На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие заводы. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых обязательно указывается количество сдаваемых дел и масса принятой партии макулатуры.
Дела, включенные в акт на уничтожение документальных материалов, группируются по одному какому-либо признаку. Для каждой группы указываются даты дел, их номера по номенклатуре0 количество дел в группе, номера статей по перечню. Если номенклатура дел не составлялась или нарушалась, в акте рекомендуется указывать и заголовок документа.
Дела , не включенные в перечни, а также дела, относительно которых к уничтожению не включатся. В этом случае комиссия в письменной форме запрашивает разъяснение соответствующего архивного органа.
Предприятие не имеет право уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока не утверждена опись документальных материалов. Если предприятия в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия решают вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены временные сроки хранения с отметкой обязательного просмотра документов экспертной комиссией, включаются в самостоятельные акты. Дела этой категории в архив не сдаются.
Дела, отобранные экспертной комиссией организации к постоянному хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для долговременного хранения. Опись составляется на каждую такую группу дел отдельно – на дела, содержащие документацию по личному составу, долговременного хранения.
Кроме того, отдельная опись составляется на специальную документацию, например рационализаторские предложения, технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства.
На предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих централизованную форму делопроизводства, целесообразно составлять сводную опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени. В сводной описи дела систематизируются по структурным подразделениям с продолжающейся нумераций за несколько лет. На предприятиях со смешанной формой делопроизводства наибольшее применение находят раздельные описи, на дела по каждому структурному подразделению.
Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа, начального листа, описательных статей итоговой записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо остальных аналогичных заголовков в описи пишется слове «тоже.
Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию
Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а годовые разделы описей к тому же визируются руководителем организации и подписывается председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятия.
Описи документальные материалы долговременного хранения составляются в двух экземплярах, которые остаются на предприятии. Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел. При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены. Сокращенные слова располагаются в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают на пишущей машинке или ПЭВМ. Во всех случаях опечатки должны быть четкими, светочувствительными и несмазывающимися.
Законченную опись вставляют в твердую обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают, а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.
Для организации хранения, учета и практического использования, законченных делопроизводством документов на предприятии создаются архив.
Архив предприятия принимает документы только после проведения экспертизы. Законченные делопроизводством материалы остаются в течении года в структурном подразделении для текущей справочной работы. Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется актом сдачи материалов. Все документы накапливающиеся в процессе деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют документальный фонд предприятии, и поэтому названия предприятия одновременно является названием документального фонда.
Если при определении фондовой принадлежности материалов обнаружена документация, относящаяся к фонду другого предприятия, то она подлежат изъятию. Если такая документация будет обнаружена после завершения обработки документофонда, то оформляется акт, который подшивают в дело фонда, а документы списываются с описей.
Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается специальная комиссия.
С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех материалах, имеющихся в архиве.
В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими по номенклатуре дел.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архивы , для работы вне организации. Выдача документов из архива производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях место выданного документа занимает лист-заменитель, а место выданного дела – карта-заменитель, где указывается ,когда, кому и на какой срок выдан документ, название документа, количество выданных листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные справки, копии и выписки.
Архивной справкой называется составление архивов и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, содержащие сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложением дается в хронологическом порядке событий.
Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера, о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается «незавершенная копия», «неподписанный приказ» и т.д. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.
Архивная копия – дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, не востребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого должны быть с металлическими решетками. Никаких печей, дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.