Автоматизированная система документационного обеспечения управлен 2 (стр. 11 из 17)
Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.
Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы.
Пример инструкции приведен в Приложении 7.
Заключение
В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Республики Татарстан – ООО «КамЭнергоРемонт». Исследовался процесс документационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема – неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе «1С: Предприятие» версии 8.0.
В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0. и автоматизирует процесс ДОУ.
В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ООО «КЭР» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами ДОУ.
Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» – выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.
Во второй главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).
Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании SputnikLabs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ООО «КЭР» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.
Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.
В третьей главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.
Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.
В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция секретаря и делопроизводителя по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство».
Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.
Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, содержит демонстрационный материал, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.
Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ООО «КамЭнергоРемонт».
Список источников и литературы
1. Нормативно-правовые акты
1. Федеральныйзакон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2. Федеральныйзакон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
3. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Методические пособия и рекомендации
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 №321.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.
7. Нормывремени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.
8. Межотраслевыеукрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.
9. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.
10. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред. А.А. Пестрецова. М, 1998.
11. Корпоративная система электронного документооборота «DIRECTUM». Руководство пользователя и администратора – DIRECTUM, 2004.
Документы предприятия
12. Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01 октября 2007 г.). Управление документацией в подразделении.
13. Стандарт предприятия 01.08.2003.Управление документацией внешнего происхождения.
14. Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт».
15. Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».
3. Справочные и периодические издания
16. А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, №2.
17. М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал «Делопроизводство».2003, №2, № 3, с. 15-18.
18. Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал «Делопроизводство и документооборот» 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.
5. Сайты в Интернет
19. www.DIRECTUM.ru
20. www.delo.ru
21. www.ud.ru
Приложение 1
Схема организационной структуры
ООО «КамЭнергоРемонт»
| № п/п | Название операции | Должностные позиции | ||
| Секретарь Делопроизво- дитель | Руководство | Исполнители | ||
| 1 | 2 | 3 4 | 5 | 6 |
| 1 | Прием и первичная обработка документа |  Å | ||
| 2 | Предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям; | Å | ||
| 3 | Регистрация документа в журнале входящей документации |  Å | ||
| 4 | Снятие копий с документа |  Å | ||
| 5  1 | Отправка документа исполнителю 2 (если указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение), в том случае, если документ не требует рассмотрения руководством | 3 4  Å | 5 | 6 Å |
| 6 | Отправка документа на рассмотрение и ознакомление руководству | Å | ||
| 7 | Рассмотрение руководством (наложение резолюции); |   | Å | |
8 | Возврат завизированного документа в канцелярию |  Å | | |
| 9 | Просмотр виз документа, определение исполнителей |   ÅÅ | ||
| 10  1 | Постановка документа на 2 контроль с учетом резолюции (отметки в журнале |  3 4 Å | 5 | 6 |
| 11 | Передача документа исполнителю | Å | ||
| 12 | Исполнение документа |  | Å | |
| 13 | Получение отчета от исполнителя о выполнении задания (контроль исполнения) | Å | ||
| 14 | Снятие документа с контроля |  Å | | |
| 15 | Помещение исполненного документа в дело |   Å |  | |
Обозначения: - движение документа, Å - выполнение операции.