Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информацией.
На рынке Воронежской области представлены следующие виды компьютерных программ:
- компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С", официальный распространитель данных программ фирма "ОркомТрейтинг";
- компьютерные бухгалтерские программы семейства "БЭСТ", распространением данных программ занимается фирма "ВИТ;
- компьютерные бухгалтерские программы семейства "ФинЭко", распространителем данных программ занимается фирма "АспектСПб".
Помимо перечисленных программных продуктов есть еще некоторые: "Галактика", "Инфо-Бухгалтерия" и "Турбо-Бухгалтер", однако они получили меньшее распространение в Воронежской области. Большинство предприятий используют компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С" и "БЭСТ", либо сами разрабатывают свои собственные программы под свои конкретные потребности.
Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО "ИнТрансКарго", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.
Система БЭСТ-ОФИС является простым и мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию предприятия – переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.
Комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.
Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.
БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки системы не требуется приобретать и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office, например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.
Продуманная система представления информации с большим количеством настроенных управленческих отчетов делают БЭСТ-ОФИС надежным средством информационной поддержки принятия управленческих решений.
Для установки системы требуется IBM PC-совместимый компьютер со следующими характеристиками:
- процессор Pentium-100 или более мощный (например: Pentium 11-300);
- устройство для чтения компакт-дисков (для установки системы);
- объем оперативной памяти не менее 64 Мб;
- пространство на жестком диске рабочей станции для установки и последующей работы не менее 140 Мб;
- монитор стандарта SVGA; рекомендуемые параметры работы монитора: разрешение 800x600, цветовая палитра High Color 16 бит (рекомендуется True Color 24 бит), мелкий шрифт;
- мышь;
- наличиеMicrosoft Internet Explorer 5.0иMicrosoft Excel 8.0иливыше.
Система БЭСТ-ОФИС работает в русифицированных версиях операционных систем Windows'98(SE)/ME/NT4(SP6)/2000(SP2)/XP. При работе в сети может использоваться MS Network на основе перечисленных ОС, а также Novell Netware 3.12 и выше.
После запуска системы на экране появляется главное окно программы, которое представляет собой стандартное окно Windows и имеет заголовок (в верхней части), строку состояния (в нижней части) и рабочую область, содержащую элементы системы БЭСТ-ОФИС.
Рабочая область системы включает в себя меню, панель инструментов, панель навигации и рабочее окно. При работе со справочниками партнеров и номенклатуры рабочее окно включает в себя дерево групп и окно реестра, при работе в остальных режимах – только окно реестра. Здесь можно работать одновременно в нескольких подсистемах не закрывая их, при этом легко перемещаться из одной в другую. Большой плюс и в том, что система очень наглядная и проста в пользовании, то есть не вызывает потребностей в специальном обучении (для пользования, но не для настройки программного продукта). Интерфейс системы БЭСТ-ОФИС состоит из:
- Меню системы и панель инструментов – меню системы представляет собой стандартное меню Windows;
- Панель навигации – панель навигации предназначается для быстрого перемещения по уровням БЭСТ-ОФИС;
- Дерево групп – окно Дерево групп служит для отображения структуры реестров, которые допускают создание групп документов и могут быть представлены в иерархическом виде;
- Рабочее окно системы – содержимое рабочего окна зависит от положения указателя на панели навигации.
В основу построения системы положен принцип раздельного ведения оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Под оперативным учетом в БЭСТ-ОФИС понимается система регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций. Данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также исключить дублирование ввода данных. Виды учета представлены в таблице 3.2.
Таблица 3.2
Виды учета в системе БЭСТ-ОФИС
| Оперативный учет | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | Управленческий учет |
| Формирование в системе первичных документов для регистрации хозяйственных операций. | Котировка документов. Синтетический и аналитический учет. Ведение Главной книги. Подготовка бухгалтерских отчетов, журналов- ордеров и других типовых форм. Формирование внешней отчетности. | Ведение Книги покупок, Книги продаж. Формирование аналитических регистров налогового учета (гл.25 НК РФ). Формирование налоговой отчетности. | Обработка информационно- аналитических данных. Формирование управленческих отчетов: о продажах; о запасах; о закупках; о дебиторской и кредиторской задолженности; о движении денежных средств. Анализ хозяйственной деятельности. |
Концепция раздельного ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, реализованная в БЭСТ-ОФИС, позволит ООО "ИнТрансКарго" иметь информацию о состоянии дел на предприятии без ввода проводок.
В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в ООО "ИнТрансКарго" должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-ОФИС.
Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью документов осуществляется ввод первичной информации в систему и сопровождение хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.
БЭСТ-ОФИС работает с определенным набором документов. Каждый документ характеризуется видом документа. Вид документа определяет внешнюю форму документа, набор реквизитов и способ нумерации документов. В БЭСТ-ОФИС глубоко проработана система взаимосвязи между документами.
Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных документов, введен термин "статус документа". Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может иметь статус Черновик, Проведен, Квитирован. Документы, которые имеют статус "проведен", являются документами оперативного учета без бухгалтерского учета. Для котировки документы сдаются в бухгалтерию. То есть статус "квитирован" присваивается после обработки документов бухгалтером ООО "ИнТрансКарго".