Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.
Призначные реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.).
Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т.п.), печатаются типографским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.
Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая первичная учётная документация, включающая 8 наименований:
- акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф.№ ОС-1);
- акт приемки – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
- акт на списание основных средств (ф.№ ОС-4);
- акт на списание автотранспортных средств (ф.№ ОС-4а);
- инвентарная карточка учёта основных средств (ф.№ ОС-6);
- акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф.№ ОС-15);
- акт о выявленных дефектах оборудования (ф.№ ОС-16).
Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:
1. наименование документа (доверенность, карточка складского учёта материалов и т.п.);
2. дата составления (дата, месяц, год);
3. наименование плательщика, номер его счёта, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
4. наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счёта или субсчёта;
5. наименование получателя средств, номер его счёта, ИНН;
6. наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счёта или субсчёта;
7. назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);
8. сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;
9. очередность платежа;
10. вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;
11. подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);
12. на первом экземпляре расчётного документа (кроме чека) – подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре проставляется также оттиск гербовой печати.
В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:
· зональной
· анкетной
· табельной
· комбинированной [15,с.94].
Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.
Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их – один пол другим, т.е. сверху вниз.
Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нём (например, расчётно-платёжная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).
Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит тщательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.
Нередко в случаях исключения повторной записи в текущем учёте на документе делается надпись или оттиск «К записи №… приложение…листов, дата…2005г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчётности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т.п.).
Свободные стоки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.
Юридическую силу документ приобретает при наличии в нём не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.
Составленный с учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.
В дальнейшем «жизненный» цикл каждого документа проходит три этапа:
- приемка по форме и существу;
- обработка, включая при необходимости арифметический подсчёт и указание корреспондирующих счетов;
хранение в бухгалтерии или в архиве организации.
К общим функциям документа относятся:
· информационная – любой документ создаётся для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;
· социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порождён той или иной социальной потребностью;
· коммуникативная – документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами различных организационных структур.
К специфическим функциям документа относятся:
· управленческая – документ является инструментом управления;
· правовая – документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.
Несмотря на многообразие оперативных фактов, подлежащих отражению в системе учёта, основным требованием при создании первичных документов является соблюдение единообразного подхода при их оформлении. Все первичные документы должны содержать полные и достоверные данные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований. Основные требования к оформлению первичных учётных документов изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте в Российской Федерации» [4] и в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации [6].
Очень важно, имеет ли представленная к проверке первичная документация юридическую силу, которую и обеспечивает соблюдение законодательно установленных правил и требований, представленных в Приложении 1.
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:
По назначению документы подразделяются на[15, с.99; 26, с. 132]:
- распорядительные;
- оправдательные;
- бухгалтерского оформления;
- комбинированные.
Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.