Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования (стр. 12 из 17)

При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности.

При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку "не использована". Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

При доставке материальных запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателя принимают у экспедитора поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.

В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие на предприятие, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком). Такие материальные запасы принимаются и приходуются предприятием в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов. Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов. Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.

Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце, либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу товарно-материальных запасов, они учитываются в общеустановленном на данном предприятии порядке.

Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов). При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по рыночным ценам. После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой финансовой отчетности, то:

а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;

б) величина налога на добавленную стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;

в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:

- уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

- увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).

Таким образом, основными документами, служащими основанием для оприходования материальных запасов на склад предприятия являются:

- счет-фактура;

- товарно-транспортная накладная;

- накладная и документы, выписанные материально ответственным лицом, принявшим товар, а именно акты о приемке, акты о недостаче и т.д.

Кроме материальных запасов, поступающих на предприятие ТОО "Огона" от поставщиков, на склад могут поступать материальные запасы, изготовленные самим предприятием, материалы после переработки, материальные запасы в виде остатков неизрасходованных материалов, а также в виде отходов и брака.

Если материалы поступают на склад после переработки либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную. Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию.

Товарно-материальные запасы со склада предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск запасов с центральных складов считается расходом на производство.

Расход товарно-материальных запасов оформляется лимитно-заборными картами, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение материалов и др.)

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания товарно-материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются экономическим отделом на одно наименование материалов (номенклатурный номер) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка).

Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск запасов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и а самой карточке. Представитель цеха при получении запасов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом какие-либо дополнительные документы не составляются.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах, в случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего запасы. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания запасов, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования товарно-материальных запасов.

В случае отпуска товарно-материальных запасов подразделениям предприятия ТОО "Огона", расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передаст в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если запасы отпущены с последующей оплатой.

Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений составляется при оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования в производстве. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету-фактуре для оплаты подрядчику.

Товарно-материальные запасы предприятия учитываются в местах хранения в натуральном выражении. Бухгалтерия предприятия осуществляет учет движения товарно-материальных запасов в количественном и денежном выражении.