В конце каждой описи материально ответственные лица оформляют расписку следующего содержания: "Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".
В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их.
Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью "Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи.
При длительном проведении инвентаризации на складе с письменного разрешения руководителя товары со склада могут быть отпущены в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оформлены отдельной описью "Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". В расходном документе делают соответствующую отметку.
Товары, находящиеся на складе на ответственном хранении (не принадлежащие предприятию или поступившие на предприятие без сопроводительных документов), инвентаризуют вместе с собственными и оформляют отдельной описью, в которой делают ссылку на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.
На товары, находящиеся в пути, составляют отдельный акт, в котором по каждой отправке указывают наименование и количество товара (по документам бухгалтерского учета), дату отгрузки, перечень и номера отгрузочных документов.
Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых и неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляют предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах норм убыли, зачета пересортиц.
Первые экземпляры описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии с другими документами передают на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.
Определение результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации в 5 – 10 – дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно – суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. Такая же сличительная ведомость составляется и по таре.
По недостачам, излишкам, пересортицам товаров (тары) материально ответственные лица дают письменные объяснения, которые вместе со сличительной ведомостью рассматриваются постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией и руководителем предприятия.
Комиссия устанавливает характер недостач (излишков) и способ их устранения, возможность зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли (при наличии их норм). Недостачи товаров при наличии норм естественной убыли в их пределах списываются за счет расходов предприятия (например, на продажу), при их отсутствии – за счет предприятия; излишки приходуют в доход. Суммовые разницы, возникшие при зачете пересортиц от завышения цен, подлежат возвращению покупателям, а если установить их невозможно, то приходуются в доход предприятия. Суммовые разницы от занижения цен на товары при отпуске и выявленные при инвентаризации недостачи товаров и потери от порчи ценностей подлежат взысканию с виновных лиц или, в случае отсутствия таковых лиц, относят на издержки обращения.
Более подробно определение результатов инвентаризации и их направление списания описано в подразделе 2.5 "Учет товарных потерь".
Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
По результатам инвентаризации составляются бухгаптерские проводки. Например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:
Дт 41 "Товары"
Km91 "Прочие доходы и расходы".
Недостача товаров отражается записью:
Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Km41 "Товары".
Недостачи могут быть списаны в дальнейшем за счет различных источников. Например, недостачи в пределах норм естественной убыли (при их наличии) относятся за счет начисленного ранее резерва (если он имеет место), что фиксируется записью:
Дт 96 "Резервы предстоящих расходов"
Km94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Сверхнормативная убыль относится за счет виновных лиц, что отражается записью:
Дт 73 – 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Km94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
При отсутствии виновных лиц недостачи сверх норм отражаются:
Дт 91 "Прочие доходы и расходы"
Km94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Более подробно отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете описано в подразделе 2.5 "Учет товарных потерь".
Следует помнить, что согласно письму ГНС РФ от 24.09.97 № ВП – 6 – 13/675 списание потерь товаров от естественной убыли на издержки обращения в торговых организациях было прекращено(о чем сообщено в письме МВЭС и торговли РФ от 25.07.97 № 45 – 09/364). Учитывая также разъяснения Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России от 26.08.97 № 16 – 00 – 17 – 50 и Департамента налоговой политики Минфина России от 18.09.97 № 04 – 02 – 11/1, предприятиям и организациям всех форм собственности было предписано во избежание штрафных санкций внести соответствующие исправления и перерасчеты по платежам в соответствующие бюджеты. Но приказом МВЭС и торговли РФ от 19.12.97 № 631, согласованным с Минфином РФ, установлено действие некоторых норм (приведенных в приложении к нему) с 1997 года.
Следует помнить, что списание потерь на издержки обращения возможно лишь в том случае, если действуют нормы естественной убыли.