обмене". Все три закона имеют первостепенную важность для архивистов, однако их разработка ведется без их непосредственного участия. Также по инициативе правительства начата разработка законопроектов "Об информационном обеспечении органов власти", "Об обязательном экземпляре документов", проектируются изменения в закон "О средствах массовой информации".
Докладчик остановился на деятельности Комиссии по информатизации при Президенте РФ. Ею была разработана "Концепция по управлению информационными ресурсами" (опубликована в журнале "Информационные ресурсы, ©1, 1999 г.). Именно на основе этой концепции правительство приняло решение подготовить 2-летний план своих действий. Сейчас проходит стадия согласования перечня подзаконных актов. Среди них докладчик упомянул в первую очередь "Методические указания по определению наиболее важных государственных информационных ресурсов". Последние представляют несомненный интерес для архивистов именно с точки зрения экспертизы ценности и принятия на хранение.
В рамках концепции разрабатывается вопрос о разделении полномочий между федерацией и субъектом. Не меньшие проблемы порождают и межведомственные конфликты. Поэтому будет подготовлен документ, касающийся координации деятельности ведомств по использованию информационных ресурсов. Следующая проблема, которая получит разработку в нормативных актах - это рассмотрение информационных ресурсов как имущества для решения вопросов инвентаризации (постановка на баланс, оценка стоимости в той части, в которой они являются материальными ресурсами, и т.п.). Нуждается в правовой разработке и вопрос финансирования информационной деятельности. Тогда расходы на информационную деятельность, ныне скрытые в других статьях, будут очевидны, доступны для проверки эффективности. На уровне президентской власти готовится указ о регистрации информационных ресурсов всех уровней, для чего будет создан единый распределенный реестр.
Докладчик упомянул для обсуждения проект программы "Российская электронная библиотека", которая возможно получит отдельное финансирование в бюджете-2000. В проекте закладывается разработка стандартов, методических проблем, связанных с определение электронных документов, изданий. Предполагается участие 10 министерств, в том числе и Росархива. Отдельно следует упомянуть, по мнению докладчика, вопрос о стандартах. Он согласен, что стандарты устанавливаются de-facto, что вызвало возражения присутствовавших специалистов. Так например, в Великобритании принят стандарт электронных библиотек. Стандарт Интернета продолжает разрабатываться консорциумом WWW и Microsoft. Следует ждать появления стандарта метаданных, который в свою очередь также будет развиваться (XTML по отношению к существующим HTML и SGML).
Докладчик считает, что только во взаимодействии Информрегистра и архивов можно получить как достаточно полные сведения о имеющихся в стране информационных ресурсах, осуществить анализ этой информации и на этой основе расширить поле экспертизы ценности электронной документации, выработать ее критерии. Информрегистр ежегодно издает каталог с зарегистрированными БД.
Так в новой редакции закона "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (1999) отмечается, что документы, относимые к архивному фонду, могут быть зафиксированы как на бумажных, так и на технотронных носителях. Предельный срок временного хранения технотронных документов (в том числе и базы и банки данных) не должен превышать трех лет, после чего документы с постоянным сроком хранения должны передаваться в государственные электронные архивы. Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме предусмотрено регулярное создание электронных архивных копий. В законе "Об информатизации" документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (так же как и в российском ГОСТе). Тот же закон установил, что документ, содержащий информацию, обработанную информационной системой, приобретает юридическую силу после его удостоверения должностным лицом в установленном порядке или электронной подписью.
В Национальном центре законопроектной деятельности идет работа над проектом закона "Об электронном документе", где проведена идея полного правового равенства электронных и бумажных документов. Понятие электронного документа в нем значительно сужено: таковым предполагается считать только документ, снабженный электронной цифровой подписью. Однако более широкий подход реализован в проекте государственного стандарта "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения", который предполагается ввести в действие в 1999 г. Он предполагает два варианта удостоверения подлинности официального электронного документа: посредством цифровой подписи или посредством удостоверяющего листа, оформленного должностным лицом в форме обычного бумажного документа и прилагаемого к документам на машинных носителях, например, при их передаче в электронный архив. Удостоверяющий лист будет свидетельствовать, что подлинность и целостность информации обеспечивались организационными мерами. Для проверки может быть использована контрольная характеристика файла (значение хэш-функции), включаемая в удостоверяющий лист. По мнению докладчика, заверение подлинности с помощью бумажного документа может оказаться недостаточным с точки зрения доказательной ценности документа в суде, но вполне применимо для электронных документов, имеющих прежде всего справочную ценность.
К концу 1999 г. предполагается введение в действие еще двух стандартов: первый будет регламентировать процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи, второй - требования к функции хэширования. В.Л. Носевич считает, что после появления указанных стандартов и закона "Об электронном документе" ситуация с использованием электронных документов в делопроизводстве прояснится, что вызовет быстрый рост их количества и массовое поступление в электронные архивы.
Важнейшим тезисом в выступлении В.Л. Носевича был следующий - необходима выработка общих требований к системам безбумажного документооборота с точки зрения архивного хранения. Сегодня такая регламентация в Республике Беларусь практически отсутствует. Лишь в методических рекомендациях "Архивное хранение электронных документов" (1998) рекомендуется при проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и обращение электронных документов, осуществлять планирование их жизненного цикла с обязательным участием специалистов, ответственных за хранение документов в электронном архиве организации, а также представителей государственной архивной службы.
В проекте стандарта "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения" эта норма фигурирует уже в качестве обязательного требования. Планирование жизненного цикла электронных документов предусматривает определение требований к ним таким образом, чтобы они были доступными и воспроизводимыми на всех стадиях жизненного цикла, включая и архивное хранение. Среди этих требований - проведение предварительной экспертизы ценности по видам документов, определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительной документации, согласование форматов данных, информационно-поисковых характеристик, на основании которых затем будет строиться описание документов в электронном архиве, и др. Докладчик подчеркнул, что только практика покажет, насколько эффективными окажутся эти требования.
По мнению выступающего, распределенное хранение электронных документов для наших стран неприемлемо, поскольку рассчитано на иной уровень правового сознания и ответственности. Трудно рассчитывать на то, что организации будут исправно затрачивать большие ресурсы на конвертацию документов, непосредственная надобность в которых отпала. В Белоруссии основной стратегией является государственное хранение электронных документов, но действующее законодательство оставляет свободу для маневра. Закон "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" предусматривает возможность продления сроков хранения документов по месту их создания путем выдачи лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.