Бухгалтерский учет основных средств (стр. 9 из 11)
Технологический процесс обработки информации в автоматизированной системе учета информации на предприятии КП «Горсвет» состоит из следующих этапов (рис. 2.7.) [28, с. 11].
| 1. Подготовка первичной информации |
| 2. Создание инвентарной картотеки на момент внедрения |
| 3. Создание нормативно-справочной информации на момент внедрения |
| 4. Создание набора данных движения основных средств |
| 5. проведение расчетов на АРМБ и внесение информации в базу |
| 6. Расчет износа по группам основных средств |
| расчет индексации и переоценка в соответствии с положениями |
| 7. Формирование информации для последующего использования |
| 8. Проведение контроля и анализа результативной информации |
| 9. Формирование отчетных данных по различным информационным запросам |
| 10. Перезапись информации в смежные АРМБ |
Рис. 2.7. Основные этапы технологического процесса обработки информации по автоматизированному учету основных средств КП Горсвет
Управление работой АРМБ по учету основных средств и выбор функции осуществляются в диалоговом режиме через головной модуль с использованием трех уровней управления системой. Функционирование АРМБ организуется путем ввода информации, проведения расчетов и вывода промежуточных и конечных результатов, необходимых для учета, контроля, анализа и управления с использованием дисплея и клавиатуры (рис. 2.3.) [28, с. 12].
Рис. 2.8. Три уровня управления системой АРМБ АУОС КП Горсвет
Началом работы является настройка системы, формирование, корректировка нормативно-справочной информации, которая при решении задач по учету основных средств представляет собой следующий перечень справочников предприятия (рис. 2.4) [28, с. 15].
| Справочник материально ответственных лиц (МОЛ). |
| Справочник хозяйственных операций |
| Справочник видов драгоценных металлов и камней |
| Справочник бухгалтерских проводок |
| Справочник допустимой корреспонденции счетов |
| Справочник причин списания основных средств |
| Справочник групп основных средств |
| Справочник счетов бухгалтерского учета учреждения |
| Справочник ставок износа по группам |
| Справочник-календарь |
Рис. 2.9. Состав справочников АУОС КП Горсвет
Охарактеризуем назначение вышеперечисленных справочников предприятия в автоматизированной системе учета.
Справочник материально ответственных лиц (МОЛ) используется для формирования информации по материально ответственным лицам. Структура справочника: подразделение, табельный номер, фамилия, имя, отчество.
Справочник хозяйственных операций используется для формирования информации по кодам операций. Структура справочника: код операции и ее наименование.
Справочник видов драгоценных металлов и камней используется для формирования информации о наличии, движении драгоценных металлов и камней, находящихся в основных средствах. Структура справочника: вид, наименование, единица измерения, количество.
Справочник-календарь предназначен для формирования информации на необходимую дату. Структура справочника: день, месяц, год.
Справочник бухгалтерских проводок используется для автоматизированного формирования бухгалтерских проводок со структурой: код хозяйственных операций, корреспонденция счетов.
Справочник допустимой корреспонденции счетов имеет следующую структуру: основной счет, субсчет, код аналитического учета; корреспондирующий счет, субсчет, код аналитического учета, признак корреспонденции (по дебету или кредиту).
Справочник причин списания основных средств используется для заполнения актов на списание основных средств. Имеет следующую структуру: код причин списания, наименование причин списания.
База знаний используется для подсказок бухгалтеру (аудитору) при работе на АРМБ, правильности формирования, ведения и отображения информации.
Справочник групп основных средств используется для учета основных средств по установленным группам, а также для правильности начисления износа и переоценки (индексации). Имеет следующую структуру: код группы основных средств их наименование, и ставка начисления износа.
Справочник счетов бухгалтерского учета предназначен для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Имеет следующую структуру: номер счета, субсчета, код аналитического учета, их наименование, тип счета, тип сальдо.
После формирования нормативно-справочной информации формируется инвентарная картотека основных средств активов путем ввода начальных остатков. Для формирования входной информации используют код операции движения основных средств на базе стандартных унифицированных форм, так и автоматизированное документирование входной информации путем формирования первичного документа различной (рациональной) формы. При этом формируются данные по всем хозяйственным операциям с отображением на экране и печатающем устройстве.
Важное значение имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных, поэтому программное обеспечение АРМБ по учету основных средств обеспечивает автоматическое выявление ошибок вводимых данных и выдачу сообщений пользователю.
Программное обеспечение ввода и обработки первичного учета включает набор формализованных процедур, обеспечивающих:
– ввод данных в соответствии со структурой первичного документа;
– контроль вводимых реквизитов на основе принятых методов;
– контроль машиночитаемого документа;
– корректировку данных первичного учета;
– алгоритмическую обработку показателей первичного учета;
– организацию хронологической базы данных;
– вывод на экран или печать данных первичного учета, введенных в обработку.
При формировании первичного документа и нормативно-справочной информации у пользователя имеется возможность модифицировать имеющиеся стандартные формы. При этом используется типовая форма, на основании которой пользователь (бухгалтер) формирует необходимую для работы форму первичного документа путем дополнения или корректировки. Для формирования первичного документа используется генератор печатных форм, обеспечивающий формирование необходимого первичного документа.
После ввода нормативно-справочной, первичной информации производятся расчет и отображение выходной информации.
Для аналитического учета основных средств автоматизированным путем ведется инвентарная картотека, в которой отображаются все необходимые данные для управления и учета данных. Бухгалтер на основе карточки имеет возможность проанализировать состояние основных средств, срок их службы, виды и сроки произведенных ремонтов, суммы начисленного износа, сроки и суммы переоценки основных средств.
При работе с картотекой имеется возможность использовать режим работы «Переоценка основных средств». В результате использования данного режима осуществляется переоценка основных средств и износа. Для этого вводятся коэффициенты переоценки по каждому инвентарному номеру, после чего осуществляется просчет и отображение ведомости переоценки основных средств. При контроле особое место занимает проверка правильности и полноты проведенной переоценки основных средств. С этой целью бухгалтер просматривает всю картотеку и проверяет правильность применения установленных коэффициентов переоценки, а также формирование новой стоимости основных средств и начисленного износа. Ведомость переоценки основных средств формируется из трех окон. В первом окне приводятся условия формирования ведомости, во втором – список инвентарных номеров, по которым произведена переоценка, в третьем окне приводятся справочные данные по переоценке основных средств, а также бухгалтерские проводки, сформированные при переоценке. Данные о переоценке формируются в инвентарной картотеке. При осуществлении контроля имеется возможность получить необходимые сведения по следующим параметрам: дате ввода основных средств, инвентарному номеру, инвентарной карточке, виду основных средств, группе основных средств, дате переоценке, стоимости основных средств, балансовому счету, сумме износа основных средств. На основе первичных данных и нормативно-справочной информации, введенных в информационную – систему, отображается информация о наличии и движении основных средств по подразделениям, материально ответственным лицам, группам, видам и учреждению в целом. С этой целью формируются «Ведомость учета наличия основных средств», «Ведомость полностью изношенных основных средств», «Ведомость-опись инвентарных объектов». Кроме того, имеется возможность просмотреть инвентарную карточку каждого инвентарного номера. При проведении контроля можно получить данные ведомости в запросном режиме аудита по следующим группировкам: материально ответственным лицам, группам и видам основных средств, счетам бухгалтерского учета.
Ведомость учета наличия основных средств содержит информацию о состоянии основных средств по заданным периодам времени, что важно при контроле и аудите наличия основных средств на определенную дату. Бухгалтер осуществляет контроль за наличием основных средств по местах эксплуатации, а также в целом по учреждению.