1. Сущность делового общения
Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчинёнными, начальником или коллегами, каждый так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы. Какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.
Знания личности позволяют определить, насколько эффективными могут быть деловые отношения с конкретным человеком.
Функции общения выделяются в соответствии с содержанием общения. Различают четыре основные функции общения.
1. Инструментальная функция характеризует общение как социальный механизм управления и передачи информации, необходимой для исполнения действия.
2. Интегративная функция раскрывает общение как средство объединения людей
3. Функция самовыражения определяет общение как форму взаимопонимания психологического контекста.
4. Трансляционная функция выступает как функция передачи конкретных способов деятельности, оценок и т. д.
Среди других функций общения можно назвать: экспрессивную (функция взаимопонимания переживаний и эмоциональных состояний), социального контроля (регламентации поведения и деятельности), социализации (формирования навыков взаимодействия в обществе в соответствии с принятыми нормами и правилами) и др.
Структуру общения можно характеризовать путем выделения трех взаимосвязанных сторон:
1. Коммуникативная сторона общения, или коммуникация в узком смысле слова, состоит в обмене информацией между общающимися индивидами.
2. Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами, т.е. в обмене не только знаниями, идеями, но и действиями.
3. Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.
Естественно, что все эти термины весьма условны. Иногда в более или менее аналогичном смысле употребляются и другие. Конечно, в реальной действительности каждая из этих сторон не существует изолированно от двух других, и выделение их возможно лишь для анализа, в частности для построения системы экспериментальных исследований. Все обозначенные здесь стороны общения выявляются в малых группах, т.е. в условиях непосредственного контакта между людьми.
Речевой формой, в которой происходит деловая беседа, является диалог, то есть поочередная смена реплик говорящих, представляющих собой комплексное речевое единство. Высказывания говорящих, хотя и являются спонтанными, строятся по определенной схеме (например, вопрос-ответ) и приобретают смысл только в системе всего диалога. Простейшим примером могут служить эллиптические предложения, не несущие информации вне контекста. Подобным образом единичное монологическое высказывание представляет собой “коммуникативный эллипсис” в рамках всего диалога.
Деловое общение может проявляться в различных формах:
· деловые беседы (встречи, переговоры, совещания, «круглые столы»);
· деловые встречи (групповые и с глазу на глаз);
· публичные выступления (доклады, сообщения, самопрезентации и т.п.);
· собрания;
· пресс-конференции (брифинги);
· деловые завтраки, обеды, ужины, фуршеты;
· собеседования (например, при приеме на работу);
общение через средства массовой коммуникации (по телефону, через Интернет, по обычной и электронной почте) и др.
2. Психология социальной перцепции
Возникновение и успешное развитие межличностного общения возможно лишь в том случае, если между его участниками существует взаимопонимание. То, в какой мере люди отражают черты и чувства друг друга, воспринимают и понимают других, а через них и самих себя, во многом определяет процесс общения, отношения, складывающиеся между партнерами, и способы, с помощью которых они осуществляют совместную деятельность. Таким образом, процесс познания и понимания одним человеком другого выступает как обязательная составная часть общения, условно она может быть названа перцептивной стороной общения.
Социальная перцепция — одно из наиболее сложных и важных понятий социальной психологии. Можно даже утверждать, что оно является одним самых значительных вкладов социальной психологии в современную и перспективную психологию Человека.
Его близость к общепсихологическому понятию «перцепция» ограничивается названием, самыми общими житейскими смыслами и тем, что и то и другое имеет отношение к механизмам и феноменам восприятия человеком различных явлений.
Социальная перцепция — это важный психологический процесс, ответственный за осуществление человеком определенного социального поведения. Он включает восприятие внешних признаков человека, соотнесение их с его личностными характеристиками, интерпретацию и прогнозирование на этой основе его поступков. Социальная перцепция обеспечивает взаимодействие людей, во многом определяет характер человека, так как поведение, возникшее в результате процессов восприятия и интерпретации, служит началом перцептивных процессов для его партнера.
Выделяют пять компонентов, которые влияют на формирование первого впечатления о человеке:
· характеристика внешнего облика человека;
· оформление внешности (в том числе стиль одежды, прическа);
· экспрессия человека (переживаемые или транслируемые эмоциональные состояния);
· поведение;
· предполагаемые качества личности.
Основными можно назвать следующие три фактора, которые могут влиять на первое впечатление:
1. Фактор превосходства - когда человек, который превосходит наблюдателя по важному параметру, оценивается им выше и по остальным значимым параметрам.
2. Фактор привлекательности - существует закономерность, что внешне привлекательного человека люди и по другим параметрам оценивают гораздо выше.
3. Фактор отношения к наблюдателю - людей, которые хорошо к нам относятся или разделяют какие-то важные для нас идеи, мы оцениваем позитивно и по другим показателям.
Для достижения эффективности взаимодействия необходимо знать закономерности восприятия человека человеком, его понимание и оценку, которая может быть адекватной, а может не соответствовать действительности
3. Технология деловой коммуникации
Коммуникация - процесс передачи информации от источника к получателю.
Во время процесса общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между двумя индивидами – субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена. В условиях человеческой коммуникации могут возникать коммуникативные барьеры. Они носят социальный или психологический характер.
Сама по себе исходящая от коммуникатора информация может быть побудительной (приказ, совет, просьба – рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-либо действие) и констатирующей (сообщение – имеет место в различных образовательных системах).
Для передачи любая информация должна быть соответствующим образом закодирована, т.е. она возможна лишь посредством использования знаковых систем. Самое простое деление средств коммуникации – на вербальные и невербальные, использующие разные знаковые системы.
Вербальная коммуникация использует в качестве таковой человеческую речь. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации посредством речи менее всего теряется смысл сообщения.
Модель вербального коммуникативного процесса включает 5 элементов:
1. КТО? (передает сообщение) – Коммуникатор
2. ЧТО? (передается) – Сообщение (текст)
3. КАК? (осуществляется передача) – Канал
4. КОМУ? (направлено сообщение) – Аудитория
5. С КАКИМ ЭФФЕКТОМ? – Эффективность.
Вопросы позволяют деловому человеку направить процесс передачи информации в нужное русло, перехватить и удержать инициативу, активизировать слушателя.
На основе этих функций выделяют 3 типа вопросов:
1. «Закрытые» - это вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет». Доверие собеседника можно завоевать, задавая в начале контакта вопросы, требующие утверждения «да». «Закрытые» вопросы лишают другого высказать свое мнение, им нельзя злоупотреблять.
2. «Открытые» вопросы требуют какого-либо объяснения, задаются для получения дополнительных сведений, выяснения реальных мотивов. Они начинаются словами «Что, кто, как, сколько, почему, каково ваше мнение...»
3. Риторические не требуют ответа, их цель - вызвать новые вопросы, указать на нерешенные проблемы, обеспечить поддержку позиции говорящего путем молчаливого одобрения. Вопросы для обдумывания вынуждают размышлять, комментировать сказанное, вносить поправки в изложенное. Переломные вопросы удерживают беседу в строго установленном направлении или поднимают новые проблемы, переключают на другое
Невербальная коммуникация. Установлено, что в процессе взаимодействия людей 60-80% коммуникации осуществляется путем применения невербальных выражений. Они развиваются как общественные знаки коммуникации, хотя некоторые элементы, составляющие их, врожденны. Жесты и мимика, позы наделены семантико-экспрессивной окраской, подчиняются этическим нормам. В условиях служебного взаимодействия тональность невербального поведения должна оставаться нейтральной. Чрезмерная жестикуляция при деловом разговоре может быть расценена как проявление фамильярности.