- формат бумаги А4 или А5;
- ориентация страницы (книжная или альбомная);
- поля (верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см).
¨ Сохранить файл (пустой документ с установленными параметрами страницы) в рабочей папке группы под именем, совпадающим с именем будущего документа, например, Приказ, Акт, Справка и т.п. (Файл – Сохранить);
¨ Набрать текст документа, используя исходные данные задания, периодически сохраняя создаваемый документ;
При угловом расположении реквизитов в таких документах, как письмо, акт, докладная записка и др., для оформления заголовочной части документа рекомендуется использовать вспомогательную таблицу (Таблица – Добавить таблицу – одна строка, две ячейки). Раздельное размещение реквизитов в ячейках такой таблицы позволяет осуществлять независимое редактирование набираемой информации;
¨ Создать эмблему (логотип, фирменный знак) организации и разместить этот реквизит на верхнем или левом поле бланка документа. В качестве эмблемы можно использовать готовый рисунок их библиотеки рисунков (Вставка – Рисунок – Из файла) или создать эмблему средствами MS Paint. Для размещения эмблемы на полях бланка можно использовать вставку рисунка в кадр;
¨ Убрать (сделать невидимыми) границы вспомогательных таблиц и кадров, если таковые использовались в процессе создания документа;
¨ Выполнить предварительный просмотр подготовленного документа (Файл – Предварительный просмотр);
¨ Сохранить в рабочей папке окончательный вариант документа с тем же именем.
Тема 1. Построение формуляра-образца организационно-распорядительных документов
1.1. Составить проект бланка предприятия (института) общего вида и бланк для писем на основе формуляра-образца (угловой и продольный варианты).
1.2. Составить проект бланка института для конкретного вида документа (приказа, акта, справки и т.д.).
Тема 2. Оформление приказа
2.1. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по основной деятельности, используя следующие исходные данные:
Международный институт экономики и управления. Приказ от 08.02.2002г. №3, г.Минск. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в институте и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в МИЭУ.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.03.2002. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам института с 01.03.2002 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Иванченко Н.В. совместно с начальником копировально-множительной службы Данилюк Д.П. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения института до 01.03.2002. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника общего отдела института Фатееву П.А. Директор В.М.Саврасов.
Оформить отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос на машинный носитель.
2.2. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ по основной деятельности, используя следующие исходные данные:
Республиканский дом мод. Приказ от 10.01.2002г. № 5. г.Минск. Об утверждении Положения о порядке премирования работников по итогам работы за год. В целях совершенствования порядка премирования работников предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Начальнику экономического отдела Нестерову Н.В. разработать Положение о порядке премирования работников по итогам работы за год до 01.02.2002г. 2. Рассмотреть Положение о премировании работников по итогам работы за год на общем собрании коллектива до 15.02.2002г. 3. Ввести в действие Положение о премировании работников по итогам работы за год с 16.02.2002г. 4. Отменить приказ № 3 от 07.02.2001г. 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Шубину Л.В. Директор Арнаус С.Т.
Оформить отметки на документе: визы, исполнение и направление в дело, перенос на машинный носитель.
2.3.Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ об итогах работы с документами в 2001 г. в производственно-коммерческой фирме «Лантан». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.
2.4Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказпо производственно-коммерческому предприятию «Глобус» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
2.5. Составить и оформить на бланке с угловым (или продольным) расположением реквизитов приказ директора завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно
Тема 3. Оформление выписки из приказа
3.1. Составить и оформить выписку из приказа на бланке с угловым расположением реквизитов, используя следующие исходные данные:
Закрытое акционерное общество «Звезда». Выписка из приказа от 08.01.2002 № 3, г. Минск. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами в организации и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Всем структурным подразделениям руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Директор С.П. Бурлаков. Заверяет выписку из приказа секретарь-референт А.Ф. Силин.
Тема 4. Оформление распоряжения
4.1.Составить и оформить распоряжение по организации на бланке с угловым (продольным) расположением реквизитов, используя следующие исходные данные:
Коммерческая фирма «Мастер». Распоряжение от 12.03.2002г. № 11. г.Минск. О проведении ремонтных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №2 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в цехе № 2. Ответственный - начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок исполнения 15.03.2002г.. 2. Контроль за проведение ремонтных работ возложить на начальника цеха № 2 Антонова Н.В. Директор Л.П. Никитин.
Оформить реквизиты: визы, отметка об исполнителе, отметка об исполнении и направлении в дело.
Тема 5. Оформление решения
5.1.Составить и оформить решение на бланке с угловым (продольным) расположением реквизитов, используя следующие исходные данные:
ЗАО «Белорусский сувенир». Совет директоров. РЕШЕНИЕ от 25.01.2002г. № 5, г.Минск. О подготовке к выставке-ярмарке в Санкт-Петербурге. На основании координационного плана от 03.01.2001г. Совет директоров ЗАО «Белорусский сувенир» РЕШИЛ: 1. Назначить ответственным представителем ЗАО на выставке-ярмарке Васильева А.Д. 2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 10.02.2002г.. 3. Смирнову Л.Б. подготовить уточненный ассортимент сувениров, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 10.02.2002г. Председатель Совета А.В. Лапин. Члены Совета Н.П. Шкляр, Т.П. Федорова.
Тема 6. Оформление протокола
6.1. Составить и оформить полный протокол, используя угловой вариант расположения реквизитов на бланке:
АО"Корвет". ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс документа. г.Минск. Заседание Совета директоров. Председатель А.Р. Серов, секретарь И.В. Розова. Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.Я. Яров. Отсутствовали: Л.Д. Дмитриева – в командировке, В.Т. Львов – болен.
Повестка дня: 1. Об организации филиала предприятия в г.Пинске. Докладчик А.В. Громов. 2. Об утверждении программы повышения квалификации сотрудников планово-финансового отдела. Докладчик М.И. Шувалов. 1. СЛУШАЛИ: Громов А.В. – краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Караев И.С. – изложение выступления или вопроса. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 00.00.0000 (ответств. М.Я. Яров). 1.2. Доработать бизнес- план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова до 00.00.0000 (ответств. И.С. Караев). 2.СЛУШАЛИ: Шувалов М.И.- краткое изложение выступления. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить программу повышения квалификации сотрудников планово-финансового отдела. Председатель А.Р. Серов, секретарь И.В. Розова. Верно: инспектор Б.Н. Кислова. Дата.
Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.
6.2. Составить и оформить краткий протокол, используя продольное расположение реквизитов на общем бланке:
АО "Фаворит". ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс. г.Минск. Общее собрание коллектива. Председатель Л.И. Соколов, секретарь А.Р. Саркисова. Присутствовали 28 сотрудников. Приглашенные: зам. директора АО "Интур" О.Б. Лан. Рассмотренные вопросы: 1. Об организации летнего отдыха сотрудников. Выступили Грачев И.В., Кашин А.И., Лан О.Б. 2. О переходе на новую систему премирования. Выступили Славин Н.И., Шмелев А.Н. Принятые решения: 1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 00.00.0000 (отв. Н.И. Корн). 2. Перейти на новую систему премирования с 00.00.0000. (отв. А.В. Васильев). Председатель Л.И. Соколов, секретарь А.Р. Саркисова.
Оформить отметку об исполнении и направлении в дело.