Остаток средств в кассе показывают на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.
В настоящее время синтетический учет денежных средств и денежных документов в кассе Общества ведется в соответствии с утвержденным рабочим планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организации на счете 50 «Касса».
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражаются остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.
Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета:
1 «Касса организации» - для учета денежных средств в кассе;
2 «Операционная касса» - для учета наличия и движения денежных средств в операционных кассах;
3 «Денежные документы» - используется для учета денежных документов - санаторных путевок, почтовых марок. Денежные документы оформляются по приходным и расходным ордерам. На их основе кассиром составляется отчет о движении денежных документов. Аналитический учет ведется по каждому виду.
В учетной политике ООО «Автосалон «Щеглино» отмечено, что в кассе организации могут находиться на хранении бланки строгой отчетности: трудовые книжки, вкладыши к трудовым книжкам, удостоверения. Учет бланков строгой отчетности в отличие от денежных документов осуществляется на забалансовом счете 006 « Бланки строгой отчетности», аналитический учет ведется по каждому виду бланков. Их использование и списание оформляется актом на списание использованных бланков строгой отчетности. Поступление и расходование денежных средств и денежных документов в кассу организации отражаются, как правило, в корреспонденцию следующих счетов:
- 50 « Касса»;
- 51 « Расчетный счет»;
- 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
- 71 « Расчеты с подотчетными лицами».
Корреспонденции по счету 50 «Касса» свидетельствует о том, что в процессе хозяйственной деятельности у каждой организации возникает множество оснований, по которым фиксируются поступления и расходование наличных денежных средств.
Рассмотрим основные корреспонденции кассовых операций, выписанных из кассовой книги в ООО «Автосалон «Щеглино» за 2 сентября 2008г. в таблице 2.
Таблица 2.
Схема бухгалтерских проводок по учету кассовых операций.
| № п/п | Наименование проведенной операции | Документ | Сумма (руб.) | Корреспонденция счетов | |
| Дт | Кт | ||||
| 1 | Получено от покупателя за поставленный товар, оказанные услуги | Приходный кассовый ордер (ф.№КО-1) | 117595=18 | 50,1 | 62,1 |
| 2 | Получена от покупателя предоплата за товар | Приходный кассовый ордер (ф.№КО-1) | 391840=00 | 50,1 | 62,2 |
| 3 | Получено от покупателя за страховку а/м | Приходный кассовый ордер (ф.№КО-1) | 65734=20 | 50,1 | 76,5 |
| 4 | Сданы денежные средства на расчетный счет | Расходный кассовый ордер (ф.№КО-2) | 540000=00 | 51 | 50,1 |
| 5 | Выданы наличные в подотчет | Расходный кассовый ордер (ф.№КО-2) | 7000=00 | 71 | 50,1 |
| 6 | Выдан аванс по заявлению в счет з/п | Расходный кассовый ордер (ф.№КО-2) | 2000=00 | 70 | 50,1 |
| 7 | Возврат подотчетных сумм | Приходный кассовый ордер (ф.№КО-1) | 720=00 | 50,1 | 71 |
Методология бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Автосалон «Щеглино» не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:
- оформление первичных документов с нарушением установленных требований;
- имеются случаи несоблюдение установленного лимита кассы;
- некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных регистрах;
- ослаблен контроль руководителя организации за соблюдением кассовых и банковских операций;
- реестр депонированных сумм не составляется;
- главный бухгалтер проверку выписок осуществляет не ежедневно;
2.3 Инвентаризация денежных средств в кассе.
Инвентаризация денежных средств кассы ООО «Автосалон «Щеглино» проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40. Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.
Проведение инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.
Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «Автосалон «Щеглино» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:
- правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;
- полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;
- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;
- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится :
- учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами.
- учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.
- органами внутренних дел в пределах своей компетенции, - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально - ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения сохранности денежных средств при их транспортировке и хранении.
Для оформления инвентаризации применяют формы первичной учетной документации, к ним относятся:
- ИНВ - 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»; (приложение №9)
- ИНВ - 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности»;
- КМ - 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Результаты инвентаризации в ООО «Автосалон «Щеглино» оформляется актом инвентаризации наличных денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:
- по инициативе руководителя организации;
- по требованию налоговой инспекции.
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.