За Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (ст. 10 п. 1) для підтвердження правильності та достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності, передбачено проведення підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями незалежно від форм власності інвентаризації майна, коштів і фінансових зобов'язань.
Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі документів. Але на підприємстві відбуваються також процеси, які документально не оформлені. Це природні втрати матеріальних цінностей (усушка, утруска, випаровування, розливання), їх псування, крадіжки. Можуть мати місце невиявлені помилки в бухгалтерських записах. Все це зумовлює можливість невідповідності між даними бухгалтерського обліку і фактичною наявністю цінностей. Для виявлення і ліквідації зазначених фактів невідповідності проводиться інвентаризація.
Інвентаризація- це перевірка в натурі наявності та стану матеріальних запасів і вкладень підприємства, розрахунків і зобов'язань і звірка фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризація є складовим елементом методу бухгалтерського обліку, тому вона має більш широке значення, ніж просто техніка приведення даних бухгалтерського обліку у відповідність до фактичного стану справ.
Інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку використовується в єдності та суворій послідовності. В обліковому процесі вона передує балансу і звітності.
Основні завдання інвентаризації визначені п.7 Інструкції № 69 з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків є:
а) виявлення фактичної наявності матеріальних запасів, нематеріальних активів, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, обсягів незавершеного виробництва в натурі;
б) підрахунок лишку або нестачі запасів і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
в) виявлення запасів, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей, що не використовуються;
г) перевірка дотримання умов та порядку збереження запасів та грошових цінностей, а також ефективності експлуатації основних засобів;
д) встановлення реальної вартості зарахованих на баланс основних засобів, виробничих запасів, цінних паперів, фінансових вкладень, грошових коштів, дебіторської і кредиторської заборгованостей.
Інвентаризації класифікують за певними ознаками. За обсягом інвентаризації є повні та часткові. Повна інвентаризація охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, проводиться одночасно у всіх матеріально відповідальних осіб. Часткова інвентаризація охоплює один вид засобів або проводиться в окремої відповідальної особи. Повна інвентаризація є надто трудомістким заходом, а тому проводиться тільки за форс-мажорних обставин та перед складанням річної фінансової звітності.
Перевірки можуть бути суцільні (перевіряється фактична наявність всіх без винятку цінностей) та вибіркові (перевіряється фактична наявність окремих видів цінностей, здебільшого дефіцитних або надто дорогих).
Залежно від організації контролю інвентаризації є плановими та позаплановими. Планові інвентаризації передбачені планом контрольно-ревізійної роботи і проводяться у запланований термін. Позапланові інвентаризації проводяться в неплановому порядку, що пов'язано, як правило, з непередбаченими обставинами - стихійне лихо, крадіжка, вимоги судово-слідчих органів тощо.
Повторні й додатковіінвентаризації проводяться, як правило, через незадовільне проведення основних. Вони можуть призначатись рішенням керівництва підприємства, керівної організації, правоохоронних органів - суду, прокуратури, міліції. За повторної інвентаризації виконуються ті самі процедури, що й за суцільної перевірки. Додаткова інвентаризація має на меті, здебільшого, виявлення фактичної наявності конкретних цінностей, а тому за своїм змістом вона часто відповідає вимогам вибіркової інвентаризації.
За часом проведення розрізняють місячні, квартальні, піврічні та річні інвентаризації, вони проводяться в міру потреби, з розпорядження керівництва підприємства.
Відповідальність за проведення інвентаризацій несе керівник підприємства. Кількість їх, дати проведення, перелік майна і зобов'язань, що підлягають інвентаризації, самостійно визначаються підприємством, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.
Відповідно до Порядку подання фінансової звітності (затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419) проведення інвентаризації є обов'язковим:
а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
б) перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводиться не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитися один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;
в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передавання справ);
г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);
д) за приписом судово-слідчих органів;
є) у разі техногенних аварій, пожеж чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);
є) при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитись у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;
ж) у разі ліквідації підприємства;
з) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).
У випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, інвентаризації підлягають також майно і матеріальні цінності, що не належать підприємству та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.
У разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії. На деяких підприємствах інвентаризації проводяться не як разові заходи, а мають форму постійного процесу.
Об'єктами інвентаризації є майно та зобов'язання. Майно включає необоротні активи (основні засоби, нематеріальні активи, довгострокові фінансові інвестиції, довгострокову дебіторську заборгованість) та оборотні активи (виробничі запаси, незавершене виробництво, готову продукцію, товари, векселі одержані, короткострокову дебіторську заборгованість, поточні фінансові інвестиції, грошові кошти). Зобов'язання поділяють на поточні та довгострокові (кредити банків, заборгованість перед постачальниками, підрядниками, перед працівниками, бюджетом, позабюджетними фондами тощо).
При проведенні інвентаризації потрібно дотримуватися принципів, які дають можливість ефективно працювати. Основні принципиінвентаризації такі:
1. Об'єктивність - на процес інвентаризації не повинні мати суттєвий вплив необ'єктивні фактори.
2. Своєчасність - своєчасна перевірка попереджує можливість виникнення зловживань.
3. Точність - достовірне відображення наявності майна та стану зобов'язань.
4. Зіставність - одиниці виміру мають бути однаковими у бухгалтерському обліку і в документах щодо інвентаризації.
5. Безперервність - почата інвентаризація має проводитися безперервно до її закінчення.
6. Повнота - суцільна перевірка об'єкта інвентаризації.
7. Ефективність - прийняття ефективних рішень за наслідками інвентаризації.
8. Економічність - на проведення інвентаризації мають бути мінімальні витрати праці та коштів. Вона не повинна створювати перешкод у діяльності підприємства.
9. Гласність - процес інвентаризації має бути гласним, щоб йому змогли допомагати зацікавлені особи.
10. Юридичність - дотримання положень щодо відображення наслідків інвентаризації в бухгалтерському обліку.
11. Матеріальна відповідальність - відповідальність за виявлені результати (лишки, нестачі) та об'єктивність проведення перевірок.
12. Документальне оформлення - оформлення результатів інвентаризації документами, які повинні мати доказову силу для підтвердження її підсумків.
При проведенні раптових інвентаризацій усі матеріальні цінності готують до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - заздалегідь. Вони мають бути згруповані, розсортовані і розкладені за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.
Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолює керівник підприємства або його заступник.
Якщо на підприємстві через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може забезпечити одна комісія, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва керівник підприємства створює робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одного і того ж працівника два роки підряд.