регистрация /  вход

Управление документацией (стр. 1 из 28)

Введение . 1

Глава 1. Развитие отечественного делопроизводства . 4

1.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства . 4

1.2. Советское делопроизводство .. 8

1.3. Особенности современного этапа . 14

Глава 2. Информация как ресурс управления . 16

2.1. Организации в информационной среде . 16

2.2. Информационные ресурсы организаций .. 20

2.3. Информационная инфраструктура организации .. 24

Глава 3. Информационный менеджмент в организации 3.1. Возникновение информационного менеджмента . 29

3.2. Понятие информационного менеджмента . 35

3.3. От информационного менеджмента - к менеджменту знаний .. 39

Глава 4. Техника и технологии управления документацией 4.1. Средства обработки информации в управлении документацией .. 46

4.2. Средства передачи информации .. 50

4.3. Средства хранения информации .. 55

4.4. Автоматизированные системы управления документацией .. 58

4.5. Обзор автоматизированных систем управления документацией .. 60

Глава 5. Исследование и проектирование системы управления документацией 5.1. Моделирование организаций .. 71

5.2. Моделирование организационных и функциональных структур . 76

5.3. Моделирование технологии управленческих процессов . 80

5.4. Метод интегрированного графического моделирования . 87

5.5. Методические рекомендации по разработке и внедрению систем управления документацией в организациях .. 96

Заключение . 101

Список источников и литературы .. 108

Приложение . 113

Предисловие . 113

Введение . 114

Делопроизводство и архивное дело Термины и определения . 114

1 Область применения . 114

2 Стандартизованные термины с определениями .. 114

2.1 Общие понятия . 114

2.2 Делопроизводство .. 116

2.2.1 Документирование . 117

2.2.2 Организация работы с документами .. 118

2.3 Архивное дело .. 119

2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации .. 120

2.3.2 Обеспечение сохранности документов . 121

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов . 123

Алфавитный указатель терминов на русском языке . 125

Введение


Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.

Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.

Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.

Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб.

Сегодня в управленческих структурах Российской Федерации недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами.

Устарели ранее принятые организационно-методические документы: Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы.

В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами. Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления *1. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки.

-----
*1 См.: Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 115-117, Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 16-22.

Учитывая, что отмеченные процессы развиваются на фоне политической и экономической нестабильности, предъявляющей повышенные требования к документации, следует признать ситуацию далекой от нормальной. Тем не менее, объективно необходимые процессы укрепления российской государственности, а следовательно, государственной службы, требуют расширения границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация функционирования систем документационного обеспечения управления может послужить одной из важнейших опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте составляет серьезную предпосылку актуальности исследований по данной научной проблеме. В связи с усложнением информационных ресурсов и взрывным ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией, которая по своей актуальности сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, представление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, учитывающие психологические и эргономические требования.

Таким образом, можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Исследование возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией чрезвычайно важно для современного документоведения как прикладной науки. Анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов позволяет отнести проблему управления документацией к числу самых актуальных в рамках научного направления “Документалистика, документоведение и архивоведение”.

В данной работе делается попытка решения научной проблемы управления документацией в организациях различного типа. В этих целях проводится исторический анализ проблемы и рассматривается концептуально-теоретические и методологические основы управления документационными ресурсами для принятия управленческих решений с позиций информационного менеджмента.

Глава 1. Развитие отечественного делопроизводства

1.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства


Исторический опыт указывает на тесную взаимосвязь крупных политических, социальных и экономических реформ с реформами в области организации государственного управления и государственного делопроизводства. Остановимся на наиболее ярких примерах этого.

Становление Русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г. Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения, приказа как постоянного поручения, приказа - “избы” (канцелярии) и, наконец, приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями *1. В это время происходит выделение делопроизводства как особой сферы деятельности в государственных учреждениях и появляется слой служилых людей - чиновников, для которых документ является предметом профессиональной деятельности.

-----
*1 Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. М., Высшая школа, 1983, С. 36-37.

Можно сказать, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская дума, приказы, городовые воеводы, приказные избы и т. д.).

По словам С.О. Шмидта, органы, специально предназначенные для производства документов, “появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать без фиксации обыденного в его жизни... Это происходит обычно в период образования централизованного государства”. *1

-----
*1 Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996, С. 451-452.

Как отмечает Н.П. Ерошкин, в XVII веке в приказах появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов сложились формуляры некоторых документов, порядок их оформления и движения как внутри каждого приказа, так и между ними *1 .

-----
*1 Ерошкин Н.П. Указ.соч., С. 62-63.

Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служилыми людьми. Однако со временем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов в органах управления и нормы оформления документации, появились разновидности документов *1.

-----
*1 См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М., РГГУ, 1993, С. 22-23.

Узнать стоимость написания работы
Оставьте заявку, и в течение 5 минут на почту вам станут поступать предложения!