Индивидуальный график указывает базу распределения для каждого месяца эксплуатации ОС.
В отличие от годового графика амортизации в индивидуальном графике для каждого календарного месяца эксплуатации основного средства указывается коэффициент амортизации. При расчете амортизации по индивидуальному графику амортизации амортизация будет рассчитана как стоимость основного средства, умноженная на коэффициент амортизации, установленный в графике для месяца расчета амортизации, и деленная на сумму коэффициентов для всех месяцев графика.
Способы отнесения расходов по амортизации основных средств на затраты организации по бухгалтерскому учету содержатся в справочнике «Способы отражения расходов по амортизации». В нем указываются способы получения базы для распределения амортизации, счета и аналитика для отнесения на затраты.
После распределения расходов по способам (согласно заданным коэффициентам), для тех способов, которые относят суммы на прямые производственные затраты, сумма расходов по амортизации дополнительно распределяются на выпуск документом «Распределение прочих затрат».
Для основных средств способ отражения расходов по амортизации устанавливается документами: «Принятие к учету ОС», «Изменение способов отражения расходов по амортизации».
Для ежемесячного расчета и отражения в учете начисления амортизации эксплуатируемых основных средств используется документ «Амортизация ОС». В бухгалтерском учете амортизация объектов основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учету, и продолжается до полного погашения стоимости объекта, либо списания его с учета.
Для отражения выбытия основного средства в связи с моральным или физическим износом, а также в случае его ликвидации в связи с чрезвычайными обстоятельствами предназначен документ «Списание ОС».
Для каждого объекта основных средств определяется его первоначальная и остаточная стоимость, сумма начисленной амортизации, сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.
При списании каждого из перечисленных в табличной части основных средств, не были списаны на затраты при принятии к учету, формируются проводки:
- по доначислению амортизации
- по списанию амортизационных начислений и первоначальной стоимости 01/9 «Выбытие основных средств»
- по списанию остаточной стоимости объекта на указанный в форме счет расходов
Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства». Для каждого объекта определяется его первоначальная и остаточная стоимость, сумма начисленной амортизации и амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц. Документ предназначен для оформления продажи основных средств в бухгалтерском учете.
При проведении документ выполняет:
- доначисление амортизации за месяц выбытия
- списание основного средства с учета
- отражение задолженности по взаиморасчетам
Выполнение производственной программы в срок и оптимальное использование ресурсов возможно при качественном планировании технического обслуживания и ремонта основных средств организации. Используя возможности подсистемы управления ремонтами, организации могут осуществлять планирование и учет деятельности по техническому обслуживанию и ремонтам оборудования:
- вести нормативную базу для обслуживания ОС
- планировать обслуживание ОС и ресурсы для его проведения
- учитывать результаты проведенного обслуживания ОС
- анализировать отклонения в сроках и объемах обслуживания ОС
Подсистема позволяет получать детальную информацию о состоянии основных средств анализировать степень их износа и отслеживать выполнение работ по обслужи оборудования.
Подсистема «Управление ремонтами» поддерживает выполнение следующих функций:
- Задание графиков обслуживания / ремонта, определение того, когда и профилактические работы необходимо выполнить
- Хранение информации о выполненных ремонтах, работах по обслуживанию
Виды обслуживания, например, капитальный ремонт, профилактический прочие и причины обслуживания содержатся справочнике.
В справочнике «Нормативы обслуживания ОС» содержатся нормативы выполнения работ по обслуживанию и ремонту. Нормативы по обслуживанию могут быть двух типов:
- периодические - работы должны выполняться через равные интервалы времени
- по выработке - обслуживание производится при достижении заданными параметрами выработки установленных значений (число сбоев в работе, пробег, количество выполненных технологических операций).
3. Аудит учета основных средств
3.1 Аудиторская проверка учета основных средств
Аудит сохранности, учета и использования основных средств требует выяснения:
- обеспечения контроля за наличием и сохранностью основных средств;
- правильности отнесения предметов к основным средствам, их группировки по классификации, принадлежности и характеру участия в производственном процессе;
- правильности оценки основных средств в учете;
- правильности оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств;
- правильности начисления и отражения в учете амортизации и ремонта основных средств;
- правильности и эффективности использования основных средств;
- правильности отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерском учете и отчетности.
Учитывая эти задачи, необходимо проверить:
- приняты ли меры по обеспечению сохранности основных средств (назначены ли приказом руководителя материально ответственные лица, отвечающие за сохранность основных средств; заключены ли с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности);
- соответствуют ли должности материально ответственных лиц Перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работ, с которыми организация может заключать письменные договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
- созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые и охраняемые помещения для хранения, шкафы, сейфы и т.п.;
- оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
- организован ли порядок оформления документов в случае вывоза материальных ценностей с территории организации;
- назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия по операциям с основными средствами;
- проводились ли инвентаризация и выборочные проверки, нанесены ли инвентарные номера на объекты основных средств (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, приказ МФ РФ от 13.06.1995 № 49).
Внутренний аудит организационно представлен как структурное подразделение организации и подчиняется руководителю организации. Задачи внутреннего аудита могут быть разнообразными: проверка правильности ведения бухгалтерского учета; проверка правильности ведения счетов по расходам и доходам организации (правомерность отнесения расходов на те или иные статьи, законность сформированной прибыли, своевременность списания расходов по счетам и т. д.); проверка законности выполнения отдельных операций и др. Для организации и проведения внутреннего аудита рекомендуется разрабатывать методические указания или инструкции, которые должны определять процесс проведения контроля на данном участке работы. Внутренний аудит проводится в соответствии с утвержденными г.овыми планами. Руководитель аудита несет полную ответственность за всю организацию и проведение проверки.
Внутренний аудит в организации ООО «Мебельная фабрика Древо» рассматривается как неотъемлемая часть общей системы внутреннего контроля.
Цель внутреннего аудита - внутренний контроль и система мер безопасности организации с целью сохранения и достижения конкретных результатов в деятельности организации. Внутренний аудит включает в себя совокупность планов организации, методов и процедур, применяемых внутри него для защиты активов, увеличения прибыли, обеспечения четкого выполнения указаний руководства организации.
Задача внутреннего аудита - помочь соответствующим работникам выполнять свои обязанности настолько квалифицированно и эффективно, насколько это возможно. Внутренний аудитор проверяет бухгалтерскую информацию и ее достоверность. Внутренние аудиторы отчитываются перед вышестоящим руководством и обычно имеют прямые связи с аудиторским комитетом, правлением директоров и другими управленческими подразделениями.
При проведении внутренней аудиторской проверки учета основных средств прежде всего необходимо проверить, как ведется аналитический учет основных средств. Такой учет организуется по отдельным объектам, каждому из которых присваивается инвентарный номер на весь период его эксплуатации. Пообъектный учет ведется в инвентарных карточках или книгах. Внутренний аудитор проверяет, как ведутся карточки или книги, а также правильность присвоения шифра амортизационных отчислений и наличие всех справочных данных.
Проверяет: нет ли объектов основных средств, по которым не ведутся инвентарные карточки, и предложить восстановить на такие средства инвентарные карточки.
Отдельно проверяет состояние учета основных средств в местах их размещения (в эксплуатации, на складе, в ремонте и т.д.). Для этого внутренние аудиторы должны также установить правильность ведения инвентарного списка основных средств (типовая форма № ОС-13), соответствие данных аналитического учета записям на счете 01 «Основные средства», регулярность взаимной сверки данных бухгалтерского учета.
Основными источниками информации об основных средствах служат первичные документа: акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на внутренне перемещение и др.