Смекни!
smekni.com

Управление документацией (стр. 11 из 28)


Лазерные принтеры используют технологию сухой электростатической печати, при этом создаваемые при помощи наэлектризованного красящего порошка-тонера черные тексты по свойствам и параметрам сохранности можно считать аналогом электрографического текста. Такой текст, созданный в режиме нормального термозакрепления, характеризуется хорошей износостойкостью (соизмеримой с износостойкостью машинописи и туши), водостойкостью, устойчивостью к действию света и химических веществ. Однако такой текст неустойчив к нагреванию и действию органических растворителей*1.

-----
*1 См.: Привалов В.Ф., Любомирова О.И. Проблемы сохранения текстов документов, созданных с помощью печатающих компьютерных устройств. Аналитический обзор. - М., ВНИИДАД, 1996. - СИФ ВНИИДАД, № 10008(1), С. 3.


В матричных принтерах текст ударным способом наносится на бумагу через красящую ленту. Реальная стабильность текста зависит от качественного состава красителя ленты.

В струйных принтерах заданное изображение формируется на бумаге из мельчайших чернильных капелек микронных размеров. По своим свойствам текст, полученный с помощью струйных принтеров, аналогичен текстам, написанным с помощью чернил для авторучек или фломастеров. Соответственно черные и цветные тексты, изготовленные на струйных принтерах, легко смываются с бумаги водой, они нестойки к действию химических веществ, быстро выцветают на свету. Особенно опасно для таких документов прямое воздействие воды в различных экстремальных ситуациях. Проведенное исследование со всей очевидностью указывает на необходимость учитывать при выборе типа печатающего устройства проблемы последующей сохранности текстов документов.

Для подготовки и обработки информации в современном управлении повсеместно применяются электронно-вычислительные машины (ЭВМ).

Обычно ЭВМ разделяют на четыре класса: серверы, персональные ЭВМ, рабочие станции и портативные (переносные) компьютеры.

Серверы являются основой локальных сетей и именно поэтому к ним предъявляют повышенные требования по вычислительной мощности, отказоустойчивости и функиональным возможностям. Задачи, решаемые серверами - обмен информацией в сети, хранение информации, управление сетевыми принтерами (или другими дорогостоящими периферийными устройствами), управление шлюзами в Internet или других внешних сетях - могут решаться одной физической машиной, но, как правило, при построении сетей в организациях функционально выделяют файл-сервер, принт-сервер и т. д. Это позволяет оптимально распределить задачи, тем самым повышая скорость обмена информацией и общую надежность локальной сети.

Для ПЭВМ характерны простота эксплуатации, надежность и большие возможности расширения функций за счет добавления аппаратных или программных средств. Это, как правило, стандартные недорогие компьютеры, для работы в локальной сети оснащаемые сетевыми аппаратными и программными средствами.

Рабочие станции - это высококлассные компьютеры, аппаратно и программно предназначенные для обработки графики и больших массивов информации. Современные рабочие станции необходимы для работы конструктору, аналитику, дизайнеру, архитектору. Например, именно на компьютерах такого типа рассчитываются прочностные характеристики при проектировании автомобилей или создается компьютерная графика для фантастических фильмов.

Расширяется производство портативных ПЭВМ. Основными причинами этого являются: прогресс в области компьютерных технологий, вызвавший появление новой микроэлектронной базы и новой малогабаритной периферии; быстро растущие потребности в информации во всех сферах деятельности за пределами офисов. Перспективным направлением развития портативных ЭВМ являются пен-компьютеры, размерами не превышающие видеокассету и позволяющие вводить информацию электронным пером.

Сегодня все большую актуальность приобретают вопросы параллельной обработки информации. Современные сетевые устройства обеспечивают работу многих компьютеров в системах с удобной архитектурой, в которой каждый компьютер располагает своим собственным устройством памяти. Фирмы Novell, IBM, Microsoft, Oraclе, Sun Microsystems разрабатывают программные средства, которые объединяют компьютеры в эффективные системы.

Пользователи ПЭВМ имеют свободный доступ к внешним базам данных для поиска и обработки различной информации благодаря оснащению персонального компьютера функциями связи. Персональные компьютеры, функционирующие в качестве узлов в обширных компьютерных сетях связи, играют решающую роль в процессе превращения нашего общества в информационное.

Существуют сотни и тысячи различных прикладных программ для ПЭВМ. Их состав обновляется через каждые 1-2 года. В зависимости от назначения программы, применяемые для управления документацией, можно классифицировать следующим образом:

- редакторы текстов, программы подготовки текстов (документов) на компьютере;

- издательские системы (программы подготовки документов типографского качества);

- табличные процессоры (программы обработки табличных данных);

- системы управления базами данных - программы обработки массивов информации.

Редакторы текстов дают возможность подготавливать документы на компьютере. Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т. д. Наибольшей популярностью в мире на сегодняшний день пользуются: Microsoft Word (версии для DOS и Windows), Lotus AmiPro. Пакеты программ обеспечивают всевозможную обработку различных типов информации и могут быть использованы для производства документов, содержащих наряду с текстом (различного типа шрифтов) иллюстрации и графику.

В нашей стране широко известен с конца 1980-х гг. текстовый редактор “Лексикон”. Пользователей привлекают такие его качества, как простота, русскоязычность, минимум времени на освоение, хранение файлов в формате ASCII и стандартная печать. К тому же, у “Лексикона” постоянно появляются новые возможности. Начиная с версии 8.92, “Лексикон” позволяет подключать модуль синтаксической проверки русской орфографии - ОРТОДОК. На данный момент существует версия “Лексикона” для наиболее популярной операционной системы Windows 95.

4.2. Средства передачи информации


Эффективным средством и сравнительно недорогим передачи информации является электронная почта (Electronic Mail, E-Mail), которая предоставляет следующие виды услуг пользователям: передача информации на большие расстояния; оперативность; независимость взаимодействия пользователей во времени; высокая надежность передачи информации*1. Использование электронной почты (ЭП) позволяет в полном объеме и многократно воспроизводить передаваемую информацию, не используя бумажный носитель.

-----
*1 См.: Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М., ФиС, 1993.

С помощью ЭП можно передавать текст, графики, факсимиле, звуковые и видеофайлы, фотографии. ЭП очень экономична и не требует больших штатов обслуживающего персонала.

Работа разбивается на несколько этапов: подготовка корреспонденции; пересылка электронных писем по указанным адресам; защита писем от несанкционированного доступа; получение писем пользователем путем опроса “почтового ящика”; сохранение или уничтожение полученных писем.

Для ЭП разработано множество пакетов прикладных программ. Среди них можно выделить специализированные пакеты, реализующие функции собственно ЭП, и интегрированные программы, обеспечивающие также дополнительные функции, которые выбираются средствами меню, например, обработку текста, ведение календаря.

Одним из наиболее распространенных видов электросвязи является факсимильная связь (ФС). По сравнению с телексом (абонентский телеграф) ФС не требует клавиатурного ввода передаваемой информации. По скорости и точности она превосходит телекс и системы передачи сообщений с использованием ЭВМ, а по экономичности и другие виды электронной почты. Важнейшим преимуществом ФС по сравнению с телексом и телетексом (усовершенствованный телекс) является возможность передачи графической информации, подписей должностных лиц и т. п. ФС в настоящее время получает все более широкое распространение. Такие факторы, как переход на цифровую систему передачи сигнала и достижения в области микроэлектроники, способствовали повышению скорости и качества передачи информации, уменьшению размеров и веса факсимильных аппаратов, совместимости оборудования различных изготовителей.

Современные факсимильные аппараты могут использовать обычную писчую бумагу, что дает возможность долго сохранять текст факсограмм.