- ООО «МТ»:
· ПрО – производственный отдел - ремонт производственного оборудования, подбор запчастей, обслуживание производственного процесса, оборудования;
· ЦПП – цех первичной переработки
· ЦГК – цех горячего копчения
· ЦПФ – цех полуфабрикатов
· ЦФ – цех фасовки продуктов
- ИП Волков:
· ОКП – отдел контроля продаж – товаровед
· ОРП – отдел розничных продаж
· ОПРР – отдел погрузо-разгрузочных работ
- ИП Сулеев:
· ОПП – отдел прямых продаж – распространяет по городу товары, официальный дистрибьютор
- ИП Дюсембаев:
· ООП – отдел оптовых продаж
Итак, Торговый Дом представляет собой холдинговую группу, в состав которой входят индивидуальные предприниматели, занимающиеся разными направлениями торговой деятельности, а так же производственное предприятие, предоставляющее свою продукцию предпринимателям на продажу. Все участники находятся в тесной взаимосвязи и взаимозависимости, часть отделов, присутствующих лишь в одном из предприятий обслуживает всех участников группы, но существуют отделы, выполняющие определенные функции для определенного лица. При всем этом, договор простого товарищества между участниками данной группы не заключался.
1.3.Особенности организации бюджетирования в Торговом Доме
Бюджет является высокоэффективным инструментом внутрифирменного финансового планирования и позволяет оперативно координировать и оценивать деятельность структурных подразделении предприятия.
С бюджета начинается процесс постановки конкретных задач коммерческой деятельности. Отклонения от плановых показателей в процессе исполнения краткосрочных бюджетов служат сигналом руководителям для принятия действенных мер по устранению негативных отклонений. В состав процедур финансового управления включают: бюджетирование, привлечение заемных средств и размещение временно свободных денежных ресурсов на финансовом рынке. По отношению к бюджетированию две последние процедуры занимают подчиненное положение. Это вызвано тем, что без четкого управления и контроля за денежными потоками внутри предприятия действия по привлечению и размещению денежных средств могут оказаться неэффективными, и не приведут к укреплению финансовой устойчивости и платежеспособности субъекта хозяйствования. Процесс бюджетирования должен быть стандартизирован с помощью бюджетных форм, инструкций и процедур, разработанных самим предприятием.
В Торговом Доме основным бюджетным нормативным актом является распоряжение по бюджету (Приложение), оно отражает политику, организационную структуру предприятия, распределение прав, обязанностей и ответственности исполнителей. Эти инструкции выполняет роль свода правил и рекомендаций для разработки бюджетных программ.
На этапе первоначальной подготовки бюджета управление процессом бюджетирования начинается с назначения ответственного лица за весь бюджетный процесс, в торговом доме им является Генеральный директор. Генеральный директор Торгового Дома является ответственным за предоставление всей информации, необходимой для подготовки планового и фактического бюджета в Финансово-экономический отдел Корпорации «АГРО-ТРАСТ».
Обязанности по организации сбора информации необходимой для подготовки планового бюджета, ее первичному анализу, проверке достоверности и передаче сведений Генеральному директору Торгового Дома возлагается на руководителей направлений Торгового Дома «АГРО-ТРАСТ». Процесс подготовки бюджета осуществляется снизу вверх. Бюджет начинают составлять на низшем уровне руководства, а совершенствовать и координировать на более высоком уровне.
Подобный подход помогает руководителям подразделений принимать участие в подготовке своих бюджетов.
Следующим шагом в бюджетном процессе является предоставление руководителями всех направлений планов реализаций товаров в натуральных и стоимостных показателях. На основе данного плана строится бюджет продаж. Цель данного бюджета – рассчитать объем продаж в целом и по всем видам товаров. Исходя из стратегии развития компании, и прогнозов в отношении емкости рынка определяется количество потенциально реализуемых товаров (в натуральных единицах). Прогнозные отпускные цены используются для оценки объема продаж в стоимостном выражении.
На согласование Генеральному директору Торгового Дома должна быть представлена следующая информация:
· Плановые расходы каждого из направлений деятельности Торгового Дома;
· Расходы на ГСМ в разрезе каждого транспортного средства (Приложение);
· Планируемые расходы, носящие капитальный характер;
Генеральный директор Торгового Дома осуществляет проверку достоверности, обоснованности информации. В случае возникновения замечаний Генеральный директор совместно с руководителями направлений устраняет возникшие замечания, корректирует планы и утверждает всю представленную информацию своей подписью. После этого вся перечисленная выше информация (план реализации и план расходов), а так же сведения об остатках товаров на складах, предоставляется в Финансово-экономический отдел Корпорации, где составляется предварительный бюджет доходов и расходов (Приложение), бюджет движения денежных средств (Приложение) и прогнозный баланс.
Бюджет доходов и расходов – определяет экономическую эффективность деятельности предприятия. Данный бюджет формирует основной финансовый результат деятельности предприятия, т.е. его прибыльность.
Однако надо иметь в виду, что на значения статей БДР и его итоговый результат непосредственным образом влияют положения внутренней учетной политики в части момента признания и правил соотнесения доходов и расходов.
Бюджет движения денежных средств (БДДС) носит более очевидный характер, он непосредственно планирует и фиксирует реальные потоки денежных средств и сравнительно прост для составления. БДДС определяет «платежеспособность» предприятия как разницу поступлений и «выбытий» денежных средств за период.
И, наконец, последний из финансовых бюджетов – Бюджет по балансовому листу (ББЛ), который определяет экономический потенциал и финансовое состояние предприятия. ББЛ является результирующим бюджетом, он формируется на основе БДР и БДДС.
Предварительно бюджеты обсуждаются на совещании Генерального директора с руководителями всех направлений и после снятия спорных вопросов должны быть утверждены Генеральным директором. Следовательно, включенные в бюджет показатели являются результатом обсуждения между лицами, ответственными за данный бюджет, и его руководителем.
Плановые бюджеты по каждому направлению деятельности Торгового Дома «АГРО-ТРАСТ» рассматриваются и утверждаются на очередном Бюджетном Комитете. Бюджетный Комитет проводится 25-го числа месяца, предшествующего плановому.
Бюджетный комитет — это составленная из руководителей верхнего звена консультативная группа, которая может включать и внешних консультантов. Данный комитет — постоянно действующий орган, который занимается тщательной проверкой стратегических и финансовых планов, дает рекомендации, разрешает разногласия и оперативно вносит коррективы в деятельность предприятия.
Следующим этапом бюджетирования является сбор фактических данных и сопоставление их с плановыми показателями. Для этого в Финансово-экономический отдел Корпорации предоставляется следующая информация:
· Производственные отчеты о выпуске продукции, расходовании сырья и вспомогательных материалов;
· Данные о заработной плате, начисленной за месяц предшествующий плановому;
· Расшифровка фактического расхода ГСМ, где находят свое отражение фактический пробег, расход ГСМ каждой единицы транспорта. Данная расшифровка должна быть подготовлена в разрезе каждого из направлений деятельности Торгового Дома.
Бухгалтерский учет ведется с применением интегрированного программного продукта 1С, поэтому за доставку бухгалтерских баз за отчетный период в офис Корпорации и организацию своевременного доступа к базам специалистов Финансово-экономического отдела отвечает начальник ОАСУ.
Фактические бюджеты должны предоставляются Генеральному Директору Торгового Дома для ознакомления и предварительного рассмотрения.
Генеральный директор совместно с руководителями всех направлений деятельности Торгового Дома рассматривают результаты деятельности каждого из подразделений Торгового Дома за истекший период. В результате рассмотрения фактических бюджетов на предварительном совещании Генеральный Директор Торгового Дома может выступить с предложениями по корректировке фактических бюджетов в соответствии с информацией, которая не нашла своего отражения в регистрах бухгалтерского учета.
Фактические бюджеты каждого направления Торгового Дома «Агро-Траст» рассматриваются и утверждаются на очередном Бюджетном Комитете. Бюджетный Комитет проводится 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Таким образом, окончательным результатом процесса бюджетирования является разработка трех ключевых бюджетов: бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и прогнозного баланса. Все бюджеты составляются на 1 месяц.
Составляются бюджеты снизу вверх, т.е. бюджеты начинают составлять на низшем уровне руководства, а совершенствовать и координировать на более высоком уровне, при этом плановые показатели поднимаются только вверх к руководству, не спускаюсь до уровня рабочих, которые непосредственно участвуют в выполнении данных плановых показателей.
1.4.Рекоммендации по совершенствованию системы бюджетирования Торгового Дома «Агро-Траст».
В предыдущей главе были выделены следующие недостатки в организации системы бюджетирования: