УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ФедерациИ профсоюзов БелорусскОЙ
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ТРУДОВЫХ И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ
С.А. ЧЕРНЫШЕВА
Составление и оформление
основных документов управления
Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство»
МИНСК 2002
УДК 002.6
ББК 32.97
Ч 39
Рекомендовано к изданию
Редакционно-издательским советом МИТСО
Рецензент: доцент Т.А. Белаш
| Ч 39 | Чернышева С.А.Составление и оформление основных документов управления:Практическое пособие по дисциплине «Делопроизводство». – Мн.: МИТСО, 2002. – 76 с. |
| Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом (СТБ 6.38-95, Требования к оформлению документов)и другими нормативно-методическими документами.Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами. |
ББК 32.97
© С.А.Чернышева, 2002
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 5
Системы документации 6
Основные регламентирующие документы 7
Состав реквизитов и места их расположения 8
Рис.1. Расположение основных реквизитов документов 10
Бланки документов предприятий 11
Рис.2. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов 12
Рис.3. Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов 13
Рис.4. Форма бланка письма с продольным расположением реквизитов 14
Рис.5. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов 15
Образцы основных документов управления 16
Рис.6. Форма приказа 16
Рис.7. Образец приказа 17
Рис.8. Форма указания 18
Рис.9. Образец указания 19
Рис.10. Образец сводного приказа по личному составу 20
Рис.11. Форма полного протокола 22
Рис.12. Образец полного протокола 23
Рис.13. Форма акта 24
Рис.14. Образец акта 25
Рис.15. Форма докладной записки 26
Рис.16. Образец внутренней докладной записки 27
Рис.17. Образец объяснительной записки 27
Рис.18. Форма справки 28
Рис.19. Образец справки с места работы 28
Рис.20. Образец справки по производственной деятельности 29
Рис.21. Форма заявления 30
Рис.22. Образец заявления 30
Рис.23. Образец резюме 1 31
Рис.24. Образец резюме 2 32
Рис.25. Образец исходящего письма-просьбы 33
Рис.26. Образец входящего письма-ответа 34
Рис.27. Образец гарантийного письма 35
Рис.28. Образец гарантийного письма 36
Рис.29. Образец информационного письма 37
Рис.30. Образец факса 38
Рис.31. Образец телефонограммы 39
Рис.32. Образец телеграммы 39
Рис.33. Образец типового письма иностранному партнеру
с использованием свободной пунктуации 40
Реквизиты типового письма иностранному партнеру 41
Рис.34. Образец письма иностранному партнеру 42
Рис.35. Перевод на русский язык письма иностранному
партнеру 43
Практические задания по документированию 44
Общие рекомендации по выполнению заданий на персональ-
ном компьютере (типовой алгоритм подготовки документа) 44
Тема 1. Построение формуляра-образца организационно-
распорядительных документов 45
Тема 2. Оформление приказа 45
Тема 3. Оформление выписки из приказа 47
Тема 4. Оформление распоряжения 47
Тема 5. Оформление решения 48
Тема 6. Оформление протокола 48
Тема 7. Оформление акта 49
Тема 8. Оформление внутренней и внешней докладной
записки 51
Тема 9. Оформление справок и заявлений 53
Тема 10. Составление и оформление служебного письма 55
Тема 11. Подготовка серийных документов 59
Краткий словарь терминов 62
Литература 74
Основная 74
Дополнительная 75
ВВЕДЕНИЕ
Одной из важнейших задач современного менеджмента является рациональная работа с документами в офисе. Ведь именно через документы работники предприятий и организаций независимо от их профиля и уровня получают большую часть деловой информации, а на составление документов и работу с ними тратится в среднем до 60% рабочего времени.
К тому же интенсивность таких процессов, как получение информации и ее обработка, анализ и принятие решений, выполнение этих решений, контроль и учет исполнения и т.д. , сейчас настолько велика, что эффективная работа любого офиса немыслима без использования современных компьютерных технологий.
Современная жизнь человека и государства невозможна без документов. Знание делопроизводства будет востребовано при любой общественно-политической ситуации, вот почему делопроизводство является одной из основных дисциплин при подготовке и руководителей любого ранга, и специалистов самого широкого профиля: юристов, менеджеров, экономистов, бухгалтеров, банкиров и т.д.
Документационное обеспечение управления (ДОУ), как принято сейчас рассматривать процессы делопроизводства и документооборота, состоит в решении следующих задач:
– документирование (составление и оформление документов);
– организация работы с документами (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения).
Предлагаемое издание является практическим пособием по первой части делопроизводства – документированию и предназначенно для использования в учебном процессе любого образовательного учреждения на практических занятиях и лабораторных работах в компьютерных классах по дисциплине «Делопроизводство».
Материал пособия содержит учебные примеры составления и оформления основных документов управления и практические задания по документированию на персональном компьютере. Образцы документов составлены в соответствии с новым стандартом (СТБ 6.38-95, Требования к оформлению документов) и другими нормативно-методическими документами.
Издание имеет справочно-практическое назначение и рассчитано на студентов очной и заочной форм обучения, слушателей центров обучения по документационному обеспечению управления, а также всех специалистов, работающих с документами.
В пособии приведен краткий словарь терминов и обширный список источников и литературы по делопроизводству.
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Организационно-правовая документация
Устав организации;
Положение об организации;
Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;
Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
Штатное расписание;
Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению);
Должностные инструкции работникам;
Правила, памятки и др.
2. Плановая документация
| План Перспективный планПрограмма | ГрафикСхемаГенеральная схема |
3. Распорядительная документация
| ПостановлениеРешение | ПриказРаспоряжениеУказание |
4. Справочно-информационная, справочно-аналитическая
и отчетная документация
| Справочно-информационные документы | Справочно-аналитические и отчетные документы |
| протокол,докладная записка,предложение,объяснительная записка,заявление, представление,переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение) | акт,справка,сводка,заключение,отзыв,список,перечень,отчет |
основные регламентирующие документы
1. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Мн., 1994.
2. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе», от 10 января 2000г. № 357-3.
3. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.
4. ГОСТ 16487 – 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
5. СТБ 6.10 – 94. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения.
6. СТБ 6.38 – 95. Унифицированные системы документации. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996.
7. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38 – 95.Республика Беларусь. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Мн.,1996 .
8. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн., 1995.
9. СТБ 1221-2000. Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения.
10. СТБ – 99а. Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной подписи.
Состав реквизитов и места их расположения
Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, которые включают в себя несколько самостоятельных частей (гриф согласования, гриф утверждения, адресат и др.)