Например, комплект “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения организаций и обеспечивает следующие основные функции:
- регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
- постановку на контроль документов, резолюций руководства организации, поручений;
- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
- автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
- ведение электронного архива документов организации и подразделений.
Комплект “Электронный архив” обеспечивает:
- формирование электронных папок номенклатуры дел организации, для хранения документов произвольного формата;
- создание системы хранения документов произвольного содержания, таких как: внутренние нормативные документы организации; внутренние справочные материалы; шаблоны наиболее часто используемых документов и т. п.;
- автоматизированный ввод документов из различных источников (сканер, факсимильные сообщения, и т. д.);
- использование одной из систем OCR для многоязычного распознавания текста и автоматического перевода документов в текстовый формат представления данных;
- хранение и работу с документами в виде графических образов или распознанного текста с использованием технологии IN:DI и Notes;
- распределенный (коллективный) доступ к информации хранящейся в электронном архиве организации;
- возможности контекстного поиска необходимой информации по всему массиву хранимых документов; просмотра, редактирования и печати документов архива;
- использование электронного архива в виде компоненты корпоративной системы автоматизации делопроизводства на основе Notes-технологии.
Комплекс ориентирован на рынок корпоративных информационных систем организаций, имеющих потребность в хранении больших массивов документов.
Логическим развитием пакета “Office Media” служит Система автоматизации кадрового делопроизводства “Кадры-98”, которая предназначена для автоматизации делопроизводства и ведения кадровой документации в любых организациях. Она функционирует на локальной вычислительной сети организации, объединяющей компьютеры, участвующие в технологических процессах работы с кадровой документацией и обеспечивает выполнение следующих функций:
- ведение базы данных личных карточек сотрудников организации;
- ведение личных дел сотрудников;
- информационно-поисковая работа;
- получение статистической отчетности по кадрам;
- ведение штатного расписания организации.
В системе обеспечивается защита персональных данных от несанкционированного доступа.
Новым словом кампании Inter Trust является недавно разработанная так называемая “корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства - Company Media”.
Разработчики отмечают следующие отличительные черты системы: в ней может быть практически неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций (крупных подразделений). Каждая организация работает со своими базами данных, но при этом используются общие механизмы информационного взаимодействия с другими организациями.
Вся передача информации в АСУД выполняется на основе репликационных возможностей Lotus Notes и разграничения прав доступа к документам.
Каждая из организаций ведет базу данных персонала (“Структура организации”), которая через репликации распространяется во все другие организации. Поэтому пользователи могут выбирать в качестве адресатов или исполнителей любого сотрудника компании, независимо от того, работает ли он в соседнем помещении или в филиале, находящемся в другом городе.
Система имеет как центральных администраторов, так и региональных - для каждой из организаций. Главные администраторы ведут общекорпоративные базы данных, региональные - внутриорганизационные. Региональный администратор может делегировать некоторые свои полномочия, связанные с настройками рабочих мест, в подразделения.
В системе есть базы данных для регистрации и дальнейшей работы с организационно-распорядительными документами уровня всей компании, внутренними документами организаций, а также и входящей, и исходящей корреспонденцией организаций.
Если документы отправлены из одной организации Компании в другую, то ручные операции при регистрации такого входящего документа сводятся только к выбору номера документа, все остальные реквизиты заполняются автоматически. В организации, отправляющей документ, можно увидеть сводку о ходе исполнения документа в организации-получателе.
Другая сторона “сквозного” делопроизводства заключается в том, что если подразделения организации территориально отдалены друг от друга, то это никак не мешает вести общее делопроизводство всех подразделений этой организации с однократной регистрацией документов и единым контролем исполнительской дисциплины.
Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия “Гранит-Центр” - систему автоматизированного документооборота и делопроизводства организации “Гран-Док”, которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.
Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Система обеспечивает работу с различными потоками документов:
- входящие документы: письма граждан; устные обращения граждан; служебная корреспонденция; устные обращения представителей организаций; распорядительные документы, направляемые вышестоящими организациями;
- распорядительные документы организации: распоряжения; постановления; приказы; протоколы совещаний; поручения;
- исходящие документы: ответы на письма и обращения; инициативные письма.
Система “Гран-Док” обеспечивает контроль за исполнением документов и решений, а также контроль исполнительской дисциплины сотрудников организации.
Система предоставляет следующие возможности:
- распределенную среду для ввода, хранения, обеспечения доступа, защиты документов на всех уровнях (сервер, база данных, документ, зона документа, отдельное поле);
- регистрацию документов в электронных картотеках;
- фиксацию этапов прохождения документа от регистрации до списания в дело;
- гибкий поиск документов в массиве по любым поисковым реквизитам или их комбинациям;
- работу с полнотекстовыми документами и любыми исходными материалами (звуковые файлы, рисунки и т. д.);
- возможность отбора и хранения документов в папках;
- создание персональных папок пользователя: “динамические” - для отбора документов по заданному запросу, “статические” - для хранения любого набора документов;
- контроль и анализ исполнения всех этапов рассмотрения документа;
- получение типовых отчетов и графиков и разнообразную статистическую и аналитическую информацию;
- обмен сообщениями между пользователями системы с помощью встроенной электронной почты. Каждое сообщение может содержать разнородные объекты: папки документов, тексты, электронные формы, графики, документы, сканированные изображения, аудио и видеоинформация.
На основе вышеизложенного, можно сформулировать определенные выводы о том, какой должна быть современная система управления документации в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактографически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.