1. Лимит остатка кассы. Кассовый план
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Для того чтобы установить лимит остатка кассы, необходимо заполнить и утвердить в обслуживающем банке документ «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на ____ год» (Приложение 1 к «Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» № 14-П, утв. ЦБ РФ 5 января 1998 г.).
Важно! Если лимит остатка кассы не установлен, то фактически он равен нулю. Как следствие, если на конец рабочего дня в кассе остались хоть какие-то деньги – это превышение лимита остатка, за что при проверке предприятия банком будут вынесены штрафные санкции. Исключение – денежные средства на выплату заработной платы могут храниться в кассе в течение трех дней, то есть, по сути, в эти три дня может быть превышен лимит без каких-либо последствий. Однако следует иметь в виду, что это не любые дни месяца, а только дни, установленные для выплаты заработной платы.
Если предприятие имеет несколько расчетных счетов в различных банках – достаточно установить лимит остатка кассы в одном из банков. При проверке кассовых операций банк примет лимит, установленный другим банковским учреждением.
Лимит устанавливается сроком на один календарный год.
Наличную выручку из кассы можно будет расходовать только на цели, указанные в расчете лимита, поэтому рекомендуем обязательно указывать в качестве цели расхода – «Выплата зарплаты», «Хозяйственные расходы», «Командировочные расходы».
Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.
Кроме того, ежеквартально предприятие должно сдавать в банк кассовый план (кассовую заявку). Кассовая заявка служит для того, чтобы учреждение банка могло спланировать движение наличных денежных средств и иметь возможность своевременно удовлетворить потребности своих клиентов, а также для возможности проведения статистического анализа оборота наличных денежных средств в различных отраслях народного хозяйства.
Необходимо заполнять ежеквартально и сдавать в обслуживающем банке документ «Кассовая заявка на ___ квартал ___ года» (Приложение 10 к «Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» № 14-П, утв. ЦБ РФ 5 января 1998 г.).
Бланки документов для установления лимита остатка кассы, а также кассовую заявку нужно брать в обслуживающем банке. 2. Порядок оформления первичных кассовых документов
Формы приходных и расходных кассовых ордеров не могут быть произвольными. Документы, оформление которых не соответствуют требованиям действующего законодательства, не могут быть приняты к учету. Утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету движения наличных денежных средств.
Номер формы Наименование формы Формат
КО-1
КО-2
КО-3
КО-4
КО-5
ИНВ-15
ИНВ-16 Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых
Кассовая книга
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных
2. По учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов
строгой отчетности
Акт инвентаризации наличных денежных средств
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности А5
А5
А4
А4
А4
А4
2А4
Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями.
Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
– по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
– по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)».
– по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
– в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только соб- ственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
В расходном кассовом ордере:
– по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
– по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности».
Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Важно! Сумма прописью в РКО должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.
Строка «Документ» обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.
На выплату денег по расчетно-платежной ведомости РКО можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах перечисляются прилагаемые к ним документы.
Важно! Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).