регистрация /  вход

Задачи, направления и формы использования документов в государственных и ведомственных архивах (стр. 1 из 5)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ (РОСОБРАЗОВАНИЕ)

ФГОУ СПО «»

ЗАДАЧИ, НАПРАВЛЕНИЯ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Архивоведение»

Исполнитель:

ФИО

студентка очной формы обучения,

гр.

Руководитель:

ФИО,

преподаватель

Оценка: ______________________

Нормоконтроль: ______________

Южно-Сахалинск, 2010

Содержание

Введение............................................................................................................. 3

Глава 1. Архивы................................................................................................ 5

1.1. Государственный архив.................................................................................................................. 5

1.2. Ведомственный архив................................................. 5

1.3. Общие черты и различия между государ­ственными и ведомственными архивами.. 7

Глава 2. Формы использования архивных документов.................................. 9

2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации

о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании.................. 9

2.2. Исполнение запросов социально-правового характера.................................................... 10

2.3. Использование документов в средствах массовой информации............................................ 13

2.4. Организация информационных мероприятий..................................................................... 14

2.5. Предоставление документов пользователям в читальный зал................................................. 15

2.6. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование............................. 17

2.7. Публикация документов...................................................................................................... 18

Глава 3. Направления использования архивных документов...................... 20

3.1. Цели использования архивных документов..................................... 20

Глава 4. Задачи архивов................................................................................. 22

4.1. Функции архивов..................................................................................... 22

Заключение...................................................................................................... 26

Список источников.......................................................................................... 28


Введение

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течении своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают разновидностью научной работы.

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса использования документов государственного и ведомственного архива.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;

2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;

3. Изучение направления использования документов государственного и ведомственного архива;

4. Изучение форм использования документов государственного и ведомственного архива.

Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.


Глава I. Архивы

1.1. Государственные архивы

Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных документов в интересах пользователей.

Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования[11, c.36].

В государственные архивы документы поступают на постоянное, «вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних актов.

1.2. Ведомственные архивы

Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учрежде­ний, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определе­ние видового понятия "ведомственный архив". Ведомственные ар­хивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источни­ками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях дея­тельности госархивов, что дает определенные экономические выго­ды государству.

Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохран­ность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных докумен­тов (при их наличии), а также своевременную передачу их на го­сударственное хранение не только в своем архиве, но и в подве­домственных учреждениях. Все работы с документами в ведомст­венном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:

- от­раслевой государственный фонд;

- центральный отраслевой архив министерства, ведомства;

- центральный архив министерства, ве­домства;

- объединенный ведомственный архив;

- объединенный межведомственный архив;

- архив учреждения, организации, предприятия.

В городах и районах, где много небольших организаций, эконо­мически целесообразно создавать межведомственные архивы на ко­оперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное зна­чение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.

1.3. Общие черты и различия между государ­ственными и ведомственными архивами

Общими чертами, присущими государственным и ведомствен­ным архивам, являются:

- их целевое назначение (хранение доку­ментов и использование для нужд общества);

- единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки доку­ментов, описание дел, порядок нумерации листов и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);

- осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

Преемст­венность в работе архивов заключается в том, что госархив по­лучает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источни­ков комплектования.

Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятель­ными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) - структурными подразделениями, не всегда организационно оформ­ленными[11, c.37].

Различен и порядок комплектования: ведомственный архив при­нимает документы от структурных подразделений и подведомствен­ных учреждений всех сроков хранения; госархив отбирает докумен­ты постоянного хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомст­венный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составле­ния номенклатуры дел до выделения из архива документов с ис­текшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав которой входят работники госархива. Работа по составле­нию и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограни­чена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В госархивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Госархив контролирует работу ве­домственных архивов, а через них - работу архивов подведомствен­ных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.