регистрация / вход

Учет расчетов с подотчетными лицами 6

Содержание Введение Глава 1. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами 1.1. Расчеты с подотчетными лицами 1.2. Учет подотчетных сумм 1.3. Контроль расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение 4
Глава 1. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами 6
1.1. Расчеты с подотчетными лицами 6
1.2. Учет подотчетных сумм 12
1.3. Контроль расчетов с подотчетными лицами 16
Глава 2.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами в ООО

"ИнТрансКарго"

20
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия 20
2.2. Основные показатели финансового состояния предприятия 22
2.3.

Организация учета и контроля расчетов с подотчетными

лицами на предприятии

32
Глава 3.

Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными

лицами в ООО "ИнТрансКарго"

37
3.1.

Анализ и прогноз расчетов с подотчетными лицами с

применением экономико-математических методов

37
3.2.

Рекомендации по автоматизации расчетов с подотчетными

лицами на предприятии

46
Заключение 58
Список литературы 61
Приложения 64

Введение

В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия.

Организации, кредитные учреждения, биржи вступают в договорные отношения по использованию имущества, денежных средств, осуществлению инвестиций. Все участники сделок заинтересованы в том, чтобы получать и использовать достоверную информацию о своих партнерах для принятия обоснованных решений.

Администрации важно оперативно контролировать ход хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

Всем выше изложенным определяется важность и актуальность выбранной для написания настоящей выпускной квалификационной работы темы: " Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на предприятии".

Основной целью проводимого в настоящей работе исследования явилось изучение организационных основ бухгалтерского учета, анализа и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

- на основании действующих в настоящее время правил и положений рассмотреть порядок документального оформления и бухгалтерского учета наличного денежного обращения при расчетах с подотчетными лицами;

- на примере конкретного предприятия изучить систему его управления, имущественное положение и основные показатели финансово-хозяйственной деятельности, существующую на предприятии систему бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

- по результатам проведенного исследования наметить основные направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами: рассмотреть методику анализа и прогнозирования расчетов с подотчетными лицами с применением экономико-математических методов; дать рекомендации по автоматизации указанных расчетов.

Объектом практического исследования в выпускной квалификационной работе выбрано одно из действующих предприятий г. Воронежа, а именно, Общество с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго", специализирующееся на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов.

При подготовке к выполнению выпускной квалификационной работы были изучены и использованы законодательные и нормативные акты Российской Федерации в области бухгалтерского учета, учебная и методическая литература, периодические издания и практические материалы исследуемой организации.

Глава 1. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

1.1. Расчеты с подотчетными лицами

В работе каждого предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций /9/.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.

На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации №122 в 1992 г. с учетом более поздних указаний Министерства Финансов РФ (например, Приказ МФ РФ от 06.07.2001 №49-н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации"), которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.

Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;

II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.

Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.


1.2. Учет подотчетных сумм

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций /7/ счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 1.1).


Таблица 1.1

Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами:
- по дебету - по кредиту
50 Касса 07 Оборудование к установке
51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные активы
52 Валютные счета 10 Материалы
55 Специальные счета в банках 11 Животные на выращивании и откорме
76

Расчеты с разными

дебиторами и кредиторами

15

Заготовление и приобретение

материальных ценностей

79

Внутрихозяйственные

расчеты

20 Основное производство
23 Вспомогательные производства
91 Прочие доходы и расходы 25 Общепроизводственные расходы
26 Общехозяйственные расходы
28 Брак в производстве
29

Обслуживающие производства и

хозяйства

41 Товары
44 Расходы на продажу
45 Товары отгруженные
50 Касса
51 Расчетные счета
52 Валютные счета
55 Специальные счета в банках
70 Расчеты с персоналом по оплате труда
73

Расчеты с персоналом по прочим

операциям

76

Расчеты с разными дебиторами и

кредиторами

79 Внутрихозяйственные расчеты
91 Прочие доходы и расходы
94

Недостачи и потери от порчи

ценностей

97 Расходы будущих периодов
99 Прибыли и убытки

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:

- расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;

- авансовые отчеты – на израсходованные суммы;

- новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При командировании работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.

Необходимо помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке в размере 15,25% от суммы указанных расходов и отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

При получении от подотчетных лиц согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, соответствующим субсчетам.

Суммы НДС списываются при фактической оплате при условии их отнесения на издержки производства и обращения в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "По налогу на добавленную стоимость").


1.3. Контроль расчетов с подотчетными лицами

Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.

В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

- проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;

- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектами контроля являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом.

Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

Контроль расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам.

Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.

Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.

При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.), затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.), денежных средств (50 "Касса") и расчетов (60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Дебетовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами по кредиту счета 50 "Касса".

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, необходимо учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам, в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Необходимо учесть, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы считаются доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц.

Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

- отсутствие первичных учебных документов или их неполное оформление;

- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);

- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).

Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

- в первом случае – о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

- во втором – о возмещении организацией затрат своих работников.


Глава 2. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

в ООО "ИнТрансКарго"

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго" создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией Коминтерновского района г. Воронежа в 2000 году.

ООО "ИнТрансКарго" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора (Приложение 1) и Устава общества (Приложение 2) . ООО "ИнТрансКарго" специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Воронеж, ул. Газовая, 25/4.

Высшим органом управления ООО "ИнТрансКарго" является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 2.1).


Управленческий персонал

Директор
Главный бухгалтер Заместитель директора

Бухгалтер

Бухгалтер-кассир

Старший менеджер

по перевозкам

Оперативный персонал
Менеджеры по перевозкам, менеджер по рекламе, экспедиторы
Вспомогательный персонал
Курьер, водитель, уборщица

Рис. 2.1 Схема управления деятельностью ООО "ИнТрансКарго"

Руководство текущей хозяйственной деятельностью ООО "ИнТрансКарго" осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

Заместитель директора руководит коммерческой деятельностью, решает вопросы организации грузоперевозок и их экспедиционного обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.

Бухгалтерский учет в исследуемом предприятии ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

В ООО "ИнТрансКарго" применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис. 2.2).

Первичные и сводные документы
¯

Кассовая

книга

Журналы-ордера

Накопительные и

группировочные

ведомости

®
¯ ¯
Главная книга ¬

Регистры

аналитического учета

¯ ¯

Бухгалтерский баланс и другие формы

отчетности

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Рис. 2.2 Схема документооборота бухгалтерии в ООО "ИнТрансКарго"

(® – запись; – – ® – сверка записи)

2.2. Основные показатели результатов хозяйственной деятельности,

имущественного положения и финансового состояния предприятия

Анализ финансового состояния является одной из важнейших подсистем общей системы управления предприятием, которая направлена на обеспечение необходимой информацией таких важнейших сфер функционирования, как определение целей деятельности, формирование стратегии маркетинга и финансовой политики, прогнозирование и планирование всех аспектов производственного процесса, контроль за его ходом. На основе анализа финансового состояния вырабатываются стратегия и тактика развития предприятия, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, оцениваются результаты работы предприятия.

Основной целью финансового анализа является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом аналитика может интересовать как текущее финансовое состояние предприятия, так и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.

Основными задачами финансового анализа являются: своевременная диагностика финансового состояния предприятия, установление его "болевых точек" и изучение причин их образования; поиск резервов улучшения финансового состояния предприятия, его платежеспособности и финансовой устойчивости; разработка мероприятий, направленных на эффективное использование финансовых ресурсов и укрепление финансового состояния предприятия; прогнозирование финансовых результатов и разработка моделей финансового состояния при разнообразных вариантах использования ресурсов.

Основные финансово-экономические показатели деятельности исследуемого предприятия за период 2002-2004 г.г. представлены в его бухгалтерской отчетности (Приложения 2-8).

Результаты общей оценки финансового состояния ООО "ИнТрансКарго", за период 2002-2004 г.г. представлены в таблицах 2.1-2.7, к которым приведены соответствующие пояснения и сделаны выводы.

Таблица 2.1

Основные показатели хозяйственной деятельности предприятия по годам

(сумма в тыс. руб.)

Показатель Год Отклонение (+, –)

Темп

роста, %

2002 2003 2004

2004

от

2002

2004

от

2003

2004

к

2002

2004

к

2003

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Выручка от продажи

товаров, продукции,

работ и услуг

758 1082 3014 +2256 +1932 397,6 278,6

2. Себестоимость

проданных товаров,

продукции, работ и

услуг

728 990 2836 +2108 +1846 389,6 286,5
3. Валовая прибыль 30 92 178 +148 +86 593,3 193,5

4. Коммерческие

расходы

- - - - - - -
5. Прибыль от продаж 30 92 178 +148 +86 593,3 193,5

6. Рентабельность

продаж, %

4,0 8,5 5,9 +1,9 –2,6 147,5 69,4
7. Чистая прибыль 19 11 42 +23 +31 221,1 381,8

8. Среднесписочная

численность

работников, чел.

11 13 15 +4 +2 136,4 115,4
9. Фонд оплаты труда 283 407 1094 +811 +687 386,5 268,8

10. Среднегодовая

производительность

труда 1 работника

68,9 83,2 200,9 +132,0 +117,7 291,6 241,5

11. Среднегодовая

заработная плата

25,7 31,3 72,9 +47,2 +41,6 283,7 232,9

По данным таблицы 2.1 можно сделать заключение о том, что практически все показатели хозяйственной деятельности исследуемого предприятия в 2004 году по сравнению с предыдущими 2002 и 2003 годами значительно повысились (за исключением рентабельности продаж, которая по сравнению с 2003 г. снизилась на 2,6%).

Выручка от продажи товаров, продукции, работ и услуг увеличилась в 2004 г. по отношению к предыдущему 2003 г. на 1932 тыс. руб. или на 178,6%, а по отношению к 2002 г. – на 2256 тыс. руб. или на 297,6%. Себестоимость проданных товаров, продукции, работ и услуг увеличилась в 2004 г. по отношению к предыдущему 2003 г. на 1846 тыс. руб. или на 186,5%, а по отношению к 2002 г. – на 2108 тыс. руб. или на 289,6%.

Как видим, рост себестоимости проданных товаров, продукции, работ и услуг в 2004 г. по сравнению с 2003 г. происходил более высокими темпами, чем рост выручки от их продажи, а по сравнению с 2002 г. – более низкими темпами. В результате этого прибыль от продаж предприятия в 2004 г. по отношению к 2002 г. увеличилась на 148 тыс. руб. или на 493,3%, а по отношению к 2003 г. – лишь на 86 тыс. руб. или на 93,5%. По этой же причине рентабельность продаж в 2004 г. по отношению к 2002 г. выросла на 1,9%, а по отношению к 2003 г., наоборот, снизилась с 2,6%.

В результате влияния прочих операционных и внереализационных доходов и расходов предприятие в 2004 г. получило чистую прибыль в размере 42 тыс. руб., что на 23 тыс. руб. больше, чем в 2002 г. (19 тыс. руб.) и на 31 тыс. руб. больше, чем в 2003 г. (11 тыс. руб.)

Рост выручки от продаж более высокими темпами, чем увеличение среднесписочной численности работников обусловил повышение производительности труда с 68,9 тыс. руб. на одного работника в 2002 г. до 200,9 тыс. руб. на одного работника в 2004 г., т.е. на 132,0 тыс. руб. или на 191,6%. В то же время среднегодовая заработная плата одного работника увеличилась с 25,7 тыс. руб. в 2002 г. до 72,9 тыс. руб. в 2004 г., т.е. на 47,2 тыс. руб. или на 183,7%. Как видим, темпы роста производительности труда превышают темпы роста заработной платы (291,6% > 283,7%), что свидетельствует о рациональной политике администрации предприятия в сфере организации и оплаты труда.

Имущественное положение предприятия характеризуется составом и структурой его активов и источников их финансирования (таблицы 2.2 и 2.3).


По данным таблицы 2.2 можно заключить, что имущество предприятия за анализируемый период сократилось в стоимости с 428 тыс. руб. на конец 2002 г. до 382 тыс. руб. на конец 2004 г., т.е. на 46 тыс. руб. Данное уменьшение произошло за счет снижения стоимости внеоборотных активов, которые полностью представлены основными средствами предприятии. В то же время стоимость оборотных активов возросла с 11 тыс. руб. на конец 2002 г. до 170 тыс. руб. на конец 2004 г. Вследствие этого, структура имущества предприятия значительно изменилась: доля внеоборотных активов уменьшилась, а оборотных активов увеличилась соответственно на 41,9%. На конец анализируемого периода доля внеоборотных активов (основных средств) составляет 55,5% от общей стоимости имущества предприятия, а оборотных активов – 44,5%.

Такие же существенные изменения произошли и в структуре источников формирования имущества (таблица 2.3): собственный капитал предприятия за анализируемый период сократился с 401 тыс. руб. на конец 2002 г. до 208 тыс. руб. на конец 2004 г., т.е. на 193 тыс. руб., а заемный капитал, наоборот, увеличился с 27 тыс. руб. на конец 2002 г. до 174 тыс. руб. на конец 2004 г., т.е. на 147 тыс. руб. В результате этого доля собственного капитала в общем объеме источников формирования имущества снизилась, а заемного капитала увеличилась соответственно на 39,2%. На конец анализируемого периода доля собственного капитала в общем объеме источников формирования имущества составляет 54,5%, а заемного капитала – 45,5%.

Таким образом, снижение стоимости имущества предприятия за анализируемый период целиком обусловлено сокращением его собственного капитала.

Анализ показателей эффективности использования основных средств исследуемого предприятия представлен в таблице 2.4. Результаты анализа свидетельствует о значительном повышении эффективности использования основных средств предприятия в 2004 г. По сравнению с 2002 г. фондоотдача увеличилась на 2,96 руб. на 1 руб. средств, вложенных в основные фонды предприятия, а по сравнению с 2003 г. – на 3,15 руб.. Фондорентабельность выросла на 20,4% по сравнению с 2002 г. и на 15,2% по сравнению с 2003 г.

Таблица 2.4

Показатели эффективности использования основных средств предприятия

Показатель Год Отклонение (+, –)

Темп

роста, %

2002 2003 2004

2004

от

2002

2004

от

2003

2004

к

2002

2004

к

2003

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Выручка от продажи

товаров, продукции,

работ, услуг, тыс. руб.

758 1082 3014 +2256 +1932 397,6 278,6

2. Прибыль от продаж,

тыс. руб.

30 92 178 +148 +86 593,3 193,5

3. Среднегодовая

стоимость основных

средств, тыс. руб.

513 840 679 +166 –161 132,4 80,8

4. Фондоотдача

основных средств,

руб. / руб.

1,48 1,29 4,44 +2,96 +3,15 300,0 344,2

5. Фондоемкость

основных средств,

руб. / руб.

0,68 0,78 0,23 –0,45 –0,55 33,8 29,5

6. Фондорентабельность

основных средств, %

5,8 11,0 26,2 +20,4 +15,2 451,7 238,2

Одним из направлений изучения финансового состояния предприятия является оценка эффективности использования его оборотных средств. Скорость оборачиваемости оборотных средств является важнейшим показателем интенсивности их использования и, в свою очередь, определяется с помощью следующих взаимосвязанных показателей:

Оборачиваемость

оборотных средств

(коэффициент)

= Выручка от реализации ,

Средняя за период величина

оборотных средств

= Средняя за период величина оборотных средств ×

Число дней

в периоде

.

Оборачиваемость

оборотных средств

(в днях оборота)

Выручка от реализации

Анализ эффективности использования оборотных средств исследуемого предприятия представлен в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Показатели эффективности использования оборотных средств предприятия

Показатель Год Отклонение (+, –)
2002 2003 2004

2004

от

2002

2004

от

2003

1 2 3 4 5 6

1. Выручка от продажи товаров,

продукции, работ, услуг, тыс. руб.

758 1082 3014 +2256 +1932

2. Среднегодовые остатки оборотных

средств, тыс. руб.

34 26 106 +72 +80

3. Коэффициент оборачиваемости

оборотных средств

22,29 41,62 28,43 +6,14 –13,19

4. Продолжительность одного

оборота оборотных средств, дни

16 9 13 –3 +4

Показатели таблицы 2.5 свидетельствуют об ускорении оборачиваемости оборотных средств предприятия в 2004 г. на 6,14 оборота или на 3 дня по сравнению с 2002 г. и ее замедлении на 13,19 оборота или на 4 дня по сравнению с 2003 г. Данное изменение оборачиваемости средств объясняется резким увеличением среднегодовых остатков оборотных средств в 2004 г.

Важными показателями финансовой деятельности предприятия являются показатели его ликвидности, платежеспособности и финансовой устойчивости. Ликвидность активов определяется как их способность превращаться в денежные средства, а платежеспособность – как способность предприятия своевременно и полностью рассчитываться по своим обязательствам.

Анализ платежеспособности подразумевает расчет различных коэффициентов ликвидности текущих активов. Основой их расчетов является отношение оборотных активов и краткосрочных обязательств.

Платежеспособность является внешним проявлением финансовой устойчивости организации. Показатели финансовой устойчивости показывают насколько предприятие независимо с финансовой точки зрения.

Анализ показателей, характеризующих платежеспособность и финансовую устойчивость исследуемого предприятия, представлен в таблицах 2.6 и 2.7.



Коэффициенты платежеспособности, рассчитанные в таблице 2.6 имеют значения ниже нормативных (0,1-0,2 – для коэффициента абсолютной ликвидности, 0,8-1,0 – для коэффициента быстрой ("критической") ликвидности и 1,5-2,0 – для коэффициента текущей ликвидности), следовательно, платежеспособность ООО "ИнТрансКарго" находится на низком уровне. Однако рост показателей к концу анализируемого периода является положительной тенденцией и свидетельствует об относительном повышении ликвидности текущих активов предприятия. Следует так же отметить, что коэффициент быстрой ("критической") ликвидности к концу 2004 г. достиг уровне нормативного.

Коэффициенты обеспеченности собственными оборотными средствами имеют отрицательные значения. Это говорит о том, что исследуемое предприятие не только не имеет собственных средств в обороте, но и использует часть краткосрочных заемных средств для финансирования своих внеоборотных активов, что является отрицательным моментом в его деятельности. Положительным моментом является то, что дефицит собственных оборотных средств с уровня 16 тыс. руб. в 2002 г. снизился до уровня 4 тыс. руб. в 2004 г.

Относительные показатели, рассчитанные в таблице 2.7, свидетельствуют о высокой степени финансовой устойчивости исследуемого предприятия в 2002 и 2003 г.г. (значения всех финансовых коэффициентов (кроме коэффициента обеспечения собственными источниками финансирования, который меньше 0,6) соответствуют нормативным ограничениям: коэффициент капитализации <0,7; коэффициент финансовой независимости >0,6; коэффициент финансирования >0,7; коэффициент финансовой устойчивости >0,6) и о резком ее снижении в 2004 г. В пределах нормативного (>0,7) осталось лишь значение коэффициента финансирования. Все это говорит об усилении зависимости предприятия от внешних источников финансирования.


2.3. Организация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

на предприятии

Выдача наличных денежных средств под отчет в ООО "ИнТрансКарго" осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением (Приложение 7) и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

В течение трех дней по возвращении из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет (Приложение 9) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение (Приложение 10).

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО "ИнТрансКарго" используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение 11).

Основанием для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Схема наиболее часто используемых в ООО "ИнТрансКарго" бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена на рисунке 2.3.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Д К
Сальдо начальное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц Сальдо начальное – задолженность предприятия подотчетным лицам
50 "касса" 10 "Материалы"
Д К Д К

¬¾¾¾¾¾¾®

выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы

выдача средств в возмещение перерасхода

¬¾¾¾¾¾¾®

Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с процессом заготовления товарно-материальных ценностей или с их приобретением

51 "Расчетные счета" 26 "Общехозяйственные расходы"
Д К Д К

¬¾¾¾¾¾¾®

Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица

¬¾¾¾¾¾¾®

Подотчетные суммы, использованные на общехозяйственные нужды

Расходы на командировки

44 "Расходы на продажу"
Д К

¬¾¾¾¾¾¾®

Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров

50 "касса"
Д К

¬¾¾¾¾¾¾®

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Д К

¬¾¾¾¾¾¾®

Возмещение долга по подотчетным суммам

94 "недостачи и потери от порчи ценностей"
Д К

¬¾¾¾¾¾¾®

Списание подотчетных сумм, не возвращенных в срок

Итого: Обороты по дебету Итого: Обороты по кредиту
Сальдо конечное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц Сальдо конечное – задолженность предприятия подотчетным лицам

Рис. 2.3 Схема бухгалтерских проводок по счету 71 "Расчеты с

подотчетными лицами"

Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводкой:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы предприятия.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

ДЕБЕТ 26 - КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.

Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника.

В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

В таблице 2.8 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.

Таблица 2.8

Анализ счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами " за декабрь 2004 г., руб.

Счет С Кредита счетов В Дебет счетов
1 2 3
Сальдо на начало периода 3662
10 9052
10-1 1305
10-3 1044
10-5 1336
10-9 5367
19 1380
19-3 1380
26 25375
50 36000 193
70 3662 -
Обороты за период 39662 36000
Сальдо на конец периода - -

Глава 3. Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными

лицами в ООО "ИнТрансКарго"

3.1. Анализ и прогноз расчетов с подотчетными лицами с применением

экономико-математических методов

Математическое моделирование экономических явлений и процессов является важным инструментом экономического анализа. Оно дает возможность получить четкое представление об исследуемом объекте, охарактеризовать и количественно описать его внутреннею структуру и внешние связи. Модель – условный образ объекта управления (исследования). Модель конструируется субъектом управления (исследования) так, чтобы отобразить характеристики объекта – свойства, взаимосвязи, структурные и функциональные параметры и т. п., существенные для цели управления (исследования). Содержание метода моделирования составляют конструирование модели на основе предварительного изучения объекта и выделения его существенных характеристик, экспериментальный или теоретический анализ модели, сопоставление результатов с данными об объекте, корректировка модели /25, с. 106/.

В экономическом анализе используются главным образом математические модели, описывающие изучаемое явление или процесс с помощью уравнений, неравенств, функций и других математических средств. Различают математические модели с количественными характеристиками, записанными в виде формул; числовые модели с конкретными числовыми характеристиками; логические, записанные с помощью логических выражений, и графические, выраженные в графических образах. Модели, реализованные с помощью электронно-вычислительных машин, называют машинными, или электронными.

Экономико-математическая модель должна быть адекватной действительности, отражать существенные стороны и связи изучаемого объекта. Процесс моделирования можно условно подразделить на три этапа:

1) анализ теоретических закономерностей, свойственных изучаемому явлению или процессу, и эмпирических данных о его структуре и особенностях; на основе такого анализа формируются модели;

2) определение методов, с помощью которых можно решить задачу;

3) анализ полученных результатов /25, с. 107/.

Планирование показателей на основе расчета экономико-математических моделей в общем виде складывается из нескольких этапов (рис. 3.1).

Анализ соответствующей информации за предшествующие периоды
¯
Выявление основных факторов, определяющих плановые показатели
¯
Построение экономико-математических моделей
¯
Расчет параметров ЭММ, их интерпретация и оценка степени надежности
¯
Прогноз показателей на плановый период на основе ЭММ
¯
Экспертная оценка результатов расчета
¯
Выбор одного из вариантов и принятие планового решения

Рис. 3.1 Этапы планирования показателей при использовании

экономико-математических моделей

Применение экономико-математических моделей (ЭММ) предполагает разработку многих плановых показателей и выбор из них оптимального, обеспечивающего решение плановой задачи и достижение поставленных целей. Такой подход на уровне организации углубляет процесс планирования и повышает его научный уровень. С помощью ЭММ может производиться разработка плана по таким показателям хозяйственной деятельности организации, как доходы, издержки производства и обращения, производственные и товарные запасы, прибыль, потоки денежных средств, в том числе по расчетам с подотчетными лицами, и другие.

Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов производства или обращения, но и от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.

В свою очередь ритмичность платежно-расчетной дисциплины зависит не только от выбора формы расчетов, являющихся, как известно, основным способом оплаты поставляемой продукции или оказываемых услуг, но и от взаимной увязки денежных оттоков и притоков. Упрощенно эту увязку можно представлять как синхронное движение средств по счетам кредиторов и дебиторов – денежные средства, поступившие от дебиторов в погашение поставленной им продукции или оказанных услуг, с небольшим временным лагом используются для расчетов с кредиторами; превышение притоков денежных средств над их оттоками используется для наращивания экономического потенциала предприятия (приобретение основных средств и оборотных активов) и выплаты дивидендов собственникам. Естественно, полной синхронизации денежных потоков добиться невозможно – именно поэтому предприятие вынуждено иметь страховой запас денежных средств (обычно в виде высоколиквидных ценных бумаг) либо периодически пользоваться краткосрочными кредитами, неся при этом определенные расходы. Для того чтобы сделать денежные потоки более прозрачными и предсказуемыми, на предприятии организуется более или менее формализованная система их прогнозирования.

Данный раздел работы финансового менеджера сводится к исчислению возможных источников поступления и оттока денежных средств. Используется та же схема, что и в анализе движения денежных средств только для простоты некоторые показатели могут агрегироваться.

Поскольку большинство показателей достаточно трудно спрогнозировать с большой точностью, нередко прогнозирование денежного потока сводят к построению бюджетов денежных средств в планируемом периоде, учитывая лишь основные составляющие потока: объем реализации, доля выручки за наличный расчет, прогноз кредиторской задолженности и др. Прогноз осуществляется на какой-то период в разрезе подпериодов: год в разрезе кварталов, год в разрезе месяцев, квартал в разрезе месяцев и т. п.

В любом случае процедуры методики прогнозирования выполняются в следующей последовательности:

- прогнозирование денежных поступлений по подпериодам;

- прогнозирование оттока денежных средств по подпериодам;

- расчет чистого денежного потока (излишек/недостаток) по подпериодам;

- определение совокупной потребности в краткосрочном финансировании в разрезе подпериодов.

Смысл первого этапа состоит в том, чтобы рассчитать объем возможных денежных поступлений. Определенная сложность в подобном расчете может возникнуть в том случае, если предприятие применяет методику определения выручки по мере отгрузки товаров. Основным источником поступления денежных средств является реализация товаров, которая подразделяется на продажу товаров за наличный расчет и с отсрочкой платежа. На практике большинство предприятий отслеживают средний период времени, который требуется покупателям для того, чтобы оплатить счета. Исходя из этого, можно рассчитать, какая часть выручки за реализованную продукцию поступит в том же подпериоде, а какая – в следующем. Далее с помощью балансового метода цепным способом рассчитывают денежные поступления и изменение дебиторской задолженности. Базовое балансовое уравнение имеет вид:

ДЗн + ВР = ДЗк + ДП , (3.1)

где ДЗн – дебиторская задолженность за товары и услуги на начало подпериода;

ДЗК – дебиторская задолженность за товары и услуги на конец подпериода;

ВР – выручка от реализации за подпериод;

ДП – денежные поступления в данном подпериоде.

Более точный расчет предполагает классификацию дебиторской задолженности по срокам ее погашения. Такая классификация может быть выполнена путем накопления статистики и анализа фактических данных о погашении дебиторской задолженности за предыдущие периоды. Анализ рекомендуется делать в разрезе месяцев. Таким образом, можно установить усредненную долю дебиторской задолженности со сроком погашения соответственно до 30 дней, до 60 дней, до 90 дней и т. д. При наличии других существенных источников поступления денежных средств (прочая реализация, внереализационные операции) их прогнозная оценка выполняется методом прямого счета; полученная сумма добавляется к сумме денежных поступлений от реализации за данный подпериод.

На втором этапе рассчитывается отток денежных средств. Основным его составным элементом является погашение кредиторской задолженности. Считается, что предприятие оплачивает свои счета вовремя, хотя в некоторой степени оно может отсрочить платеж. Процесс задержки платежа называют "растягиванием" кредиторской задолженности; отсроченная кредиторская задолженность в этом случае выступает в качестве дополнительного источника краткосрочного финансирования. К другим направлениям использования денежных средств относятся заработная плата персонала, административные и другие постоянные и переменные расходы, а также капитальные вложения, выплаты налогов, процентов, дивидендов.

Третий этап является логическим продолжением двух предыдущих – путем сопоставления прогнозируемых денежных поступлений и выплат рассчитывается чистый денежный поток.

На четвертом этапе рассчитывается совокупная потребность в краткосрочном финансировании. Смысл этапа заключается в определении размера краткосрочной банковской ссуды по каждому подпериоду, необходимой для обеспечения прогнозируемого денежного потока.

Рассмотрим на условном примере один из возможных подходов к прогнозированию денежного потока. Имеются следующие данные о предприятии.

1. В среднем 80% продукции предприятие реализует с отсрочкой платежа, а 20% – за наличный расчет. Как правило, предприятие предоставляет своим контрагентам 30-дневный кредит на льготных условиях (для простоты вычислений размером льготы в данном примере пренебрегаем). Статистика показывает, что 70% платежей оплачиваются контрагентами вовремя, т. е. в течение предоставленного для оплаты месяца, остальные 30% оплачиваются в течение следующего месяца.

2. При установлении цены на свою продукцию предприятие придерживается следующей политики: затраты на сырье и материалы должны составлять около 65%, а прочие расходы – около 15% в отпускной цене продукции, т. е. суммарная доля расходов не должна превышать 80% отпускной цены.

3. Сырье и материалы закупаются предприятием в размере месячной потребности следующего месяца; оплата сырья осуществляется с лагом в 30 дней.

4. Предприятие намерено наращивать объемы производства с темпом прироста 1,5% в месяц. Прогнозируемое изменение цен на сырье и материалы составит в планируемом полугодии 7,5% в месяц. Прогнозируемый уровень инфляции – 5% в месяц.

5. Остаток средств на счете на 1 января составляет 10 тыс. руб.; поскольку этой суммы недостаточно для ритмичной работы, решено ее увеличить и иметь целевой остаток денежных средств на расчетном счете в январе планируемого года в размере 18 тыс. руб.; его величина в последующие месяцы изменяется пропорционально темпу инфляции.

6. Доля налогов и прочих отчислений в бюджет составляет приблизительно 35% валовой прибыли предприятия.

7. В марте планируемого года предприятие намерено приобрести новое оборудование на сумму в 25 тыс. руб.

8. Необходимые для расчета фактические данные за ноябрь и декабрь предыдущего года приведены в соответствующих графах таблицы; в этой же таблице приведены и требуемые расчетные данные.

Требуется составить помесячный график движения денежных средств на первое полугодие планируемого года.

Исходные данные, а также результаты прогнозных расчетов приведены в таблице 3.1. Сделаем необходимые комментарии (в основном, на примере февральских данных).

Таблица 3.1

Прогнозирование денежного потока на первое полугодие 2006 г. (тыс. руб.)

Фактические

данные

Прогноз
Показатель ноябрь дек. янв. фев. март апр. май июнь
А 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Прогнозирование объема реализации
Выручка от реализации 115,8 125,6 136,3 148,0 160,8 174,8 189,9 206,4

Затраты на сырье

и материалы

81,6 89,0 97,1 105,9 115,6 126,1 137,6
Прочие расходы 18,8 20,0 21,3 22,7 24,2 25,8 27,5
Валовая прибыль 25,2 27,3 29,6 32,2 35,0 38,0 41,3

Налоги и прочие отчисления

от при были (35%)

8,8 9,5 10,4 11,3 12,3 13,3 14,5
Чистая прибыль 16,4 17,8 19,2 20,9 22,7 24,7 26,8
2. Приобретение и оплата сырья и материалов

Приобретение сырья

(в размере потребности

следующего месяца)

89,0 97,1 105,9 115,6 126,1 137,6

Оплата сырья

(временной лаг – 30 дней)

89,0 97,1 105,9 115,6 126,1 137,6
3. Расчет сальдо денежного потока

3.1. Поступление денежных

средств

20% реализации текущего месяца за наличные 27,3 29,6 32,2 35,0 38,0 41,3
70% реализации в кредит прошлого месяца 70,3 76,3 82,9 90,0 97,9 106,3
30% реализации в кредит позапрошлого месяца 27,8 30,1 32,7 35,5 38,6 41,9
Итого 125,4 136,0 147,8 160,5 174,5 189,5
3.2. Отток денежных средств
Оплата сырья и материалов 89,0 97,1 105,9 115,6 126,1 137,6
Прочие расходы 20,0 21,3 22,7 24,2 25,8 27,5
Налоги и прочие платежи в бюджет 9,5 10,4 11,3 12,3 13,3 14,5
Приобретение оборудования 25,0
Итого 118,5 128,8 164,9 152,1 165,2 179,6
Сальдо денежного потока 6,9 7,2 -17,1 8,4 9,3 9,9
4. Расчет излишка (недостатка) денежных средств на счете
Остаток денежных средств на начало месяца 10,0 16,9 24,1 7,0 15,4 24,7
Остаток денежных средств на конец месяца 16,9 24,1 7,0 15,4 24,7 34,6
Целевое сальдо денежных средств 18,0 18,9 19,8 20,8 21,9 23,0

Излишек (недостаток)

денежных средств

-1,1 5,2 -12,8 -5,4 2,8 11,6

1. Исходным пунктом методики прогнозирования является расчет затрат на производство продукции или оказание услуг; при этом:

- затраты на сырье и материалы (Зсм ) рассчитываются исходя из фактической их величины в декабре месяце, а также кумулятивных темпов расширения производства и изменения цен на сырье:

Зсм = 81,6×1,015×1,015×1,075×1,075 = 97,1 тыс. руб.

- величина прочих расходов (Зпр ) рассчитывается исходя из фактических данных декабря, а также кумулятивных темпов расширения производства и инфляции:

Зпр = 18,8×1,015×1,015×1,05×1,05 = 21,3 тыс. руб.

2. Выручка от реализации (ВР ) планируется исходя из общей суммы затрат и условия (2), в соответствии с которым их доля должна составить 80%:

ВР = (97,1 + 21,3)/0,8 = 148 тыс. руб.

3. Величина налогов и прочих отчислений от прибыли (НП ) составляет 35% планируемой валовой прибыли:

НП = (148 – 97,1 – 21,3)×0,35 = 10,4 тыс. руб.

4. Раздел 2 таблицы заполнен исходя из условия (3). Так, в феврале будет закуплено сырье в размере мартовской потребности, и в то же время произойдет оплата сырья, закупленного в январе, но потребленного и оплаченного в феврале.

5. Поступление денежных средств рассчитывается исходя из условия (1); таким образом, для февраля соответствующие составляющие дохода рассчитываются следующим образом:

20% реализации текущего месяца за наличные = 148×0,2 = 29,6 тыс. руб.

70% реализации в кредит прошлого месяца = 136,3×0,8×0,7 = 76,3 тыс. руб.

30% реализации в кредит позапрошлого месяца = 25,6×0,8×0,3 = 30,1 тыс. руб.

6. Отток денежных средств рассчитывается исходя из обычной логики расчетов и условий (3) и (7).

7. Сальдо денежного потока (Сдп ) рассчитывается как разность между поступлением и оттоком денежных средств:

Сдп = 136 – 128,8 = 7,2 тыс. руб.

8. Остаток денежных средств на конец месяца (Одк ) рассчитывается суммированием остатка денежных средств на начало месяца и сальдо денежного потока за истекший месяц:

Одк = 16,9 + 7,2 = 24,1 тыс. руб.

9. Целевое сальдо денежных средств (ЦС ) рассчитывается по условию (5):

ЦС = 18×1,05 = 18,9 тыс. руб.

10. Излишек (недостаток) денежных средств (ИН ) рассчитывается вычитанием величины целевого сальдо из остатка денежных средств на конец месяца:

ИН = 24,1 – 18,9 = 5,2 тыс. руб.

11. По результатам анализа можно сделать следующие выводы:

- положение с денежным потоком на предприятии благополучное – лишь в марте наблюдается превышение оттока денежных средств над их поступлением, причина этого состоит в расходах по приобретению оборудования;

- для того чтобы поддерживать требуемый целевой остаток денежных средств предприятие вынуждено будет прибегать к краткосрочным кредитам; величина требуемой краткосрочной ссуды составляет: в январе – 1,1 тыс. руб., в марте – 12,8 тыс. руб., в апреле – 5,4 тыс. руб.

Заканчивая рассмотрение примера, отметим, что приведенная методика не является единственной и бесспорной. Она может быть существенно усложнена. Будучи достаточно трудоемкими при ручной обработке информации, эти расчеты достаточно легко могут быть формализованы и выполнены в среде электронных таблиц, например, с помощью пакета типа Microsoft Excel. Кроме того, не следует смущаться отсутствием пресловутой "точности расчетов", равно как и наличием определенной условности в формализации модели. Подобные условности являются неизбежным спутником любых расчетов прогнозного характера. Важно помнить о том, что в такого рода расчетах нужна не точность, а выявление тенденций, при этом сами методики и получаемые в результате их применения результаты являются лишь некоторой "материальной" основой для принятия управленческих решений финансового характера.


3.2. Рекомендации по автоматизации расчетов с подотчетными лицами

на предприятии

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:

- правильно произвести арифметические расчеты;

- обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

- осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

- производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

- обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды;

- соблюдения законодательства в учете;

- формировать бухгалтерскую финансовую отчетность.

Прикладные программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства "1С ", "БЭСТ", "ФинЭко" и др.

Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информацией.

На рынке Воронежской области представлены следующие виды компьютерных программ:

- компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С", официальный распространитель данных программ фирма "ОркомТрейтинг";

- компьютерные бухгалтерские программы семейства "БЭСТ", распространением данных программ занимается фирма "ВИТ;

- компьютерные бухгалтерские программы семейства "ФинЭко", распространителем данных программ занимается фирма "АспектСПб".

Помимо перечисленных программных продуктов есть еще некоторые: "Галактика", "Инфо-Бухгалтерия" и "Турбо-Бухгалтер", однако они получили меньшее распространение в Воронежской области. Большинство предприятий используют компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С" и "БЭСТ", либо сами разрабатывают свои собственные программы под свои конкретные потребности.

Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО "ИнТрансКарго", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.

Система БЭСТ-ОФИС является простым и мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию предприятия – переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.

Комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.

БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки системы не требуется приобретать и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications ), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office , например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.

Продуманная система представления информации с большим количеством настроенных управленческих отчетов делают БЭСТ-ОФИС надежным средством информационной поддержки принятия управленческих решений.

Для установки системы требуется IBM PC-совместимый компьютер со следующими характеристиками:

- процессор Pentium-100 или более мощный (например: Pentium 11-300 );

- устройство для чтения компакт-дисков (для установки системы);

- объем оперативной памяти не менее 64 Мб;

- пространство на жестком диске рабочей станции для установки и последующей работы не менее 140 Мб;

- монитор стандарта SVGA ; рекомендуемые параметры работы монитора: разрешение 800x600, цветовая палитра High Color 16 бит (рекомендуется True Color 24 бит ), мелкий шрифт;

- мышь;

- наличиеMicrosoft Internet Explorer 5.0 иMicrosoft Excel 8.0 иливыше.

Система БЭСТ-ОФИС работает в русифицированных версиях операционных систем Windows '98( SE )/ ME / NT 4( SP 6)/2000( SP 2)/ XP . При работе в сети может использоваться MS Network на основе перечисленных ОС, а также Novell Netware 3.12 и выше.

После запуска системы на экране появляется главное окно программы, которое представляет собой стандартное окно Windows и имеет заголовок (в верхней части), строку состояния (в нижней части) и рабочую область, содержащую элементы системы БЭСТ-ОФИС.

Рабочая область системы включает в себя меню, панель инструментов, панель навигации и рабочее окно. При работе со справочниками партнеров и номенклатуры рабочее окно включает в себя дерево групп и окно реестра, при работе в остальных режимах – только окно реестра. Здесь можно работать одновременно в нескольких подсистемах не закрывая их, при этом легко перемещаться из одной в другую. Большой плюс и в том, что система очень наглядная и проста в пользовании, то есть не вызывает потребностей в специальном обучении (для пользования, но не для настройки программного продукта). Интерфейс системы БЭСТ-ОФИС состоит из:

- Меню системы и панель инструментов – меню системы представляет собой стандартное меню Windows ;

- Панель навигации – панель навигации предназначается для быстрого перемещения по уровням БЭСТ-ОФИС;

- Дерево групп – окно Дерево групп служит для отображения структуры реестров, которые допускают создание групп документов и могут быть представлены в иерархическом виде;

- Рабочее окно системы – содержимое рабочего окна зависит от положения указателя на панели навигации.

В основу построения системы положен принцип раздельного ведения оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Под оперативным учетом в БЭСТ-ОФИС понимается система регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций. Данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также исключить дублирование ввода данных. Виды учета представлены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Виды учета в системе БЭСТ-ОФИС

Оперативный

учет

Бухгалтерский

учет

Налоговый

учет

Управленческий

учет

Формирование

в системе

первичных

документов

для

регистрации

хозяйственных

операций.

Котировка

документов.

Синтетический и

аналитический учет.

Ведение Главной

книги.

Подготовка

бухгалтерских

отчетов, журналов-

ордеров и других

типовых форм.

Формирование

внешней отчетности.

Ведение Книги

покупок, Книги

продаж.

Формирование

аналитических

регистров

налогового

учета

(гл.25 НК РФ).

Формирование

налоговой

отчетности.

Обработка

информационно-

аналитических

данных.

Формирование

управленческих

отчетов: о продажах;

о запасах; о закупках;

о дебиторской и

кредиторской

задолженности;

о движении денежных

средств.

Анализ хозяйственной

деятельности.

Концепция раздельного ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, реализованная в БЭСТ-ОФИС, позволит ООО "ИнТрансКарго" иметь информацию о состоянии дел на предприятии без ввода проводок.

В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в ООО "ИнТрансКарго" должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-ОФИС.

Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью документов осуществляется ввод первичной информации в систему и сопровождение хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.

БЭСТ-ОФИС работает с определенным набором документов. Каждый документ характеризуется видом документа. Вид документа определяет внешнюю форму документа, набор реквизитов и способ нумерации документов. В БЭСТ-ОФИС глубоко проработана система взаимосвязи между документами.

Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных документов, введен термин "статус документа". Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может иметь статус Черновик, Проведен, Квитирован. Документы, которые имеют статус "проведен", являются документами оперативного учета без бухгалтерского учета. Для котировки документы сдаются в бухгалтерию. То есть статус "квитирован" присваивается после обработки документов бухгалтером ООО "ИнТрансКарго".

По функциональным признакам документы объединяются в реестры, в некоторых случаях называемых журналами. В свою очередь, группы реестров объединяются в папки и подсистемы БЭСТ-ОФИС.

В системе БЭСТ-ОФИС заложен принцип параллельного ведения двух самостоятельных систем учета – бухгалтерской и налоговой. Организация налогового учета в системе позволяет вести учет по любой системе налогообложения, предусмотренной законодательством РФ для малых предприятий.

При определении эффективности автоматизации учетных и аналитических задач следует рассчитать показатели:

- общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа );

- текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач (За );

- годовую экономию от ее использования (Эг );

- срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток ).

Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, определяются по следующей формуле:

КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр , (3.2)

где КЗбкп – капитальные затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП) с учетом удельного веса занятости БКП решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (принимаем 13000 руб.);

КЗспп – капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы (СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (6450 руб.);

КЗн – капитальные затраты на настройку компьютерных программ (приняты в размере 600 руб. плюс 200 руб. за каждый час работы);

КЗтех – капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места;

КЗрм – капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;

КЗпр – прочие капитальные затраты, связанные с внедрением программ.

В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. Приняты в размере 2500 руб.

Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера следует рассчитать по следующей формуле:

КЗрм = КЗмеб×Тм / Тоб , (3.3)

где КЗмеб – капитальные затраты на приобретение специальной мебели, повышающей производительность и комфортность работы бухгалтера. Приняты в размере 45% от рыночной цены компьютера – 22000 руб.;

Тм – время использования компьютера в течение года для решения бухгалтерских и аналитических задач, исследуемых в дипломной работе;

Тоб – общее время использования компьютера в течение года.

КЗрм = 9900×1750 /1814 = 9551 (руб.).

Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:

Тоб = ds ×S ×Др ×NM ×Кис , (3.4)

где ds – длительность смены (8 часов);

S – число смен работы компьютера;

Др – среднее число рабочих дней в месяце (21 день);

NM – число месяцев в году эксплуатации компьютера;

Кис – средний коэффициент использования компьютера в течение смены

(принят равным 0,9).

Тоб = 8×1×21×12×0,9 = 1814 (час.).

Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм ) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе с помощью приобретенных программных продуктов, определяется по формуле:

Тм = Вз×Др , (3.5)

где Вз – время решения бухгалтерских задач с помощью приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня, в часах;

Др – количество рабочих дней в году, в течение которых решаются исследуемые бухгалтерские задачи.

Величина затрачиваемого компьютерного времени составит:

Тм = 7×250=1750 (час.).

Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера рассчитываются по следующей формуле:

Кзтех = (Цком + Цтех )×(1 + Кт )×(1 – КизТм / Тоб , (3.6)

где Цком – рыночная цена Intel Pentium I V на момент покупки программы;

Цтех – рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема);

Кт – коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств;

Киз – коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники (принят равным 0,2).

Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места бухгалтера будут равны:

Кзтех = (22000 + 6400)×(1+0)×(1–0,2)×1750 / 1814 = 21918 (руб.).

Расчет общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач и их состав для наглядности представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Капитальные затраты на автоматизацию учетных и аналитических задач

Наименование статьи затрат

Буквенное

обозначение

Сумма,

руб.

Удельный

вес, %

1. Капитальные затраты на покупку

бухгалтерской аналитической

компьютерной программы

КЗбкп 13000 23,63

2. Капитальные затраты на покупку

справочно-правовой системы

КЗспп 6450 11,72

3. Капитальные затраты на настройку

компьютерных программ

КЗн 1600 2,91

4. Капитальные затраты на организацию

рабочего места бухгалтера

КЗрм 9551 17,36

5. Капитальные затраты на техническое

оснащение рабочего места бухгалтера

КЗтех 21918 39,84
6. Прочие капитальные затраты КЗпр 2500 4,54
Итого КЗа 55019 100,0

Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач ( ), исследуемых в дипломной работе, рассчитывают по следующей формуле:

За = 3ком + 3др + 3кп + 3рм + 3пр , (3.7)

где Зком – текущие затраты, связанные с использованием компьютера;

Здр – текущие затраты, связанные с использованием других объектов технического оснащения рабочего места бухгалтера (принтера, сканера, модема и др.). Приняты в размере 40% от Зком ;

Зкп – текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ для решения исследуемых учетных задач;

Зрм = S ×Цпл , где S – размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую оргтехнику и бухгалтер, работающий с помощью компьютера (принято 6 кв.м), Цпл – рыночная цена 1 кв.м. офисной площади на момент автоматизации исследуемых задач (принято в размере 180 руб. в случае аренды помещения);

Зпр – прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач (приняты в размере 20 % от Зкп ).

Текущие затраты, связанные с использованием компьютера для решения исследуемых учетных задач, определяются следующим образом:

Зком = Тм×См , (3.8)

где См – стоимость одного часа эксплуатации компьютера на предприятии (по данным предприятия она равна 27 руб).

Текущие затраты, связанные с использованием компьютера равны:

Зком = 1750×27 = 47250 (руб.).

Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, рассчитываются по формуле:

Зкп = (КЗбкп + КЗспп) / Тс + Зп×(Тм / Тоб) , (3.9)

где Тс – полезный срок использования компьютерных программ (с учетом морального износа принят 4 года);

Зп – затраты на пополнение справочно-правовой программы за год. Приняты в размере (1400 руб.×12мес. = 16800 руб.)

Прочие текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач, приняты в размере 20% от Зкп .

Текущие затраты, связанные с использованием компьютерных программ, составят:

Зкп = (13000 + 6450) / 4 + 16800×(1750 /1814) = 21070 (руб.).

Расчет общей величины годовых текущих затрат, связанных с автоматизацией исследуемых учетных и аналитических задач, и их состав для наглядности представлен в таблице 3.4.


Таблица 3.4

Текущие затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач

Наименование статьи затрат

Буквенное

обозначение

Сумма,

руб.

Удельный

вес, %

1. Затраты, связанные с использованием

компьютера

Зком 42250 51,07

2. Затраты на использование других

объектов технического оснащения

рабочего места бухгалтера

Здр 18900 20,43

3. Затраты, связанные с использованием

компьютерных программ

Зкп 21070 22,77

4. Затраты на организацию

рабочего места бухгалтера

Зрм 1080 1,17
5. Прочие текущие расходы Зпр 4214 4,55
Итого: За 92514 100,0

Годовую экономию от проведения автоматизации исследуемых учетных и аналитических задач (Эг ) определяют по следующей формуле:

Эг = 3д – 3а , (3.10)

где Зд – текущие затраты, связанные с осуществлением учетных и аналитических задач действующим на предприятии способом. Определены по данным предприятия, и составляют порядка 108000 руб.

Годовая экономия от проведения автоматизации исследуемых учетных и аналитических задач составит:

Эг = 108000 – 92514 = 15486 (руб.).

Срок окупаемости капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных и аналитических задач необходимо рассчитать по формуле:

Ток = Кза / Эг , (3.11)

где Ток – расчетный срок окупаемости капитальных затрат.

Срок окупаемости капитальных затрат при аренде помещения равен:

Ток = 55019 /15 486 = 3,55 (года) или 42,6 месяца.

Эффективность автоматизации характеризуют технико-экономические показатели, приведенные в таблице 3.5

Таблица 3.5

Технико-экономические показатели, характеризующие эффективность

автоматизации учетных задач

Наименование показателя

Ед.

изм.

Значение

показателя

1. Техническая характеристика применяемых

компьютерных программ

1.1. Бухгалтерской компьютерной программы
1.1.1 Платформы Стандартный
1.1.2 Удобство интерфейса WINDOWS стиль
1.1.3 Количество уровней аналитики Многоуровневый
1.1.4 Количество уровней классификаторов До 10
1.1.4 Разграничение доступа Есть

1.1.5 Подготовка отчетности по международным

стандартам

Есть
1.1.6 Разрядность суммы операций Не ограничена
1.1.7 Количество операций Не ограничено
1.2 Справочно-правовой программы
1.2.1 Частота пополнения 1 раз в неделю
1.2.2 Количество документов в базе 24734
1.2.3 Сложный поиск Есть
1.2.4 Объем базы данных Не ограничен
2. Экономические показатели
2.1. Общие капитальные затраты на автоматизацию руб. 55019

2.2. Годовые текущие расходы, связанные с

внедрением автоматизации

руб. 92514
2.3. Годовая экономия от применения автоматизации руб. 15486
2.4. Расчетный срок окупаемости капитальных затрат 3,55

Исходя из данных таблицы 3.5, можно сделать вывод, что автоматизация бухгалтерского учета на предприятии при рассмотренных условиях экономически обоснована.


Заключение

В результате проведенного в настоящей выпускной квалификационной работе исследования можно сделать следующие выводы.

Освоение методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы предприятие выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

Что касается списания из под отчета работника суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

По результатам проведенного практического исследования можно сделать вывод о том, что работа ООО "ИнТрансКарго" в период 2002-2004 г.г. характеризуется улучшением практически всех основных показателей финансово-хозяйственной деятельности.

Повысились выручка от продаж, прибыль, производительность и уровень оплаты труда, а также фондоотдача и фондорентабельность основных производственных фондов предприятия, оборачиваемость его оборотных средств.

Однако наблюдаются и негативные тенденции в деятельности предприятия. Так, за счет снижения стоимости внеоборотных активов уменьшилась стоимость имущества предприятия. Предприятие испытывает хоть и незначительный, но все же дефицит собственных оборотных средств, и часть кратко-срочных заемных средств использует для финансирования основных средств. В источниках формирования имущества значительно возросла доля заемных средств. Платежеспособность предприятия находится на относительно низком уровне. В результате финансовая устойчивость исследуемого предприятия за анализируемый период снизилась с высокой до критической.

Положительная динамика основных показателей финансово-хозяйствен-ной деятельности, показателей платежеспособности и ликвидности текущих активов свидетельствуют о том, что у исследуемого предприятия ООО "ИнТрансКарго" имеется реальная возможность переломить имеющиеся негативные тенденции и улучшить свое финансовое состояние в ближайшее время.

В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" системы бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

С целью совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" предложена методика анализа и прогнозирования денежных потоков на предприятии с применением экономико-математи-ческих методов. Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов производства или обращения, но и от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.

Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО "ИнТрансКарго", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.

Комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.


Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья. М.: ТК Велби, Проспект, 2003. – 448 с.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1. Часть 2. – СПб.: "Издательский дом Герда", 2005. – 424 с.
3. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" М.: Ось-89, 2003. – 16 с.
4. Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.98 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1998. №7. Ст. 785.
5. Положения по бухгалтерскому учету. М.: ТК Велби, 2003. – 176 с.
6. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации. 5.01.1998 г., №14-П (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01. 1999 №488-У, от 31.01.2002 №1201-У).
7. План счетов бухгалтерского учета: комментарий к последним изменениям. М.: Информцентр XXI века, 2004. – 120 с.
8. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. №249.
9. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Инструкция Центрального банка РФ от 4.10.93 г. №18. (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.96 №247).
10. Балабанов и.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. М.: ЮНИТИ, 1998. – 198 с.
11. Булатов М.А. Теория бухгалтерского учета. М.: Экзамен, 2003. – 256 с.
12. Бухгалтерский учет: Учебник / И.И. Бочкарева, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. М.: ТК Велби, Проспект, 2004. – 768 с.
13. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности. М. "Финансы и статистика", 2001. – 284с.
14. Камышанов П.И. Бухгалтерский учет. М.: "Приор", 2000. – 320с.
15. Керимов В. Э. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях: Учебник. М.: Изд. Дом "Дашков и К0" 2002. – 368 с.
16. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2002. – 256 с.
17. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие / Под ред. О.В.Ковалевой. М.: "Приор", 2002. – 320 с.
18. Козлова Е. П. и др. Бухгалтерский учет в организациях. М. "Финансы и статистика", 2002. – 800 с.
19. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2002. – 640 с.
20. Любушкин Н.П., Лещева В.Б. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов / Под ред. Н.П. Любушина. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001, – 471 с.
21. Лытнева Н.А., Парушина Н.В. Документальное оформление и учет кассовых операций организации: Учебно-практическое пособие. М.: ТК Велби, Проспект, 2004. – 280 с.
22. Новые рефераты по бухгалтерскому учету / Под ред. Н.Н. Хохоновой. Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 352 с.
23. Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учеб. пособие. М.: ИД ФБК ПРЕСС, 2001. – 673 с.
24. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Более 8000 проводок. Практика применения нового Плана счетов: Практическое пособие / Ж.А. Кеворкова, И.Г. Сапожникова, А.А. Савин. М.: ТК Велби, 2004. – 504 с.
25. Подольский В.М., Дик В.В., Уринцев А.И. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник для вузов / Под ред. В.И. Подольского. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 319 с.
26. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета, аудита в Российской Федерации: Учебник / Отв. ред. Е.М. Ашмарина. М.: Юристъ, 2003. – 255 с.
27. Раицкий К.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ИТК "Дашков и Ко ", 2002. – 1012 с.
28. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. М.: ИНФРА-М, 2002. – 336 с.
29. Самоучитель по бухгалтерскому учету. М.: "Приор", 2002. – 160 с.
30. Скворцов О.В. Налоги и налогообложение: Учеб. Пособие для сред. проф. учеб. заведений. / О.В. Скворцов, Н.О. Скворцова. М.: Издательский центр "Академия", 2002. – 240 с.
31. Скляренко В.К., Прудников В.М. Экономика предприятия: Конспект лекций. М.: ИНФРА-М, 2004. – 208 с.
32. Соломатин Н.П. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. М.: Перспектива, 2001. – 488 с.
33. Уваров А.А. Дипломные и курсовые работы по экономическим специальностям: Практические советы по подготовке и защите. М.: Издательство "Дело и Сервис", 2001. – 112 с.
34. Финансы предприятий: Учебник для вузов / Под ред. Н.В. Колчиной. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 447 с.
35. Чернов В.А. Управленческий учет и анализ коммерческой деятельности / Под ред. М.И. Баканова. М.: Финансы и статистика, 2001. – 320 с.
36. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С., Негашев Е.В. Методика финансового анализа. М.: ИНФРА-М, 2002. – 208 с.
37. Шуляк П.Н. Финансы предприятия: Учебник. М.: "Дашков и К0 ", 2000. – 752 с.
38. Экономика и статистика фирм / Под ред. проф. С.Д. Ильенковой. М.: Финансы и статистика, 2002. – 320 с.
39. Экономика предприятия: Учебник / Под общ. ред. О.М. Волкова. М.: ИНФРА-М, 2001. – 520 с.
40. Экономика предприятия: Учебник для вузов / В.Я. Горфинкель, Е.М. Куприянов, В.П. Прасолова и др. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2000. –540 с.
41. Эхо Ю. Письменные работы в вузах. Практическое руководство для всех, кто пишет дипломные, курсовые, контрольные, доклады, рефераты, диссертации. М.: ИНФРА-М, 2000. – 127 с.
ОТКРЫТЬ САМ ДОКУМЕНТ В НОВОМ ОКНЕ

ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ [можно без регистрации]

Ваше имя:

Комментарий

Другие видео на эту тему