Управление документацией (стр. 19 из 28)

Функциограммы особенно полезны на этапе проектирования, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменения штатного состава и функциональной структуры (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Функциограмма распределения обязанностей исполнителей, работающих с оперативной документацией

Графики (карты) распределения обязанностей служат для выяснения должностных функций и степени ответственности исполнителей за выполняемый участок работы. Карта распределения ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой указывается должность сотрудника, в сказуемом - выполняемая работа. В поле таблицы с помощью условных обозначений характеризуется отношение исполнителя к указанному виду работы (контролирует, координирует, согласовывает и т. д.). Этот вид графической модели может использоваться как на этапе обследования, так и на этапе разработки проекта (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Схема распределения обязанностей исполнителей

5.3. Моделирование технологии управленческих процессов

Для описания технологии работы аппарата управления используются следующие виды графических моделей:

- сетевые модели;

- блок-схемы;

- графики Гантта;

- оперограммы;

- организационно-технологические карты.

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ.

По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Оперограмма создания и обработки приказа в министерстве

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить главное в этапах процесса, выделить наиболее важные участки (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Символическая оперограмма обработки документа в наградном отделе

Оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций.

Для изучения и проектирования технологии процессов управления могут применяться так называемые блок-схемы.

Блок-схемы - это функционально-ориентированные графические модели, которые с помощью специальных символов и текста отражают связи между сравнительно крупными частями процесса (блоками). Этот график отражает логическую взаимосвязь отдельных элементов управленческого процесса, безотносительно конкретных исполнителей. С помощью блок-схем представляется функционирование всей системы в едином графическом ключе.

Одной из наиболее употребительных моделей процессов являются сетевые графики. Сетевые графики были впервые применены в США при осуществлении программ исследовательских и конструкторских работ в военной промышленности. На базе сетевых графиков сложился метод моделирования управленческих процессов и операций - сетевое планирование и управление (СПУ).

Сетевой график обладает рядом преимуществ, которые и обуславливают его широкое применение:

- он позволяет установить логические связи между работами, что дает возможность более четко проектировать весь процесс;

- дает возможность определить не только наименьшую длительность процесса, но и последовательность работ, определя-ющих эту длительность;

- позволяет учитывать все изменения, возникающие в ходе осуществления работ. Затягивание выполнения одной или не-скольких работ вызывает лишь изменение критического пути при сетевом графировании. При ленточном плановом графике это ведет к необходимости составления нового графика;

- сетевой график позволяет еще на стадии разработки проекта или плана учесть различные варианты выполнения работ и выбирать из них оптимальные.

Термин “сетевая модель” основывается на понятии ориентированного графа, т. е. совокупности количества точек и множес-тва ориентированных дуг, соединяющих эти точки. Область графа, ограниченная несколькими точками, некоторые из которых не имеют входящих дуг, носит название сети.

В основе любой сетевой модели лежат три понятия:

работа - трудовой процесс, требующий затрат времени и резервов. Понятие “работа” включает также “ожидание” - процесс, не требующий затрат резервов, но занимающий время, и “зависимость”, т. е. логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующая затрат времени и резервов, но показывающая, что начало одной работы зависит от результатов другой;

cобытие - это факт получения конечных результатов всех предшествующих работ и готовность к выполнению следующих работ;

путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность по сравнению с суммарной продолжительностью работ любого другого пути, носит название критического.

Построение сетевой модели начинается с составления списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. При построении сети для каждого события необходимо знать событие, непосредственно предшествующее данному. Создание сетевой модели может вестись как от начальных событий к конечным, так и наоборот.

Основным достоинством сетевых моделей по сравнению с блок-схемами является возможность расположить элементы про-цесса не только в логической последовательности, но и с учетом длительности каждого, а также возможность математической обработки сетевого графика.

В виде сетевой модели может быть представлена схема документооборота организации. В такой сетевой модели в качестве события будет рассматриваться факт возникновения документа, в качестве работы - действия, связанные с его созданием. Путь будет определять ход и продолжительность действий по документированию какой-либо управленческой работы. Исходным событием считается создание (получение) первичного документа, конечным - составление итогового (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Схема документооборота

Документооборот учреждения может быть описан комплексом сетевых моделей. Сеть, характеризующая весь процесс создания документов, отражающих все или наиболее крупные функции управления, представляет комплексную сетевую модель. График, моделирующий документационное обеспечение решения отдельных управленческих задач, - частную сеть.

Как правило, сетевая модель документооборота имеет детерминированную структуру, т. е. она однозначно описывает состав и взаимосвязь работ и событий (документов). Построению модели предшествует разработка списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. Иногда можно ограничиться списком событий, поскольку каждое событие несет расшифровку содержания работы. Составление сетевой модели может вестись с учетом технологии документооборота как от первичных (исходных) документов к конечным, так и наоборот. В любом случае, анализ модели ведется “слева направо”, т. е. от первичных документов к конечным.

Для комплексного изучения информационных потоков в управленческой структуре используются матрицы типа “документ на документ” и “показатель на показатель”. В них содержатся сведения о документах (показателях) маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.