При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.
Учет материалов в бухгалтерии
Все первичные документы по движению материально-производственных запасов со складов и структурных подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерию в сроки, определенные в учетной политике. В бухгалтерии первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций. После проверки документы формируются в пачки по их однородности (видам) и с сопроводительным ярлыком передаются на вычислительную установку, затем таксируются, то есть определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.
Таксировка производится с помощью средств вычислительной техники или непосредственно на рабочем месте бухгалтера персональными средствами автоматизации учетных работ. Таксировка делается по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документы. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество материалов (с учетов возврата) по каждому номенклатурному номеру. Если отпуск материалов оформляется без расходных документов по карточкам складского учета – то таксировка производится по карточкам.
Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) в бухгалтерии ведется по материально ответственным лицам в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.
Практика выработала различные методы организации учета материалов. Способ учета материалов выбирается и устанавливается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике, так как она является организационным началом бухгалтерского учета. Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов, который определяет порядок и последовательность ведения учета материально-производственных запасов, виды учетных регистров, их количество, взаимосвязь показателей.
Наиболее распространены два метода: традиционный, оборотный (количественно-суммовой) метод на основе использования оборотных ведомостей и сальдовый метод.
При первом методе учета материалов одновременно на складе и в бухгалтерии открываются карточки количественно-суммового учета в разрезе номенклатурных номеров. Таким образом, в бухгалтерии организация ведет учет, аналогичный складскому, с той лишь разницей, что на складе учет ведется в количественном выражении, а в бухгалтерии – в количественно-суммовом.
В карточках ежемесячно выводят обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерии ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и структурному подразделению.
В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).
Отдельно учитываются движение и остатки транспортно-заготовительных расходов. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета материалов.
Для взаимосверки складского учета материалов с учетом в бухгалтерии ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными в карточках складов и структурных подразделений.
Остатки в оборотных ведомостях сверяют с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.
При втором методе учета материалов – сальдовом методе – на складах ведется только количественно-сортовой учет движения материально-производственных запасов. Для этого на складе открывают карточки складского учета материалов. В них на основании первичных документов регистрируется движение материалов на складе. После каждой записи в карточке выводится остаток. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся, для бухгалтера. Карточка складского учета материалов приобретает силу бухгалтерского реестра только после того, как бухгалтер проверит первичные документы, отражения их реквизитов в карточках и заверит проверку подписью.
При сальдовом методе учета материалов бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость №10 «Движения материальных ценностей» (в денежном выражении). Ведомость делится на три раздела: первый обеспечивает контроль за движением материалов по местам их хранения; во втором – обобщается движение материалов по учетной и фактической себестоимости и определяются показатели для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов; в третьем разделе проводят расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости.
В «Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 года № 119н, в п. 146 сказано, что применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:
- оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
- ведомость расхода материалов по заказам, сериям, другим калькуляционным единицам;
- оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
- Оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствует расчетные документы (неотфактурные поставки).
Для взаимосверки и взаимоувязки данных складского и бухгалтерского учета материальных ценностей в бухгалтерии ведется ведомость движения материальных ценностей (в денежном выражении форм №10, 10-А или 5 в небольших организациях), в которой находят отражение сальдо на начало месяца, приход материалов за месяц, их расход и сальдо на конец месяца. Эти показатели в ней отражаются одновременно в двух оценках: по фактической себестоимости и в учетных ценах. Она устанавливается самим предприятием и фиксируется в номенклатуре-ценнике.
Если сальдо по счетам материальных ресурсов 10 и 11 на начало (конец) месяца в оценке по учетным ценам, показанное в ведомости форм № 10, 10-А или 5, совпадает с аналогичным остатком из ведомости учета остатков материалов на складе, то это свидетельствует об отсутствии ошибок в таксировке первичных документов по учету движения материалов, о правильности и полноте разноски данных об операциях в карточки складского учета.
Учет результатов инвентаризации
В результате проведения инвентаризации может быть выявлено расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета – излишек или недостача.
Для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (товаров, тары), по которым выявлены отклонения от данных учета, применяется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19) (приложение №13).
В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй – передается материально ответственным лицам.
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете составляются отдельные сличительные ведомости.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ в следующем порядке:
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применятся лишь в случаях выявления фактических недостатков. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, но нормы естественной убыли должны применятся только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.