3.2 Организация первичного, синтетического и аналитического учета запасов на предприятии
В решении заданий рационального использования предметов и продуктов труда большую роль играет четкая организация их первичного учета. От того, насколько правильно он налажен, зависит оперативность и действенность контроля за сохранностью и эффективностью использования производственных запасов, списание стоимости запасов на производство, оценка незавершенного производства, отражение в отчетности. Структура документооборота должна быть такой, чтобы обеспечивать своевременное поступление необходимой информации как для учета, так и для контроля и оперативного управления движения материальных запасов. В соответствии с производственными программами и нормами затрат предприятия определяют потребность в производственных запасов. Они могут быть изготовлены собственными силами, внесены в уставный капитал, получены бесплатно, получены в результате обмена, и др.
В ООО «Виноградный» автоматизированная форма учета. Автоматизированное решение задач по учету ТМЦ основывается на общепринятых принципах ведения финансового и налогового учета материальных ценностей предприятия.
Особенностями использования компьютерной формы учёта при ведении учета ТМЦ есть одновременное ведение и налогового и финансового учета хозопераций. Для ведения учета отдельных операций по ТМЦ вводятся специализированные внебалансовые счета, предназначенные для отражения определенных операций, или операций с определенной группой ТМЦ. Одной из особенностей ведения автоматизированного учета есть документальное оформление операций. Электронные аналоги данных документов приведены в таблице 3.2.1.
Таблица 3.2.1. – Соответствие форм первичных документов по учету ТМЦ и их электронных аналогов
| № п/п | Неавтоматиизированный учет | Автоматизиролванный учет |
| 1 | М – 1 «Журнал учета грузов, которые поступили» | Используются в специализированных программах |
| 2 | М – 2 «Доверенность» | Доверенность |
| 3 | М – 2а «Акт списания бланков доверенностей» | Списание ТМЦ |
| 4 | М – 3 «Журнал регистрации доверенностей» | Журнал доверенностей |
| 5 | М – 4 «Приходный ордер» | Приходная накладная |
| 6 | М – 7 «Акт приемки материалов» | |
| 7 | М – 8, 9 «Лимитно – заборная карта» | Выпуск продукции |
| 8 | М – 10 «Акт – требование на изменение(дополнительный выпуск)материалов» | Списание ТМЦ Списание ТМЦ в производство |
| 9 | М – 11 «Накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов» | Перемещение ТМЦ Выпуск продукции |
| 10 | М – 12 «Карточка складского учета материалов» | Отчет «Остатки ТМЦ» |
| 11 | М 13 «Реестр принятия – сдачи документов» | Используется в специализированных программах |
| 12 | М 14 «ведомость учета остатков материалов на складе» | Отчет «Остатки ТМЦ» |
| 13 | М – 18 «Сигнальная справка об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм запаса» | Калькуляция Отчет «Калькуляция» |
| 14 | М – 19 «Материальный отчет» | Используется в специализированных программах |
| 15 | М – 21 «Инвентаризационная опись» | Акт инвентаризации Оприходование излишков Списание ТМЦ |
| 16 | М – 28, 28а «Лимитно - заборная карта» | Выпуск продукции |
| 17 | Накладная | Приходная накладная Расходная накладная |
| 18 | Счет - фактура | Счет – фактура Приходный счет |
| 19 | Акт сдачи – приёмки выполненных работ (предоставление услуг) | Оприходование услуг Услуги производственного характера Предоставление услуг |
Основным первичным документом на оприходование запасов, поступивших от поставщиков есть счет – фактура ф.№63. К ней могут прилагаться и другие документы поставщиков: товарно – транспортные накладные (ф. № М – 5, М – 6), предназначенные для учета поставщиков запасов и расчетов по их перевозке автотранспортом; квитанции; налоговые накладные. Эти документы составляют после заключения договора купли – продажи. Документы поступившие на предприятие регистрируются в Журнале учета поступивших грузов (ф. № М - 1).
Прием и оприходование поступивших запасов на склад оформляется накладной внутрихозяйственного назначения (ф. № 87) или приходным ордером (ф. № М - 4). В случае несоответствия качества, цены, ассортимента запасов требованиям, указанным в договоре купли продажи предприятие составляет коммерческий Акт о приемки материалов (ф. № М - 7).
Если запасы есть взносом в уставной капитал, то эта опреция оформляется Приходным ордером (ф. № М - 4) или Актом о приеме материалов (ф. № М - 7). Обмен запасами осуществляется на основе приходного ордера, Акта приема материалов, товарно – транспортной накладной(ф. М – 5,6).
Безвозмездное получение оформляется приходным ордером, Накладной на внутреннее перемещение материалов (ф. № М - 12), или Товарно – транспортной накладной.
Порядок документального оформления операций по отпуску запасов на склад предприятия зависит от того , для каких потребностей они отпускаются: систематически на производственные потребности или эпизодически в цехах, на админпотребности или другие потребности. Основным первичным документом по отпуску производственных запасов есть: Лимитно – заборная карта (ф. № М – 8, 9, 8-а,9-а). Предназначена для оформления отпуска материалов, которые систематически потребляются, также для текущего за соблюдением установленных лимитов отпуска засов на производственные потребности.
Требование (ф. № М – 10, 11, 10-а) – заполняется при разовом отпуске запасов для производственных и хозпотребностей. Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М – 14, 15) – используются для оформления отпуска материалов сторонним организациям.
Сведения об оприходовании и выбытии запасов на складе отражаются в карточке складского учета (ф. № М - 17). При небольшом ассортименте запасов – Книга складского учета.
Инвентаризация на предприятии проводится в соответствии с приказом руководителя предприятия постоянно действующей комиссией. Инвентаризация проводиться в соответствии с установленным порядком. Составляется Акт инвентаризации и инвентаризационные описи.
В конце месяца составляется отчет о движении материальных ценностей, в двух экземплярах. В отчете делаются пометки о тех ТМЦ по которым произошли изменения (движение, поступление, выбытие). К отчету прикладываются первичные документы, которые подтверждают поступление или выбытие ТМЦ.
Если выдаются средства в подотчет для приобретения запасов оформляется Отчет об использовании средств, выданных в подотчет, накладная. Прилагается товарный чек.
Итак, следует отметить, что на предприятии не используются усовершенствованные первичные документы. Некоторые формы документов не ведутся, для упрощения и быстроты оформления операций.
Информация, которая содержится в первичных документах, методом двойной записи систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета.
В соответствии с национальными П(с)БУ 9 «Запасы» определены методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о запасах и раскрытия их в финансовой отчетности.
Запасы для целей бухгалтерского учета включают : а) сырьё, основные и дополнительные материалы, комплектующие изделия и прочие материальные ценности, предназначенные для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и админпотребностей; б) незавершенное производство в виде не законченных обработкой и сборкой деталей, узлов, изделий и законченных технологических процессов. Незавершенное производство на предприятиях, выполняющих работы и оказывающих услуги, состоит из затрат на выполнение незаконченных работ (услуг), по которым предприятие еще не определила доход; в) готовую продукцию, которая изготовлена на предприятии, предназначена для реализации и отвечает техническим и качественным характеристикам, предусмотренным договором или иным нормативно – правовым актом; г) товары в виде материальных ценностей, которые приобретены (получены) и сохраняются с целью дальнейшей продажи; д) МБП, используемые не более 1 года или нормального операционного цикла, если он не превышает 1 года; е) молодняк скота и животных на выращивании и откорме, продукцию сельского и лесного хозяйства, если они оцениваются согласно П(с)БУ 30 «Биологические активы».
Для учета производственных запасов применяется синтетический счет 20 «Производственные запасы», который имеет 9 субсчетов.
В бухгалтерии проверяют Отчеты о движении производственных запасов и регистры приходных и расходных документов, приводятся отметки в карточках и книгах складского учета.
Данные обработанных реестров заносятся в Накопительные ведомости движения запасов, которые составляются в бухгалтерии.
Исходя из данных отчетов о движении материальных ценностей бухгалтер осуществляет запись о поступлении, выбытии и остатках ТМЦ за отдельный месяц в реестре синтетического и аналитического учета «Оборотная ведомость по товарно – материальным счетам».
Приобретённые или изготовленные производственные запасы на баланс предприятия по первоначальной стоимости. В зависимости от канала поступления запасов будет определятся их первоначальная стоимость. Более подробно єтот вопрос мы рассмотрели в разделе 2. Предприятие может изготовить запасы собственными силами, внесенные их в уставной капиталл, произвести обмен подобными и неподобными запасами, приобрести запасы за счет средств целевого финансирования, получить запасы безвозмездно.