Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве 2

Обязательный состав реквизитов при регистрации документов При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов.

Обязательный состав реквизитов при регистрации документов

При оформлении документов необходимо соблюдать правила,обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью . Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью .

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу.

Для регистрации документов установлен следующий обязательный состав реквизитов:

· автор (корреспондент);

· название документа, которое должно соответствовать компетенцииорганизации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации.· основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица;· идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (ИНН/КПП);· Дата которая состоит из порядкового номера в пределахрегистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности, и др.).Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. словесно-цифровой способ оформления даты,

· индекс документа;

· дата, индекс поступления документа (для входящих документов);

· заголовок который должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Например: О выполнении темы 1.3.83; О направлении на учебу т. Иванова А.Н. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

·

· срок исполнения;

·

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

· номер дела.

Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива

В процессе подготовки оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, а именно:

· исполнители;

·

· расписка исполнителя в получении документа;

· ход исполнения;

· приложения и др.

.

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».