Методика кадрового делопроизводства (стр. 1 из 15)

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

2.1.1. Понятие и структура персональных данных.

Персонал - личный состав или совокупность работников (трудовой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый обычно на группы по профессиональным или служебным признакам (руководящий персонал, технический персонал, обслуживающий персонал и т.д.), месту работы (персонал конструкторского бюро, персонал отдела и т.п.). Под персоналом мы обычно подразумеваем всех лиц, имеющих трудовые отношения с данной организацией. Термин стал широко использоваться в России с начала 1990-х гг. как синоним личного состава, кадров, трудового коллектива.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом основывается на социальном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Следует напомнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых правоотношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий - при обретении гражданином права на получение персональных документов (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и многих других.

Персональные данные всегда документируются. Например, в кадровой службе организации они содержатся в:

• документации, связанной с подбором персонала;

• документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

• документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

• коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаимоотношения сторон;

• подлинниках и копиях приказов по личному составу;

• документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

• делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации работы службы;

• делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

• делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

• справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу - картотеках, журналах, базах данных и др.;

• подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;

• копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соответствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

2.1.2. Принадлежность персональных данных

Исходя из определения персональных данных можно выяснить, кто же является их собственником, держателем и пользователем.

Собственник любых информационных ресурсов, в том числе персональных данных, -это субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения этими ресурсами. В трудовых правоотношениях субъектом, т. е. собственником персональных данных, может быть любой гражданин, к личности которого относятся персональные данные и который вступил (стал работником) или изъявил желание вступить в соответствующие отношения с работодателем. Представлять интересы работника могут специально уполномоченные им лица (например, адвокат, руководитель профсоюзного органа) или в установленных законом случаях попечитель, наследник и иные лица.

Субъектперсональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих персональных данных. В связи с этим у субъекта персональных данных возникают серьезные основания на получение от работодателя гарантии использования персональных данных работника только в связи с условиями предполагаемого или заключенного трудового договора. Отсюда следует обязанность работодателя обеспечить эту гарантию соответствующими организационными и технологическими мерами, защитить полученные данные от несанкционированного доступа и противоправного использования.

Работодатель, т. е. физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступивший в трудовые отношения с работником и получивший персональные данные работника, выступает в роли держателя этих данных.