При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
В инвентаризационной описи необходимо выделить:
все выявленные случаи превышения фактически выданных сумм над суммами, которые должны быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса;
общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок;
общую сумму авансов, которые использовали не по целевому назначению.
При проведении инвентаризации дебиторской задолженности учитываются суммы дебиторской задолженности за отгруженные (выполненные, оказанные) переданные, но не оплаченные товары (работы, услуги), имущественные права, которые не были включены в налоговую базу по налогу на добавленную стоимость за истекшие налоговые периоды (2006-й и предыдущие годы) с момента образования дебиторской задолженности.
При проведении инвентаризации кредиторской задолженности учитываются суммы кредиторской задолженности за принятые к учету, но не оплаченные товары (работы, услуги), в том числе основные средства и нематериальные активы, имущественные права, в составе которой имеются предъявленные при их приобретении суммы налога на добавленную стоимость, которые не были включены в налоговые вычеты за истекшие налоговые периоды с момента образования кредиторской задолженности (за исключением кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности). Результаты инвентаризации оформляют справкой, в которой целесообразно указывать вид применяемой учетной политики ("по оплате" или "по отгрузке").
Записи по исправлению ошибок, выявленных при инвентаризации, должны отражаться в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а если ошибки выявлены в следующем году, записями от 31 декабря отчетного года.
3.1.2. Закрытие операционных и результативных счетов.
Важным этапом подготовительной работы является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. До начала этой работы должны быть осуществлены все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах (включая результаты инвентаризации), проверена правильность этих записей.
Приступая к закрытию счетов, следует иметь в виду, что современной организации являются сложными объектами учета и калькулирования себестоимости продукции. Их продукция используется по различным направлениям. Взаимные услуги оказывают друг другу и основному производству вспомогательные производства. При взаимном использовании продукции и услуг невозможно во всех случаях отнести на все объекты калькуляций фактические затраты. Какую-то часть затрат по некоторым объектам калькуляции организации вынуждены отражать в плановой оценке. В этих условиях важное значение имеет обоснование последовательности закрытия счетов.
Обобщение накопленного опыта в этом деле позволило выработать следующие рекомендации: закрытие счетов начинают со счетов производств, имеющих максимальное количество потребителей и минимальные встречные затраты, и заканчивают счетами с минимальным количеством потребителей и максимальным количеством встречных затрат. В соответствии с данным подходом закрытие счетов осуществляют в такой последовательности.
В первую очередь исчисляют себестоимость услуг вспомогательных производств и закрывают счет 23 "Вспомогательные производства". Во вторую очередь распределяют расходы будущих периодов, общепроизводственные и общехозяйственные расходы и закрывают следующие счета: 97 "Расходы будущих периодов", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы". Затем калькулируют себестоимость продукции основных отраслей производства и списывают затраты со счета 20 "Основное производство". После этого осуществляют списание затрат со счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства". В порядке последующей очередности производятся записи на счетах по учету капитальных вложений, определяется финансовый результат от деятельности организации и закрываются счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы", распределяется прибыль и закрывается счет 99 "Прибыли и убытки".
Под реформацией баланса понимают списание прибыли, полученной за отчетный год. Реформацию проводят 31 декабря после отражения в учете последней хозяйственной операции.
Реформация баланса производится следующим образом:
1-й этап - Закрытие счета 90 "Продажи". Ежемесячно, определяя финансовый результат от осуществления обычных видов деятельности, бухгалтер сопоставлял обороты по счету 90 "Продажи". При получении прибыли или убытка делались проводки:
Дт 90/9 Кт 99 - отражена прибыль за отчетный месяц;
Дт 99 Кт 90/9 - отражен убыток за отчетный месяц.
В конце года все субсчета, открытые к счету 90, закрываются на субсчет 90/9 "Прибыль/убыток от продаж". При этом в учете делаются следующие проводки:
Дт 90/1 "Выручка" Кт 90/9 - закрыт субсчет "Выручка";
Дт 90/9 Кт 90/2 "Себестоимость продаж" - закрыт субсчет "себестоимость продаж";
Дт 90/9 Кт 90/3 "НДС" - закрыт субсчет "НДС";
Дт 90/9 Кт 90/4 "Акцизы" - закрыт субсчет "Акцизы".
В итоге на 1 января наступающего года по всем субсчетам счета 90 "Продажи" будет нулевой остаток.
2-й этап - Закрытие счета 91 "Прочие доходы и расходы". По счету 91 "прочие доходы и расходы" в течение года собирались операционные и внереализационные доходы и расходы, а результат от сопоставления оборотов по этому счету ежемесячно списывались по счет 99 "Прибыли и убытки". В учете делались следующие записи:
Дт 91/9 "Сальдо прочих доходов и расходов" Кт 99 - отражена прибыль за отчетный месяц.
Дт 99 Кт 91/9 "Сальдо прочих доходов и расходов" - отражен убыток за отчетный месяц.
В конце года счет 91 закрывается следующими проводками:
Дт 91/1 "Прочие доходы" Кт 91/9 "Сальдо прочих доходов и расходов" - списаны доходы, полученные за год.
Дт 91/9 "Сальдо прочих доходов и расходов" Кт 91/2 "Прочие расходы" - списаны расходы, произведенные за год.
3-й этап - Закрытие счета 99 "Прибыли и убытки". На счете 99 в течение года формируется финансовый результат от осуществления обычных видов деятельности и собираются операционные и внереализационные доходы и расходы. Кроме того, на этом счете накапливаются чрезвычайные доходы и расходы, суммы штрафных санкций за налоговые правонарушения, а также отражается задолженность организации перед бюджетом по налогу на прибыль. В результате получается, что сальдо этого счета будет равно чистой прибыли или убытку по итогом года. Это сальдо списывается на счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". При это в учете делается проводка:
Дт 99 Кт 84 - списывается чистая прибыль (убыток), полученная организацией за отчетный год.
Эта запись является последней в отчетном году.
3.2. Порядок составления формы №1 «Бухгалтерский баланс»
Процесс формирования данных баланса включает в себя большое количество учетных работ самого разнообразного характера. Подготовительные работы включают в себя инвентаризацию и корректировку остатков по счетам бухгалтерского учета, проведение уточнения стоимости имущества и обязательств, образование фондов и резервов, предусмотренных учетной политикой или действующими нормативными актами, уточнение доходов и расходов между сметными отчетными периодами, выявление конечного финансового результата работы организации и реформации баланса, составление оборотной ведомости, которая должна включать в себя все корректирующие записи (исправленные записи по операциям отчетного года исправляют путем сторнирования, по операциям прежних лет, кроме сторнировочной записи, производится корректировка суммы прибыли). Все вышеперечисленные процедуры должны проводится только при формировании годового бухгалтерского баланса. Периодические балансы составляются на основе данных текущего учета. Форма №1 составляется на конец отчетного года, представляет собой синтез вступительного бухгалтерского баланса по счетам, открытым в течение года на основе записи по счетам бухгалтерского учета должны охватывать хозяйственный процесс полностью и правильно отражать финансово-хозяйственную деятельность на основе взаимосвязи между экономическими явлениями (что выражается в верной корреспонденции счетов).
I РАЗДЕЛ БУХГАЛТЕРСКОГО БАЛАНСА
Внеоборотные активы
Строка 120 «Основные средства» - показывает остаточную стоимость основных средств как действующих, так и находящихся в запасе (СДТ 01-СКТ 02) – 2383 тыс. руб.
Строка 130 «Незавершенное строительство» - расходы на любые строительно-монтажные работы, стоимость приобретенных зданий не принятых к эксплуатации на конец отчетного периода, авансы, выданные на выполнение работ (СДТ 07+ СДТ 08+ CДТ 60+ СДТ 16 – СКТ 16) – 96 тыс. руб.
Строка 190 «Итого по разделу I» - сумма всех строк – 2479 тыс. руб.
II ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ
Строка 210 «Запасы» - сумма строк с 211 по 217 – 18539 тыс. руб.
Строка 211 «Сырье, материалы и другие аналогичные ценности» - (СДТ 10 – СКТ 14 + СДТ 16 – СКТ 16) – 377 тыс. руб.
Строка 214 «Готовая продукция и товары для перепродажи» - (СДТ 43 – СКТ 14) – 17380 тыс. руб.
Строка 216 «Расходы будущих периодов», но были произведены в данном отчетном периоде (СДТ 97) – 549 тыс. руб.
Строка 217 «Прочие запасы и затраты» - все что не вошло в другие строки – 233 тыс. руб.
Строка 220 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - сумма входного НДС, который не был принят к вычету или зачету – (СДТ 19) - 6368 тыс. руб.