Роль организационной документации в современном делопроизводстве предприятия (стр. 2 из 5)

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

- для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

- для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

- для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положения о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая службы (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

- наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

- наименование вида документа;

- дата и место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись.

Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций ли учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция – документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением ранее действующей.Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

ЧАСТЬ 2. КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СОЗДАНИИ

1. Титульный лист Устава.

2. Выписка из Устава.

3. Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании.

4. Сведения об учредителях (участниках) – юридических лицах.

5. Сведения об учредителях (участниках) – физических лицах.

6. Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица.

7. Общий бланк организации.

8. Бланк для писем.

9. Структура организации.

10. Штатное расписание.

11. Номенклатура дел.

12. Рекламно-информационное письмо.

ЗАРЕГИСТРИРОВАН УТВЕРЖДЕН

Министерство Собранием Учредителей

по налогам и сборам Протокол № 1

Республики Марий-Эл от 02.07.2008

РГ № 258982443

« 8 » августа 2008 г.

УСТАВ

Открытого акционерного общества

«Уют Плюс»

Йошкар-Ола

2008

ВЫПИСКА

из Устава ОАО

«Уют Плюс»

п. 4. Цели и предмет деятельности Общества.

4.1. Цели: Общество создается для оказания услуг физическим и юридическим лицам, связанным с осуществлением строительных и отделочных работ любой сложности, а также продажи необходимых для этих целей материалов и инструментов в г.Йошкар-Ола и получение прибыли в интересах акционеров.

4.2. Предметом деятельности общества являются:

- продажа строительных и отделочных материалов и инструментов;

-информационные и консультативные услуги по подбору и использованию строительных и отделочных материалов;

- оказание услуг, связанных с поставками материалов, инструментов и оборудования для строительных и ремонтных работ;

- оказание дизайнерских услуг;

- другие виды деятельности не запрещенные законодательством Российской Федерации.

Верно:

Офис-секретарь Н.Г. Никонова

«03» июля 2008 г.

Форма №

В ИМНС России по г. Йошкар-Ола

(наименование регистрирующего органа)