20. документы, как источник первичной информации. Первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности. Он представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации в документах хозяйственных фактов и является основой информационной системы бухгалтерского учета.
Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.
Первичный бухгалтерский учёт выполняет две основные функции: первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных операций); контроль за технологией производства (регистрация отклонений от нормативов).
По результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информации.
Документ (лат. documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) — письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Одновременно составленный и оформленный документ — материальный предмет (бумага, магнитный диск и т. д.), на котором зафиксирована информация.
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа.
Составными элементами документа являются реквизиты (лат. requisitum— нужное, требуемое) — сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным.
По значению реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательными реквизитами называют такие, которые должны содержаться в каждом первичном учетном документе. Дополнительные реквизиты уточняют или дополняют содержание определенных специфических хозяйственных операций.
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. В настоящее время используют следующие формы первичных учетных документов: унифицированные, специализированные, индивидуальные.
Унифицированные формы документов являются общими для всех предприятий и организаций, они носят межотраслевой характер.
Специализированные формы документов используются предприятиями и организациями определенных отраслей, т. е. являются отраслевыми.
Записи в первичных учетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могут использоваться чернила, химический карандаш, шариковые и другие ручки. Разрешается заполнение документов с использованием пишущих машин и компьютеров. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Незаполненные (свободные) строки в первичных документах должны быть прочеркнуты. Это исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами.
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания.
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Особый порядок установлен для оформления денежных документов - приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений и других банковских документов. Их оформление регламентируется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.
Бухгалтерские документы имеют экономическое и юридическое значение.
Каждый первичный учетный документ, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего, имеет экономическую сторону. Деятельность любой организации состоит из разнообразных экономических процессов: снабжения, производства, реализации. Только с помощью первичных учетных документов разрешаются хозяйственные операции, составляющие эти процессы. Рассматривая совокупность первичных учетных документов, можно воспроизвести ход событий в процессах снабжения, производства, реализации. Это дает возможность анализировать экономическую ситуацию, например движение денежных средств, состояние задолженностей при расчетах с поставщиками, покупателями, бюджетом, движение материальных запасов и т.д.
С юридической точки зрения первичные учетные документы являются доказательством законности осуществляемых действий. Кроме того, они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновении споров между предприятиями или предприятием и его работником. На практике часто возникают споры, связанные с оплатой труда, споры администрации с материально ответственными лицами, поставщиков с покупателями. При рассмотрении дел в суде или арбитраже в первую очередь изучают первичные бухгалтерские документы.
Лицо, подписывающее первичный учетный документ, контролирует как экономическую целесообразность, так и законность хозяйственной операции, принимая на себя ответственность за ее совершение.
21. классификация б. документов. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку составления, способу отражения хозяйственных операций, месту составления, количеству учетных позиций, оформлению однородных операций, способу записи (схема 1).
По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, Бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительными называются документы, которые содержат разрешение на выполнение той или иной хозяйственной операции. Они дают право на выполнение строго определенных действий. Такие документы исходят от руководителя организации и уполномоченных им лиц. Основное назначение таких документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.
Оправдательными (или исполнительными) называются документы, подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей.
Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах. Это исполнители или материально ответственные лица: начальники цехов, главные специалисты, заведующие складами, кассиры, экспедиторы и т. д.
Оправдательные документы подтверждают, что действия, отраженные (указанные) в соответствующем документе, выполнены, т. е. хозяйственная операция совершена. Для материально ответственного лица, подписавшего и предоставившего этот документ, он является отчетом о расходовании или получении материальных ценностей, т. е. доказательством законности изменений в объеме или составе хранящихся ценностей.
Документы бухгалтерского оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы.
Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах.
По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.
Первичные документы составляют основу первичного бухгалтерского учета. С их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной операции путем предварительного наблюдения и измерения. Первичные учетные документы — формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены.