в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризацию проводят с той периодичностью, которая указана в учетной политике организации (ежемесячно, раз в квартал), но в любом случае перед составлением годового баланса ее проведение необходимо.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризацию незавершенного производства и полуфабрикатов собственного производства, готовой продукции и товаров на складах, материалов обычно проводят не ранее 1 октября, затрат в незавершенном строительстве — не ранее 1 декабря, основных средств — не ранее 1 ноября. При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (библиотечных фондов — один раз в пять лет) (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности должны подвергаться внезапной проверке не реже одного раза в месяц. Расчеты с банками по расчетным, специальным и прочим счетам проверяются на 1-е число каждого месяца, расчеты с дебиторами и кредиторами — обычно не реже двух раз в год.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в следующем порядке.
1.Излишек имущества приходуется (по рыночной цене на дату
проведения инвентаризации), и соответствующая сумма учитывается
в составе прочих доходов:
Д-т сч. 10 (41, 50...) К-т субсч. 91-1.
2. Недостача имущества и его порча в пределах норм естествен
ной убыли относятся на затраты производства:
Д-т сч. 20 (44...) К-т сч. 94.
3. Недостача имущества и его порча сверх норм естественной
убыли относится на виновных лиц:
а)отражена недостача основных средств (по остаточной стоимо
сти), материалов, товаров
Д-т сч. 44 К-т сч. 01 (10,41...):
б)недостача сверх норм естественной убыли отнесена за счет ви
новного лица
Д-т субсч. 73-2 К-т сч. 94:
в)отражена разница между балансовой стоимостью недостаю
щих ценностей и суммой, подлежащей взысканию с виновного лица
Д-т субсч. 73-2 К-т субсч. 98-4:
г)удержана из заработной платы работника (поступила в кассу)
сумма материального ущерба
Д-т сч. 70 (50) К-т субсч. 73-2:
д) соответствующая доля доходов будущих периодов учтена в составе прочих доходов
Д-т субсч. 98-4 К-т субсч. 91-1.
4. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются, т. е. учитываются в составе прочих расходов:
Д-т субсч. 91-2 К-т сч. 94.
1.2.2. Проверка записей на счетах бухгалтерского учета
Для того чтобы бухгалтерская отчетность соответствовала предъявляемым к ней требованиям, должны соблюдаться следующие условия:
отражение хозяйственных операций в учете только на основании надлежаще оформленных первичных документов (накопительных, группировочных ведомостей);
отражение за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации;
совпадение данных синтетического и аналитического учета.
Цикл учетной работы за любой месяц (в межотчетном периоде) можно разделить на три части:
1)составление бухгалтерских записей (проводок) на основании
первичных документов, накопительных, группировочных ведомо
стей; это самая главная часть цикла учетной работы в межотчетный
период; именно на данном этапе от бухгалтера требуется хорошее
знание как нормативных бухгалтерских документов, так и налогово
го законодательства;
2)перенос всех фактов хозяйственной деятельности организации
за месяц из первичных документов в регистры бухгалтерского учета
(например, в журнал регистрации хозяйственных операций и др.);
3)формирование информации об объектах бухгалтерского учета
на счетах Главной книги на основании итоговых данных учетных ре
гистров.
Записи на счетах бухгалтерского учета производятся на основании надлежаще оформленных первичных документов, которые могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию
с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:[4]
наименование документа;
код формы;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи;
расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.
Допущенные в документах ошибки должны быть исправлены, в кассовых и банковских документах никаких исправлений быть не должно.
Утраченные документы подлежат восстановлению, а документы, неверно оформленные, — дооформлению в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.
В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета не менее 5 лет.
В течение месяца на основании первичных документов в учетных регистрах происходит формирование исчерпывающей информации об объектах бухгалтерского учета. Итоговые данные учетных регистров используются для составления счетов Главной книги.
В конце отчетного периода по всем счетам Главной книги подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты, по подавляющему большинству счетов выводится конечное сальдо. По некоторым счетам, например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 75 "Расчеты с Учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", надо исчислять развернутое сальдо.
Отражение развернутого сальдо в балансе (в активе дебетового, в пассиве кредитового) необходимо для объективной характеристики финансового положения организации. Взаимное погашение дебиторской и кредиторской задолженности (свертывание сальдо) приводит к фальсификации баланса.
Счета 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве", 40 " Выпуск продукции (работ, услуг)", 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" ежемесячно закрываются, их обороты по дебету и кредиту обязательно равны, сальдо отсутствует.
Счета 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы", 99 "Прибыли и убытки" закрываются один раз в конце года.
Показатели Главной книги (обороты по дебету и кредиту счетов, остатки) используются для составления бухгалтерской отчетности. Чтобы убедиться в точности и полноте этих показателей, необходимо периодически проверять записи по счетам.
Для проверки полноты и правильности записей по счетам используются различные приемы, которые в значительной мере зависят от применяемой в организации формы бухгалтерского учета.
Обычно проверку записей по счетам Главной книги проводят по следующим направлениям:
сличают обороты по каждому синтетическому счету с итогами документов, послуживших основанием для записей;
сравнивают между собой обороты и остатки или только остатки по всем счетам синтетического учета;
сверяют обороты и остатки или только остатки по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями аналитического учета.
Для сверки данных аналитического и синтетического учета, а также для сличения оборотов и остатков по всем синтетическим счетам составляют оборотно-сальдовые ведомости (табл. 1) отдельно по всем синтетическим счетам и отдельно по аналитическим, объединяемым одним синтетическим счетом, т. е. составляется несколько оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам и одна — по синтетическим.
Табл. 1
Оборотно-сальдовая ведомость (сокращенная форма)
| Счет | С-до на нач. периода | Обороты за период | С-до на конец периода | ||||
| Код | Наименование | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Проверка учетных записей на синтетических счетах осуществляется по итогам оборотно-сальдовой ведомости. Имеющиеся в ней три пары суммовых колонок должны отражать дебетовые и кредитовые итоги, соответственно равные друг другу:
1)сальдо на начало периода по дебету должно быть равно сальдо
на его начало по кредиту (колонки 3 и 4);
2)обороты за период по дебету должны быть равны оборотам за
период по кредиту (колонки 5 и 6);
3)сальдо на конец периода по дебету должно быть равно сальдо
на его конец по кредиту (колонки 7 и 8).
Отсутствие равенства в какой-либо паре колонок указывает на ошибку в записях или в подсчете записей по счетам. Например, отдельные суммы могут быть записаны не на те счета, к которым они относятся. Для выявления таких и подобных им ошибок производят сверку данных синтетического учета с соответствующими показателями аналитического учета: итоги оборотно-сальдовой ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными соответствующих счетов в оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам. Равенство остатков и оборотов свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета.