- договоры на приобретение ценностей, т.к. на поставку материалов организация заключает договора.
Ревизия началась с ознакомления с отделом бухгалтерского учета, занимающегося учетом операций связанных с поступлением материалов. Если предприятие проверяется вышестоящей организацией или контрольно-ревизионными органами, то обычно, на этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет по движению ценностей; какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер; кто его проверяет по исполняемой работе; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование), но так как ревизию проводят сотрудники ООО «Гамма-Моторс», то данная информация им и так известна. Поэтому первоначально ревизионная комиссия проверяла:
- правильность оформления договоров о материальной ответственности с кладовщиками, которым переданы в подотчет ценности;
- наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур);
- наличие приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии;
- соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации материальных ценностей;
- соблюдается ли порядок оформления результатов инвентаризации;
- соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.
Проверка этих данных показала, что все операции оформляются правильно и согласно установленным правилам. Проверка нарушений не выявила.
3.3.2 Ревизия хранения товарно-материальных ценностей на складе
Сохранность товаров зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства в данной организации. ООО «Гамма-Моторс» арендует одно складское помещение, на котором хранятся все материальные ценности. Ревизионной комиссией было принято решение о необходимости проведения инвентаризации на складе организации, поэтому очередным этапом проверки должна стать инвентаризация материальных ценностей. Для этого генеральным директором ООО «Гамма-Моторс» был оформлен Приказ о проведении инвентаризации формы № ИНВ-22 (Приложение № 1). Основная задача инвентаризации – выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей. Приказом была назначена инвентаризационная комиссия и там же было указано какие именно ценности будет инвентаризировать комиссия. Руководитель организации после создания приказа, вручил текст приказа членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии был передан контрольный пломбир.
До начала инвентаризации ревизионная комиссия обязана:
- проверить проводится ли инвентаризация постоянно действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай. В ООО «Гамма-Моторс» комиссия назначается без смен лиц.
- составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей;
- проверить правильность указания в описи отличительных признаков материальных ценностей.
До начала проверки фактического наличия имущества ревизионная комиссия получила последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Она завизировала все приходные и расходные документы с указанием «До инвентаризации на_____(дата)», что должно служить для бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.
А материально ответственные лица до начала инвентаризации дали расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.
Ревизионной комиссией была организована проверка результатов ранее проведенных инвентаризаций.
При проверке результатов ранее проведенных инвентаризаций особое внимание уделялось:
- проверке состава инвентаризационных комиссий с точки зрения их полноты и компетентности, а также того, чтобы один и тот же работник не назначался председателем комиссии два раза подряд. Необходимость тщательного анализа состава инвентаризационных комиссий была обусловлена тем, что от него в значительной степени зависит качество инвентаризации.
- проверке наличия и содержания расписок, полученных от материально-ответственных лиц до начала каждой инвентаризации;
- проверке оформления каждой страницы инвентаризационной описи;
- проверке правильного и полного наименования каждого товара и его другие отличительные черты;
- указано ли прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества натуральных показателей;
- указана ли общая стоимость товаров;
- подписана ли каждая страница всеми членами комиссии;
- проверке описей на факт подчисток, исправлений количества товаров и их цены, не заверенных подписями всех членов комиссии;
- проверке наличия на последней странице инвентаризационной описи отметок о проверке цен, и подсчетов итогов за подписями лиц, проводивших эти проверки;
- по актам результатов проверки ценностей проверялись: правильность перенесения в них учетных и фактических остатков, определение окончательных результатов инвентаризации, правильность их оформления, своевременность составления;
- проверке инвентаризационных описях на наличие приписок не имевшихся в наличии товаров. Если такие приписки были, то их можно выявить путем контрольного сличения.
Никаких нарушений при проведении проверки результатов ранее проведенных инвентаризаций выявлено не было.
После проведения вышеописанных процедур, была начата процедура инвентаризации, при которой обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица, ими в данном случае являются Костричкин Александр Сергеевич – заведующий складом и Будник Арсений Анатольевич – менеджер по розничным продажам. Некоторые ревизоры делают ошибку, когда решают по какой-либо причине проводить инвентаризацию в отсутствие материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача ценностей, то ответственное лицо, которого не было при проверке, может в последствии оспорить результаты инвентаризации и оспорить факт недостачи.
Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо Костричкин А.С. составил отчет по поступлению и отпуску товаров на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Один экземпляр был передан в бухгалтерию предприятия, а другой – ревизионной комиссии. С Костричкин А.С. была взята расписка в том, что все документы, относящиеся к движению товаров, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных на реализацию ценностей в их распоряжении нет.
Во время инвентаризации ревизионная комиссия должна:
- установить использовались ли складские помещения по назначению;
- проверить, отвечают ли складские помещения требованиям, как они охраняются;
- правильно ли складируются материалы;
- убедиться в аккуратном проведении процедур инвентаризационной комиссией;
- потребовать пересчета ценностей, если это необходимо;
- фиксировать результаты инвентаризации по каждому виду товаров в инвентаризационных описях, составляемых по месту нахождения (хранения) и по материально-ответственным лицам в единицах измерения принятых в учете.
Фактическое наличие всех находящихся в организации ценностей проверялось путем подсчета.
В процессе инвентаризации все проверенные на складе материалы, члены комиссии записывали в той последовательности, в какой шла инвентаризация. Записи делались в черновиках. Велось два черновика. Один черновик заполняло материально ответственное лицо Костричкин А.С., другой — председатель комиссии – Дамаев Д.С. По мере необходимости записи в двух черновиках сверялись. И только по окончании инвентаризации, которая длилась в течение 2 дней, была оформлена инвентаризационная опись форма № ИНВ-3 (Приложение № 2). Т.к. инвентаризация проводилась в течение двух дней, то складское помещение после ухода комиссии каждый раз опечатывалось. Инвентаризационные описи были заполнены в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток:
– один экземпляр был передан в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
– второй экземпляр остался у лица, ответственного за сохранность ценностей (Костричкин А.С. – заведующий складом).
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывалось в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывалось прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях были указаны: полное наименование ценностей, их количество, единицы измерения.
Товарно-материальные ценности, поступающие на фирму в период ревизии, кладовщики приходовали в присутствии комиссии. Данные о них заносились в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
Отпущенные в период ревизии ценности также отражались в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные в период инвентаризации». В расходных документах председатель комиссии делал соответствующую отметку и ставил свою подпись.