13. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — устанавливает с 1.01.97 нормы суточных при командировках во все страны - бывшие республики СССР.
14. Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14 "О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран" - нормы расходов по найму жилых помещений при командировках в страны - бывшие республики СССР.
15. ПОЛОЖЕНИЕ ЦБР от 25.06.97 № 62 “О ПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И ВЫДАЧИ ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ”.
По представительским расходам:
16. Письмо Минфина РФ «Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции, и порядок их применения» относительно представительских расходов содержит:
• определение представительских расходов;
• расходы включаются в себестоимость продукции в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год;
• требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;
• предельные нормы представительских размеров в год, принимаемые при налогообложении.
1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета. Например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
• авансовый отчет;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:
• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами;
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от формы счетоводства, принятой на предприятии.
2.1. Выдача и учет подотчетных сумм
Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:
Если сначала выдаются денежные средства под отчет:
Дебет 71 Кредит 50(51)
– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;
Дебет 10 Кредит 71
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 71
- отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;
Дебет 50 Кредит 71
- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:
Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
Дебет 60 Кредит 71
- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50
- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.
Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:
Дебет 71 Кредит 73
- отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);
Дебет 10 Кредит 71
- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 71
- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
Дебет 73 Кредит 50
- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.
Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.
3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.
2.2. Учет представительских расходов
Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.